El cuadro de mando como una fuente de información

“Tradicionalmente el cuadro de mando y el informe de gestión iban unidos pero básicamente hacían referencia a la situación meramente financiera de la compañía, sin tener en cuenta otras áreas de interés.”

El cuadro de mando como una fuente de información

Para la dirección general, el cuadro de mando no es la única fuente de información –ni la más importante– de la que dispone la dirección general para la toma de decisiones sobre la mejora de una empresa. Existen otras muchas fuentes de información tanto formales como informales que la dirección general utiliza en la gestión de la empresa:

• El cuadro de mando es un componente más del “sistema de información” de la dirección general. Pueden existir otros muchos informes que se reciban con periodicidad distinta y que respondan a las actuaciones de cualquier área o de la empresa en general. Algunos posibles informes pueden ser los siguientes: cierre trimestral de la cuenta de resultados y del balance, informe semanal del departamento de ventas, informe semestral sobre rentabilidad de productos, informe mensual sobre desviaciones presupuestarias, etc.
• Por lo general, cuando se habla del cuadro de mando, nos estamos refiriendo a indicadores de actuación, es decir, a una información “cuantificada”. Dicha afirmación es “gratuita”, y cualquier empresa puede estimar conveniente presentar una descripción de los hechos más relevantes ocurridos en la empresa durante un determinado periodo sin necesidad de cuantificar toda la información, o puede incluir en el cuadro de mando comentarios cualitativos a los indicadores presentados. Sin embargo, lo que se pretende con el cuadro de mando es presentar la evolución de una serie de indicadores que puedan servir como señales de alerta para que posteriormente se pueda recabar más información.
• Hay muchas empresas que no utilizan un único cuadro de mando y cuyas direcciones generales prefieren recibir en su lugar distintos informes con los indicadores clave de actuación de las distintas áreas principales de la empresa. En estos casos podríamos hablar de “varios cuadros de mando”.
• Las reuniones de seguimiento que mantiene la dirección general con determinadas áreas de la empresa suelen ser también importantes medios de comunicación de información.
• Asimismo, y en el transcurso del ejercicio, la dirección general suele pedir informes ad hoc o recibe determinada información sobre aspectos críticos de la empresa.
• No hay que olvidar la importancia de las fuentes informales que utiliza la dirección general para recabar información. De hecho, una de sus funciones principales es estar constantemente alerta de lo que ocurre en la empresa y su entorno (clientes, proveedores, fabricantes, competidores, etc.).
• Por último, esta nota técnica se circunscribe al cuadro de mando integral para la dirección general o comité ejecutivo de una empresa. No obstante, no podemos olvidar la existencia de otros cuadros de mando o informes en distintos niveles directivos u operativos de una organización.

Revisión del cuadro de mando

Los indicadores del cuadro de mando deben reflejar la visión estratégica de una empresa y evolucionar con ella. El dinamismo de los mercados y el de la propia empresa exigen que la formulación y la planificación estratégica estén “en la agenda diaria” de la dirección general. De igual modo, la revisión del cuadro de mando debe efectuarse a medida que se producen los cambios estratégicos. Un buen indicador del dinamismo de un cuadro de mando es el número de en los indicadores que se produce en un año. Que, en un plazo de tres meses, el cuadro de mando siga teniendo los mismos indicadores puede ser una señal de la falta de adaptación del cuadro de mando a la estrategia de una compañía o –lo que sería peor– de la falta de adaptación estratégica de una empresa a su entorno.

Ejemplos de empresas e indicadores

A continuación, a modo de ejemplo ilustrativo, se muestran algunos tipos de empresas con los indicadores de gestión más relevantes que utilizan.

Descripción de Empresa: Empresa de fabricación de componentes para el sector de automoción (tanto para fabricantes como para proveedores de primer y segundo nivel). La empresa diseña y desarrolla soluciones integrales con el fin de conseguir una protección acústica y térmica total en los vehículos. Para ello se fabrican todo tipo de protectores térmicos y acústicos transformando plásticos celulares, textiles y aluminio.

Indicador: Participación del personal

Descripción: Número de sugerencias realizadas/número de empleados. Es un indicador que trata de medir la participación del personal de la empresa en la política de mejora continua. Cálculo mensual.

Indicador: Rendimiento de proveedores

Descripción: Con base mensual se registra y puntúa según una serie de criterios de valoración: cumplimiento plazos entrega, calidad en materiales suministrados, tiempo de respuesta, impacto sobre los procesos internos o sobre el cliente que puedan tener los suministros. Mide la eficiencia de nuestros proveedores, claves en nuestra cadena de valor.

Indicador: On time delivery

Descripción: Mide el número de pedidos suministrados en la fecha y en la cantidad prevista (%). Es uno de los indicadores que miden la satisfacción de nuestros clientes y que tienen en la actualidad un peso realmente importante, debido al suministro JIT / JIS de nuestras piezas. Un fallo de suministro puede ocasionar una parada de línea en cliente.

Indicador: Net Debts / EBITDA

Descripción: Relaciona la deuda neta con nuestro resultado operativo (antes de intereses, impuestos, amortiz. y depreciaciones). Reporte mensual. Es clave su seguimiento para el cumplimiento de los compromisos (covenants) que tenemos con los inversores/banca. Cumpliéndolo evitamos estrangularnos financieramente y nos aseguramos la capacidad de realizar inversiones futuras.

Descripción de Empresa: Empresa dedicada a dar servicios de posventa a Fabricantes de teléfonos móviles, Siemens, Nokia, Motorola, Samsung, Sagem, Sony-Ericsson, etc... y a Operadoras. La actividad fundamental de estos servicios es la reparación de terminales y accesorios, relacionados con la telefonía móvil.