Propiedades del Cuadro de mando

“Tradicionalmente el cuadro de mando y el informe de gestión iban unidos pero básicamente hacían referencia a la situación meramente financiera de la compañía, sin tener en cuenta otras áreas de interés.”

Cuadro de mando integral

Una de las tareas más relevantes del Control de Gestión en la empresa consiste en elaborar y presentar la información de gestión de la compañía, con carácter periódico, tanto a los directivos como al Consejo de Administración. Para ello, es importante que el Director Financiero junto con el Controller analicen e identifiquen los principales indicadores clave del negocio cuyo seguimiento es vital para la buena marcha de la compañía.

En 1990, Kaplan y Norton comenzaron a estudiar un nuevo modelo de medición empresarial, pues el enfoque centrado exclusivamente en el aspecto financiero, que usaban las compañías obstaculizaba otros aspectos que afianzaban el equilibro de las empresas. En los últimos años, se ha ido implantando y poniendo de moda en las empresas el concepto de cuadro de mando integral o Balanced Score Card.

El cuadro de mando integral es una forma integrada, equilibrada y estratégica de medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la Organización, de cara a convertir la visión en acción por medio de un conjunto coherente de objetivos e indicadores agrupados en 4 diferentes perspectivas -(Aunque pudieran ser más en función de las necesidades de cada negocio)-, a través de las cuales es posible ver el negocio en conjunto, así como las estrategias y procesos en los cuales se debería “actuar”.

Según Norton y Kaplan: un cuadro de mando integral es “Un conjunto de indicadores que proporcionan a la alta dirección una visión comprensiva del negocio, una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores”. Es decir, el cuadro de mando integral es la herramienta que permite traducir a números la estrategia de la compañía y su evolución en el tiempo; también de este se estará implícitamente haciendo referencia en el presente artículo.

Periodicidad del cuadro de mando y frecuencia de los indicadores

La periodicidad del cuadro de mando suele ser mensual, pero nada impide que pueda variar de acuerdo con las necesidades de cada empresa. La periodicidad mensual se establece con el propósito de facilitar a los indicadores que “actúen” o “se muevan” con respecto al periodo anterior y debido a que los sistemas de información de una empresa pueden no estar preparados para actualizar en un plazo menor de tiempo algunos indicadores. Aunque la periodicidad del informe sea mensual, algunos indicadores podrán tener una frecuencia superior –por ejemplo, trimestral–, de forma que sólo aparezcan en el cuadro de mando cada tres meses. Esto ocurre en algunos indicadores financieros (beneficio, EBITDA, etc.) de ciertas empresas donde la consolidación de las cuentas y el cierre contable no pueden realizarse en un periodo inferior. Todavía existen muchas pequeñas y medianas empresas en las que el cierre contable se efectúa una vez al año e incluso transcurridos varios meses desde el cierre formal del ejercicio.

También es habitual que, en aquellas empresas que cuentan con sistemas de información muy desarrollados, la periodicidad del cuadro de mando sea inferior a un mes, incluso semanal. Esto no significa que todos los indicadores que se incluyan tengan una frecuencia semanal, sino que semanalmente se presenta un cuadro de mando con la información actualizada a dicho periodo, a pesar de que haya obviamente muchos indicadores que no hayan variado con respecto a la semana anterior.

El dinamismo de las organizaciones, así como las posibilidades de las tecnologías de la información, aconsejaría facilitar los indicadores “en tiempo real”, a medida que cualquiera de ellos varíe, utilizando un soporte digital, de forma que la dirección general pueda acceder a la información desde su terminal (ordenador de sobremesa, portátil, palm, móvil, etc.) en cualquier momento.

Presentación del cuadro de mando

En la mayoría de las empresas, la presentación del cuadro de mando a la dirección general sigue haciéndose en formato físico (papel). De todos modos, ello no impide que, en la recopilación y elaboración del cuadro de mando, se utilicen sistemas informáticos que pueden proporcionar igualmente su presentación final en formato digital.

La utilización de sistemas informáticos permite una mayor variedad en la presentación de los indicadores, facilitando la búsqueda de datos históricos o de un mayor nivel de detalle con respecto a un determinado indicador. Así, por ejemplo, aunque en la pantalla inicial podría aparecer un resumen de los indicadores más relevantes, al “pinchar” en un determinado indicador –por ejemplo, el de ventas acumuladas– se accedería a otros indicadores que desglosaran las ventas por producto, zona geográfica, vendedor, etc.

No obstante, y a pesar de las ventajas y flexibilidad que facilita un sistema informático, la dirección general suele preferir visualizar el cuadro de mando directamente en un informe “físico”. La razón no estriba tanto en la posible deficiencia de habilidades en el uso de tecnologías por parte de la dirección general –las personas que acceden a puestos de gran responsabilidad son conscientes por lo general de las oportunidades que presentan las tecnologías de información– como en el hecho de que la revisión del cuadro de mando se suele realizar en reuniones formales del comité ejecutivo que permiten una mejor explicación y comunicación de los datos “fríos” que recoge un cuadro de mando.

Número de indicadores de un cuadro de mando

El rango de indicadores que suele ser utilizado por muchas consultoras especializadas y autores académicos oscila entre veinte y treinta indicadores. Así, Robert S. Kaplan y David P. Norton indican en su libro Cómo utilizar el cuadro de mando integral que “los cuadros de mando estratégicos deberían tener entre veinte y veinticinco indicadores”, señalando a continuación la siguiente distribución entre las cuatro perspectivas:

1. financiera: cinco indicadores (22%)
2. de cliente: cinco indicadores (22%)
3. interna: de ocho a diez indicadores (34%)
4. aprendizaje y crecimiento: cinco indicadores (22%)

Asimismo, señalan que “un estudio independiente dirigido en 1998 por Best Practices, LLC, analizó los cuadros de mando de 22 organizaciones que habían implementado con éxito cuadros de mando integral, y encontró esta misma distribución de los indicadores”.

No obstante, en determinadas empresas, los cuadros de mando proporcionan un mayor número de indicadores y facilitan una visión más amplia y un mayor desglose de la actividad que se quiere medir. La realidad muestra que es muy difícil que un único indicador pueda informar fielmente del desarrollo de una “parcela estratégica”, por lo que es preferible utilizar una combinación de indicadores sobre el mismo hecho estratégico, los cuales, en conjunto, ofrecen una visión más amplia o desglosada de un mismo hecho. En mi opinión, el cuadro de mando debería recoger información sobre unas diez “parcelas estratégicas” de una empresa o unidad de negocio, facilitando alrededor de unos cinco indicadores por cada una de ellas. Obviamente, habrá parcelas que permitan una mayor definición de indicadores y otras que aconsejen un número inferior a los cinco recomendados.

Formatos de los indicadores

No existe un único formato válido para la presentación del cuadro de mando ni se puede pretender que un mismo formato valga para todos a la vez. En los indicadores financieros –por ejemplo, ventas– puede ser suficiente con poner la cifra alcanzada en un determinado mes junto al acumulado anual y el dato presupuestado. Indicadores que utilicen otras unidades de medida pueden exigir un formato distinto.

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