¿Qué es la firma electrónica?

Una firma electrónica no es un elemento que se pueda tomar en mano, sino el requisito de un documento que permite confirmar que la firma digital pertenece a su propietario, así como registrar el estado de la información / datos (presencia o ausencia de cambios) en el documento electrónico desde el momento en que se firma. 

Firma electrónica

Una firma electrónica es un reemplazo completo de una firma manuscrita. Tiene plena fuerza legal en virtud de la legislación del país. Para las personas jurídicas, esta es una herramienta indispensable que permite establecer un flujo de trabajo conveniente y eficiente tanto dentro de la empresa como con contratistas externos. La firma electrónica de las personas es una forma de acelerar y simplificar la interacción con los organismos gubernamentales, los empleadores y las instituciones educativas a través de Internet.

Tipos de firma electrónica

Firma electrónica simple (SES)

Da importancia jurídica al documento firmado sólo en los casos directamente estipulados por actos legislativos, o por el acuerdo entre los participantes en la interacción electrónica. Al mismo tiempo, esos acuerdos deben prever el procedimiento de verificación de una firma electrónica simple. Este tipo de firma permite confirmar la autoría (es decir, el hecho de que una determinada persona genera una firma electrónica), pero no garantiza la invariabilidad del documento desde el momento de la firma. No está permitido utilizar la SES para firmar documentos electrónicos que contengan información que suponga un secreto de estado o en el sistema de información que contenga datos que constituyan un secreto de estado. La firma electrónica simple se utiliza con mayor frecuencia para tener acceso a las funciones de un portal único de servicios públicos.

Firma electrónica no cualificada

Permite definir el autor del documento firmado y demostrar la inalterabilidad de la información contenida en él. La firma electrónica no cualificada contiene algoritmos criptográficos que protegen los documentos. Esa firma es adecuada para la circulación interna de documentos, así como para el envío de documentos electrónicos de una empresa a otra. En el segundo caso, las partes deben establecer un acuerdo en el que se establezcan las normas para el uso y el reconocimiento de estas.

Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica calificada tiene las mismas características que una no calificada, pero sólo puede obtenerse en un centro de certificación acreditado en el país de origen. El software necesario para trabajar con este tipo de firma debe ser certificado por el principal servicio de seguridad nacional. Por lo tanto, la firma electrónica calificada da a los documentos plena fuerza legal y cumple con todos los requisitos de protección de la información confidencial. La firma electrónica avanzada se utiliza para presentar informes a las autoridades reguladoras y para participar en el comercio electrónico.

Utilidad de la firma electrónica

• Licitación electrónica: es una forma contemporánea de comercio, en la que los pedidos de bienes o servicios se hacen en plataformas electrónicas especializadas, que se encuentran en Internet. Sus participantes tienen acceso a la contratación pública y a la contratación de empresas comerciales. La subasta está abierta a personas jurídicas y físicas. Se requiere una firma electrónica para pasar la acreditación en las plataformas comerciales. También se certifica la firma electrónica en los documentos necesarios para participar en el concurso, para presentar una oferta de precio y firmar un contrato con el ganador. El tipo de firma que se utilizará está determinado por el lugar donde se celebre la subasta.
• Gestión de documentos electrónicos: es un método de intercambio de documentos, que se lleva a cabo mediante un sistema electrónico especializado, a través de Internet. Este sistema es utilizado por empresas grandes y pequeñas para enviar información a los empleados de la compañía y a los contratistas externos, así como a los particulares. La firma electrónica es necesaria para intercambiar por Internet no sólo correspondencia informativa, sino también documentos de importancia jurídica: contratos, actas, facturas y otros. Para la organización de dicha circulación de documentos es posible utilizar cualquier tipo de firma electrónica: todo depende de los fines a los que destine el usuario, y también de su acuerdo con otros participantes del intercambio de información en línea.

• Informes electrónicos: El proceso de presentación de informes a las autoridades reguladoras es mucho más fácil gracias a la firma electrónica. Los informes trimestrales de los impuestos, el fondo de pensiones y otros pueden ser ahora rellenados en formularios electrónicos, certificados por la firma electrónica y enviados a través de Internet. Ese sistema de información ahorra considerablemente tiempo de trabajo, garantiza la confidencialidad de los datos y escanea el informe en busca de errores, lo que constituye una ventaja innegable. La firma electrónica calificada será necesaria para la presentación de informes.

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