Cumplimiento normativo: Errores comunes que debes evitar

Vamos a ser realistas: el cumplimiento normativo puede sonar como la parte más aburrida de manejar un negocio. Pero, ¿quieres saber lo que realmente es aburrido? Las multas, los cierres de negocio, y los dolores de cabeza legales.

Cuando no cumples con las normas, te expones a multas y sanciones, así como a posibles daños a la reputación de tu negocio. Algunas veces, todo va bien hasta que llega una auditoría sorpresa o un cliente que sabe demasiado sobre las regulaciones del sector y empieza a hacer preguntas incómodas. Es en esos momentos cuando te das cuenta de que evitar problemas desde el principio habría sido mucho más sencillo (y barato).

Así que, en este artículo, vamos a repasar algunos de los errores más comunes que muchos cometen cuando se trata de cumplir con las normas. Porque sí, hay errores que se repiten una y otra vez, y lo mejor es conocerlos para no caer en ellos.

Ver también: ¿Qué es un oficial de cumplimiento o compliance officer?

Error #1: No saber qué normas aplican a tu negocio

Uno de los errores más grandes y comunes es no saber qué normas son relevantes para tu negocio. Sea por falta de tiempo, pereza, o porque piensas que “eso no te afecta”, no investigar las normativas específicas puede salir muy caro. Algunos dueños de negocio piensan que, por ser pequeños, están exentos de ciertas reglas. Pero la realidad es que las normas no discriminan por tamaño.

Por ejemplo, si tienes un negocio de alimentos, debes cumplir con normas sanitarias estrictas, independientemente de si estás vendiendo hamburguesas en un food truck o si tienes una cadena de restaurantes. Las normas varían de un sector a otro, y también pueden depender de tu ubicación geográfica. Así que, aunque no sea la parte más emocionante de emprender, investigar y conocer las leyes y regulaciones que te aplican es el primer paso para evitar problemas legales y gastos innecesarios en el futuro.

Error #2: Ignorar las actualizaciones de las normas

Las normas no son estáticas; cambian, se actualizan, y a veces se vuelven más estrictas de un día para otro. Ignorar estas actualizaciones puede ser un gran error. Imagínate estar operando bajo normas que ya no son vigentes o, peor aún, estar incumpliendo sin saberlo porque una ley cambió hace seis meses y nadie en tu equipo se enteró.

Por ejemplo, en el sector financiero, las normativas de protección de datos y blanqueo de capitales cambian constantemente. Un simple descuido y puedes estar frente a una sanción considerable. ¿La solución? No es tan complicada. Asigna a alguien de tu equipo para que se encargue de estar al tanto de estos cambios, o al menos suscríbete a boletines de noticias que te mantengan informado sobre el tema. Algunos servicios hasta te envían un resumen mensual con los cambios más importantes.

Error #3: No capacitar a tu equipo

Otro error muy común es no asegurar que tu equipo esté al tanto de las normas y cómo cumplirlas. Puede que tú conozcas todas las reglas al dedillo, pero si los que trabajan contigo no tienen ni idea, es como tener una receta perfecta y olvidarse de cocinarla. Un empleado que toma una mala decisión porque no sabe lo que está permitido puede desencadenar una serie de problemas más grandes.

La capacitación es fundamental. No es simplemente tener un par de documentos por ahí que digan “esto es lo que hay que hacer”. Tienes que asegurarte de que todos entiendan las normas y sepan cómo aplicarlas en su día a día. Un taller de vez en cuando o una sesión informativa pueden hacer maravillas. Si haces del cumplimiento normativo algo que todos comprendan y respeten, estarás dando un paso enorme para evitar errores costosos.

Error #4: No documentar los procesos correctamente

La documentación es uno de esos temas que muchos prefieren ignorar, pero es crucial para el cumplimiento normativo. No tener los procesos documentados o tener papeles incompletos es como ir a un examen sin estudiar: es probable que no te vaya bien. En el mundo del cumplimiento, la documentación es tu mejor defensa.

Si llega una auditoría o inspección y no tienes pruebas de que estás siguiendo las normas, podrías estar en serios problemas. Por eso, no basta con hacer las cosas bien; tienes que poder demostrar que las estás haciendo bien. Empezando por los registros de capacitación hasta los procedimientos operativos estándares, todo debería estar por escrito y accesible. ¿Es un trabajo extra? Sí. ¿Vale la pena? Absolutamente.

Error #5: Creer que el cumplimiento es solo cosa del equipo legal

Un error muy común es pensar que el cumplimiento normativo es solo cosa del departamento legal o del contador de la empresa. Pero la verdad es que el cumplimiento es un esfuerzo de equipo. Todos deben estar involucrados, desde el CEO hasta los empleados de primera línea.

Si crees que sólo con contratar a un buen abogado estás cubierto, déjame decirte que no es tan sencillo. El abogado puede asesorarte, pero el cumplimiento real ocurre en el día a día de tu empresa. Cada acción y cada decisión pueden tener un impacto en el cumplimiento de las normas. Hacer del cumplimiento una parte fundamental de la cultura de la empresa te ayudará a evitar problemas legales y a mantener e incluso mejorar la imagen de tu negocio.