Aprende a hacer un inventario exitoso

El inventario es un procedimiento anual obligatorio para todas las empresas sin excepción. El objetivo principal es comprobar la conformidad de los datos contables con la situación real. Pero no todas las organizaciones entienden la importancia del inventario, convirtiéndolo en una formalidad.

 Sin embargo, solo en el curso de este procedimiento es posible identificar excedentes o faltantes de propiedad, establecer el estado real de los objetos, agilizar las relaciones de propiedad, evaluar la validez de la deuda reflejada en la contabilidad, identificar la posibilidad de reducir costos, ajustar contabilidad y, lo más importante, minimizar los riesgos fiscales.

Casos en los que se requiere un inventario: 

• Cuando se enajenen bienes inmuebles en arrendamiento, rescate, venta, así como cuando se transforme una empresa unitaria estatal o municipal
• Antes de la preparación de los estados financieros anuales 
• Al cambiar de personas financieramente responsables
• Al detectar hechos de robo, abuso o daño a la propiedad
• En caso de desastre natural, incendio u otras emergencias causadas por condiciones extremas
• En caso de reorganización o liquidación de la organización
•  Los demás casos que señale la legislación

Si el inventario se realizó no antes del 1 de octubre del año del informe, entonces no es necesario repetir este procedimiento antes de compilar el balance anual.

¿Qué se debe verificar durante el inventario?

Todos los bienes y todo tipo de obligaciones financieras están sujetos a inventario, independientemente de su ubicación, es decir, no sólo para la casa matriz, sino también para sus divisiones.

Es obligatorio comprobar:

• activos intangibles
• Activos fijos
• inversiones financieras
• artículos de inventario
• trabajos en proceso y gastos diferidos
• dinero en efectivo, documentos monetarios y formas de documentos de estricta responsabilidad
• liquidaciones con proveedores, compradores, autoridades fiscales y fondos, liquidaciones con otros deudores (acreedores)
• reservas para gastos y pagos futuros, reservas estimadas
• activos y pasivos de la empresa

Tenga en cuenta que debe verificar no solo la propiedad que pertenece a la empresa. El inventario también está sujeto a los valores registrados en cuentas fuera de balance, cuya propiedad no tiene la empresa (por ejemplo, activos fijos arrendados; bienes recibidos para su custodia; materiales aceptados para procesamiento, etc.).

Las principales etapas del inventario:

 1. Etapa preparatoria:

• preparación de un pedido de inventario
• formación de una comisión de inventario
• determinación del momento y tipos de bienes inventariados
• recepción de recibos de personas financieramente responsables, etc.

2. Pesar, medir, contar, identificar y verificar la presencia real de bienes y pasivos, así como levantar registros de inventario.

3. Comparación de los datos de inventario con los datos contables: se identifican las discrepancias, se compilan las declaraciones de cotejo y se determinan las causas de las discrepancias.

4. Registro de resultados de inventario: En esta etapa, los datos contables se ajustan a los resultados del inventario, las personas culpables de contabilidad incorrecta de la propiedad son llevadas a la responsabilidad administrativa