¿Cómo pagar menos IVA trimestral? 5 trucos legales

¿Sabías que muchos negocios pagan más IVA del que deberían solo por desconocimiento? Hacienda no te va a decir cómo pagar menos, pero hay ciertas estrategias totalmente legales que te pueden servir para aminorar el impacto del IVA en tu empresa.

Pero antes de decirte cómo pagar menos IVA trimestralmente, primero hay que entender qué es el IVA y cómo funciona. Muchas personas tienen ideas erróneas sobre este impuesto, así que vamos a clarificarlas primero.

¿Qué es el IVA?

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que se aplica a la venta de bienes y servicios. Lo paga el consumidor final, pero las empresas y autónomos son los encargados de recaudarlo y entregarlo a Hacienda. O sea: tú no pagas el IVA de tu bolsillo (en teoría), sino que simplemente lo cobras en tus facturas y luego se lo das al gobierno.

Cada vez que vendes algo con IVA, cobras ese impuesto a tu cliente. Pero también pagas IVA cuando compras productos o servicios para tu negocio. La cuestión aquí está en la diferencia entre el IVA que cobras y el IVA que pagas:

• IVA repercutido: Es el IVA que cobras a tus clientes en tus facturas.
• IVA soportado: Es el IVA que pagas cuando compras cosas para tu negocio.
• IVA a pagar: Es la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado.

Veamos una fórmula rápida:

IVA a pagar = IVA repercutido - IVA soportado

Si cobraste más IVA del que pagaste, debes pagar la diferencia a Hacienda. Si pagaste más IVA del que cobraste, puedes compensarlo o inclusive solicitar que te devuelvan dinero (aunque en la práctica esto no siempre es inmediato).

Malentendidos comunes sobre el IVA

Hay mucha confusión con el IVA, así que aclaremos algunos puntos:

"El IVA es un gasto para mi negocio" → FALSO

No es un gasto como tal. Tú solo eres un intermediario que lo recauda y lo entrega a Hacienda. Lo que sí te afecta es si pagas más IVA del que cobras, porque entonces te tocará adelantar dinero hasta que puedas compensarlo.

"Si no facturo, no pago IVA" → DEPENDE

Si no emites facturas, efectivamente no cobrarás IVA, pero eso no implica que estés exento de pagarlo en ciertas circunstancias (por ejemplo, en algunos regímenes de autónomos o si realizas operaciones intracomunitarias).

"Puedo quedarme con el IVA que cobro" → FALSO Y PELIGROSO

El IVA no es tuyo. Si lo cobras y no lo declaras, estás cometiendo una infracción fiscal que puede salirte cara.  

Cómo pagar menos IVA trimestral en tu empresa con 5 estrategias

Dicho todo lo anterior, veamos ahora cinco estrategias accionables y fáciles de implantar para reducir tu carga fiscal de IVA trimestral:

1. Asegúrate de incluir el IVA en tu precio desde el principio

Uno de los errores más comunes al fijar precios es no tener en cuenta el IVA desde el principio. Muchos empresarios y autónomos calculan cuánto quieren cobrar por su producto o servicio, pero olvidan que una parte de ese dinero no es realmente suyo, sino que deberá entregarlo a Hacienda.  

Si no tienes esto en cuenta, puedes terminar vendiendo más barato de lo que pensabas y reducir tu margen de beneficio sin que te des cuenta.

Digamos, por ejemplo, que quieres vender un producto o servicio por 1,000 euros porque consideras que ese es un precio justo para tu trabajo. Pero, si no incluyes el IVA en el cálculo y sencillamente le sumas el 21% después, el precio final que verá el cliente será 1,210 euros.

¿Qué pasa aquí? Bueno, dos cosas. Primero, que el cliente verá el producto más caro (y puede que ya no quiera comprarlo porque al principio ha visto un precio y luego ha visto otro), y segundo, si decides dejarlo en 1,000 euros para que el cliente no se eche atrás, en realidad estarás cobrando menos. ¿Por qué? Porque dentro de esos 1,000 euros estará incluido el IVA, y tú solo recibirás 826,45 euros (el resto, 173,55 euros, se lo llevaría Hacienda).  

Para evitar este error, siempre calcula tus precios teniendo en cuenta el IVA.

• No debes pensar: “quiero ganar 1,000 euros, así que cobro 1,000 y luego sumo el IVA.”
• Debes pensar: “para que mi ganancia real sea 1,000 euros después de impuestos, debo calcular el precio con IVA incluido.”  

La forma correcta de hacerlo es: Precio sin IVA = Precio final / (1 + Tipo de IVA)

Si el IVA es del 21%, el cálculo sería:  

1,210 / 1.21 = 1,000 euros (este es el verdadero precio sin IVA).  

Por eso, al negociar con clientes, siempre es mejor ofrecer el precio ya con IVA incluido y no dejarlo como una sorpresa final. Mira los siguientes dos ejemplos para que lo tengas más claro:  

• Mal: “Mi servicio cuesta 1,000 euros” (porque en realidad no te quedarás con 1,000 euros, sino con menos)."  
• Bien: “Mi servicio cuesta 1,210 euros con IVA incluido.”  

De esta manera te aseguras de que el precio que recibes es realmente el que necesitas para cubrir tus costos y obtener el beneficio esperado.

2. Elige el régimen de IVA más conveniente para tu negocio

A la hora de pensar en cómo pagar menos IVA trimestral uno de los puntos más importantes y que suele pasarse por alto es este.

Muchos empresarios y autónomos pierden dinero sin darse cuenta por estar pagando el IVA bajo un régimen que no les conviene. La mayoría simplemente se queda con el Régimen General sin cuestionarse si hay otra opción más beneficiosa para su actividad.

Lo cierto es que no todos los negocios tienen que pagar el IVA de la misma forma. Existen distintos regímenes y cada uno tiene sus ventajas y desventajas según el tipo de actividad que realizas. Con lo cual, elegir el correcto puede hacer una gran diferencia en cuánto pagas a Hacienda cada trimestre.

Veamos a continuación los regímenes más comunes y en qué casos pueden ser más beneficiosos:

A. Régimen General (el más común, pero no siempre el mejor)

Este es el régimen en el que entran la mayoría de empresas y autónomos por defecto. Funciona con la fórmula estándar del IVA:  

IVA a pagar = IVA repercutido (el que cobras) - IVA soportado (el que pagas en tus compras).

• Ventaja: Si tienes muchos gastos deducibles con IVA, puedes restarlos del IVA que cobras y reducir lo que pagas a Hacienda.  
• Desventaja: Si cobras mucho IVA y tienes pocos gastos deducibles, terminas pagando más impuestos.  

Ejemplo de a quién le conviene:

• Un diseñador gráfico freelance que paga IVA por sus herramientas (ordenador, software, formación, etc.) y lo compensa con el IVA que cobra a sus clientes.  
• Una empresa que tiene altos costos operativos y muchas compras sujetas a IVA.  

B. Régimen de Recargo de Equivalencia (para comerciantes minoristas)

Si tienes una tienda y vendes productos sin transformarlos (ropa, calzado, accesorios, etc.), es probable que este sea tu régimen a adoptar, pues aquí no tienes que presentar declaraciones trimestrales de IVA, sino que, a cambio, pagas un recargo adicional en tus compras.

• Ventaja: Te ahorras el trámite de declarar el IVA cada trimestre, porque ya lo pagas directamente en tus compras.
• Desventaja: No puedes deducir el IVA de lo que compras, así que podrías terminar pagando más de la cuenta.

Ejemplo de a quién le conviene:

• Una tienda de ropa que compra mercancía a proveedores y la revende tal cual.
• Un comerciante que quiere simplificar su contabilidad y evitar trámites.

C. Régimen Simplificado (para autónomos con ingresos predecibles)

Este régimen es también conocido como régimen de módulos, y está pensado para autónomos que tienen ingresos y gastos relativamente estables, ya que, en vez de pagar el IVA según facturas reales, Hacienda estima cuánto deberías pagar en función de ciertos parámetros (metros cuadrados del local, consumo eléctrico, número de empleados, etc.).

• Ventaja: Si tienes pocos gastos con IVA, podrías pagar menos de lo que pagarías en el Régimen General.
• Desventaja: Si tienes muchos gastos, podrías salir perdiendo porque pagarás un importe fijo sin importar cuánto gastes en realidad.

Ejemplo de a quién le conviene:

• Un pequeño bar o restaurante con pocos cambios en sus ingresos y gastos.
• Un transportista autónomo que no quiere complicarse la vida con temas de contabilidad.

D. Régimen de Caja (para quienes tienen clientes que tardan en pagar)

Si trabajas con clientes que tardan meses en pagarte, entonces este régimen puede ser tu salvavidas. En el Régimen General debes pagar el IVA en cuanto emites la factura, aunque todavía no te hayan pagado. Pero en el Régimen de Caja solo pagas el IVA cuando efectivamente cobras la factura.

• Ventaja: No adelantas dinero a Hacienda por facturas que aún no has cobrado.  
• Desventaja: Puede que algunos proveedores no quieran trabajar contigo porque ellos también retrasarán la deducción del IVA.  

Ejemplo de a quién le conviene:

• Un autónomo que trabaja con grandes empresas que pagan a 60 o 90 días.  
• Un pequeño negocio con problemas de flujo de caja que necesita retrasar pagos a Hacienda.  

¿Cómo saber qué régimen te conviene más?

Para seleccionar acertadamente es fundamental examinar a fondo la operativa de tu empresa y plantearte las siguientes interrogantes:

¿Tienes muchos gastos con IVA que puedas deducir?

• Sí: Quizás el Régimen General te conviene.  
• No: Tal vez el Régimen Simplificado sea mejor para ti.

¿Vendes productos sin transformarlos?

• Sí: El Régimen de Recargo de Equivalencia podría ser el indicado.

¿Tus clientes tardan en pagarte?

• Sí: El Régimen de Caja podría evitar que adelantes dinero a Hacienda.

Si no estás seguro de cuál te conviene más, consulta con un asesor antes de tomar una decisión. Cambiar de régimen puede suponer un ahorro importante en el IVA que pagas cada trimestre.

3. Consulta si tu negocio está exento de IVA

Ahora vamos con una de las mejores formas de pagar menos IVA: no pagar nada en absoluto. Pero, ojo, esto no significa que estés haciendo trampa, sino que algunas actividades están legalmente exentas de IVA, y esto muchas personas no lo saben.

Si tu negocio entra en una de estas categorías, no tendrás que incluir IVA en tus facturas ni pagarlo a Hacienda, lo que es bastante ventajoso, ya que tus precios serán más bajos para los clientes sin que tu margen de beneficio se vea mermado.

¿Qué negocios o actividades pueden estar exentos de IVA?

No todas las empresas ni autónomos tienen que cobrar IVA en sus facturas. La ley establece que ciertas actividades están exentas de IVA, lo cual implica que no deben incluir este impuesto en sus operaciones. Algunos ejemplos de sectores que pueden beneficiarse de esta exención son: 

• Servicios de educación y formación: Si das clases particulares, cursos o formación reglada, podrías estar exento de IVA. Sin embargo, esto solo aplica en algunos casos dependiendo del tipo de formación que ofrezcas. Ejemplo, un profesor que da clases particulares de matemáticas no tendría que aplicar IVA a sus tarifas. Pero cuidado, si la formación no es oficial o reconocida por el Estado puede que sí debas aplicar IVA.
• Servicios médicos y sanitarios: Los médicos, fisioterapeutas, psicólogos y otros profesionales sanitarios que trabajan en consultas privadas no tienen que aplicar IVA a sus servicios. Por ejemplo, un fisioterapeuta autónomo que atiende pacientes en su consulta no tiene que cobrar IVA en sus facturas. Eso sí, si vendes productos sanitarios (como un fisioterapeuta que vende cremas o aparatos de rehabilitación), esas ventas sí podrían estar sujetas a IVA.
• Seguros y servicios financieros: Las operaciones relacionadas con seguros, préstamos, hipotecas y ciertos servicios bancarios suelen estar exentas de IVA.  Por ejemplo, un agente de seguros que gestiona pólizas para sus clientes no tiene que aplicar IVA. Aunque, cuidado, si ofreces asesoría financiera independiente, puede que sí debas aplicar IVA.
• Algunas actividades culturales y deportivas: Ciertas actividades artísticas, culturales y deportivas pueden estar exentas de IVA, en especial si son organizadas por entidades sin ánimo de lucro o están reconocidas oficialmente. Por ejemplo, un club deportivo que ofrece clases de natación para niños puede estar exento de IVA. Aunque si vendes entradas para espectáculos o eventos, es probable que sí debas incluir IVA.  

¿Cómo saber si tu negocio puede estar exento de IVA?

• Consulta la normativa fiscal. La ley del IVA establece qué actividades están exentas. Puedes revisar el artículo 20 de la Ley del IVA o consultar directamente con Hacienda.
• Pregunta a un asesor. Un experto en fiscalidad puede analizar tu caso y confirmarte si puedes acogerte a una exención.
• Presenta una consulta vinculante. Si tienes dudas y quieres una respuesta oficial, puedes enviar una consulta vinculante a Hacienda. Esto te dará una respuesta clara y legalmente válida.

4. Lleva un control estricto de tus facturas para no perder deducciones

Uno de los errores más costosos que cometen muchos autónomos y empresarios es no llevar un buen control de sus facturas. Cada factura que pierdes es dinero que regalas a Hacienda, porque significa que estás dejando de deducir gastos que podrían reducir tu IVA a pagar.

Para explicarlo mejor: si no tienes una factura válida, Hacienda no te dejará descontar el IVA que pagaste en esa compra. Y si no puedes descontarlo, terminas pagando más IVA del necesario.

¿Por qué es tan importante guardar todas tus facturas?

El IVA que pagas en tus compras (IVA soportado) solo se puede restar del IVA que cobras a tus clientes (IVA repercutido) si puedes demostrarlo con una factura válida.

Si pierdes o no guardas correctamente una factura, no podrás justificar ese gasto ante Hacienda y estarás pagando más IVA del necesario.

Ejemplo:  

• Compras un ordenador para tu empresa por 1,210 euros (1,000 euros + 210 euros de IVA).  
• Si guardas la factura, puedes descontar esos 210 euros del IVA que tienes que pagar a Hacienda.  
• Si pierdes la factura, no podrás deducir esos 210 euros, por lo que tu IVA a pagar será más alto.  

Ahora imagina esto con decenas o cientos de compras al año: puede suponer, en efecto, una diferencia importante en lo que pagas a Hacienda.

Para llevar un buen control de tus facturas y no perder deducciones, sigue los consejos a continuación:

Pide siempre una factura completa:

Para que una factura sea válida a efectos fiscales, debe contener ciertos datos obligatorios:

• Nombre y NIF/CIF del emisor y receptor  
• Fecha de emisión  
• Descripción del producto o servicio  
• Base imponible, tipo de IVA y total  

Si te dan solo un ticket simple (como los de supermercado), en muchos casos no sirve para deducir IVA. Por ello, en su lugar, pide siempre una factura completa con tus datos fiscales. Por ejemplo, si compras material de oficina en una papelería y te dan un ticket sin tus datos, ese IVA no lo puedes deducir. En contraste, si pides una factura con tu NIF/CIF, sí podrás descontar el IVA en tu declaración.

Guarda todas las facturas en un solo lugar

Además de tener las facturas, es súper importante organizarlas bien para que no se pierdan. Algunas estrategias que te ayudarán, son:

• Usa una carpeta digital: Escanea o guarda copias digitales de todas tus facturas en la nube (en Google Drive, en Dropbox, etc.).
• Clasifícalas por mes y por tipo de gasto: Esto te facilitará encontrar cualquier factura en segundos.
• Utiliza un software de contabilidad: Hay programas que guardan y ordenan automáticamente tus facturas.

Si a final de año Hacienda te pide justificar un gasto de hace 10 meses y no encuentras la factura, te tocará pagar más IVA y posiblemente una sanción.

No mezcles gastos personales con gastos de empresa

Si compras algo para tu negocio, págalo con la cuenta de empresa y guarda bien la factura. Mezclar gastos personales con los profesionales puede traerte problemas al justificar deducciones. Por ejemplo, si compras un móvil y lo usas para trabajar, pero lo pagas con tu cuenta personal sin pedir factura con tus datos fiscales, no podrás deducir ese IVA. 

Revisa periódicamente tus facturas

No esperes hasta el último momento para revisar tus facturas. Antes de cada declaración trimestral de IVA, revisa que tienes todas las facturas necesarias y que no falta ninguna. Consejo: haz esto una vez al mes para evitar sorpresas que perfectamente se pudieron evitar.

5. Deduce todos los gastos permitidos

Si hay un buen truco para pagar menos IVA es este: deducir todo el IVA que legalmente puedas. Cada gasto que puedas justificar como necesario para tu negocio reduce el IVA que tienes que pagar a Hacienda.

El problema es que muchos empresarios no aprovechan todas las deducciones posibles o, por el contrario, intentan deducir gastos que no corresponden, lo cual puede traerles problemas en una inspección.

¿Qué significa deducir el IVA de un gasto?

Cuando compras algo para tu negocio, pagas IVA por esa compra (IVA soportado). La ley permite que te descuenten ese IVA del que tú cobras a tus clientes (IVA repercutido). Por ejemplo:  

• Compras un ordenador por 1,210 euros (1,000 + 210 de IVA).
• Si el ordenador es para tu empresa y tienes la factura correcta, puedes descontar esos 210 euros de tu declaración trimestral de IVA.
• Así, el IVA que debes pagar a Hacienda será menor.

Si no guardas la factura o el gasto no es deducible, esos 210 euros los pierdes y terminas pagando más impuestos.

Gastos que puedes deducir en el IVA

Para que un gasto sea deducible, debe cumplir con tres requisitos:

1. Que sea necesario para tu actividad (no puede ser algo personal).
2. Que tengas la factura correspondiente (un ticket no siempre vale).
3. Que el IVA esté correctamente desglosado.

A continuación te presento una lista con los gastos más comunes que puedes deducir:  

• Material y equipo de trabajo: Cualquier compra que hagas para tu negocio es deducible. Ejemplos comunes son los ordenadores, los móviles, las impresoras, las herramientas, y el mobiliario de oficina. Pero ten cuidado, porque no puedes deducir un televisor, digamos, si no puedes demostrar que lo usas para la empresa.
• Suministros de oficina: Todo lo que uses en tu día a día en la empresa (papel, bolígrafos, carpetas, tinta de impresora, etc.).
• Gastos de transporte y desplazamiento: Si viajas por trabajo, puedes deducir el IVA del transporte. Por ejemplo, billetes de tren, avión, autobús, taxis y gasolina de coche de empresa. Pero igualmente, cuidado, porque si usas tu coche personal, solo podrías deducirlo si lo usas exclusivamente para el negocio y lo demuestras
• Alquiler de local u oficina: Si trabajas en un espacio alquilado, el IVA del alquiler es deducible. Tienes como ejemplos a las oficinas, las naves industriales, y los coworking.
• Servicios profesionales: Si contratas a otros profesionales para tu negocio, su factura también es deducible. Por ejemplo, tienes las asesorías, los abogados, los consultores, los diseñadores gráficos, y los programadores.
• Gastos de telefonía e internet: Si tienes un teléfono y conexión de internet exclusivamente para el negocio, puedes deducir el IVA. Pero ojo, si usas el mismo teléfono para trabajo y personal, solo podrías deducir una parte.
• Publicidad y marketing: Anuncios en Google, Facebook, TikTok, así como diseño de página web, impresión de folletos, etc.
• Formación y cursos relacionados con tu negocio: Si tomas cursos para mejorar tus habilidades en tu sector, puedes deducirlos. Por ejemplo, un curso de marketing digital si eres emprendedor.

Gastos que generan dudas y pueden traer problemas

Hay algunos gastos que Hacienda mira con lupa, y si intentas deducirlos sin justificarlos bien puedes tener problemas en una inspección:

• Comidas y restaurantes: Solo se pueden deducir si son por motivos de trabajo y están bien justificados. Asimismo, debes pagar con la cuenta de la empresa y pedir factura con tus datos fiscales.
• Coches y gasolina: Solo son 100% deducibles si el coche es exclusivamente para el negocio. Pero si lo usas también para fines personales Hacienda puede rechazar la deducción.
• Ropa y vestimenta: No puedes deducir ropa de diario, pero sí uniformes o vestimenta específica de trabajo. Por ejemplo, un médico puede deducir el IVA de su bata, pero un abogado no puede deducir un traje.

Consejos para deducir sin problemas

• Infórmate bien sobre qué gastos puedes deducir. Antes de incluir un gasto en tu declaración asegúrate de que realmente es deducible.
• Guarda siempre las facturas. Recuerda, no basta únicamente con un ticket, necesitas una factura con tus datos fiscales.
• Justifica bien los gastos ante Hacienda. Si crees que un gasto puede generar dudas, prepárate para demostrar por qué es necesario para tu negocio.
• Consulta con un asesor. Si no estás seguro de si un gasto es deducible, entonces es mejor preguntar antes de cometer un error que te cueste una sanción.