Sistemas de información: planificación estratégica

Definir la estrategia y plan de sistemas de información

La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la definición de la estrategia y plan de sistemas. En base a las necesidades estratégicas, se identificarán los objetivos estratégicos y bajo estos se agruparán las acciones de mejora identificadas y cualificadas.

Para que dichos objetivos sean efectivos, se recomienda que cumplan las propiedades “SMART”, que son:

1. Específicos (Specific): deben ser concretos para comunicarlos efectivamente.
2. Medibles (Measurables): deben poderse medir para poder comprobar en qué grado se están alcanzando.
3. Conseguibles (Achiveable): deben ser posibles de conseguir, en caso contrario producirán confusión y frustración.
4. Realistas (Realistic): deben ser conseguibles con los recursos que se van a destinar.
5. Acotados en el tiempo (Time-bound): ¿cuáles son los plazos para su cumplimiento esperado?

Típicamente estos objetivos se fijan en periodos multianuales, pero dada la rápida evolución de la tecnología y de las organizaciones, se recomienda establecer la mayoría de los objetivos en periodos de 3 o 5 años como máximo.

Los objetivos, que agrupan oportunidades de mejora, deben categorizarse en:

1. Objetivos para la arquitectura funcional de los sistemas de información (mapa funcional de aplicaciones)
2. Objetivos para la arquitectura de la infraestructura tecnológica
3. Objetivos para la apertura de los sistemas a Internet (e-business)
4. Objetivos para la transformación de la organización de sistemas de información y su relación con el resto de la empresa, como p.e.:
   1. Establecer un modelo de gestión del servicio
   2. Establecer un proceso de gestión de la demanda y del portfolio
   3. Establecer modelos para la gestión de los proyectos, de la seguridad, etc.

Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas.

La estructura básica del documento de plan de sistemas es:

1. Hoja de ruta o cronograma del portfolio de proyectos de transformación, que incluyen los relativos a la infraestructura, a las aplicaciones y a la organización.
2. Plan de transformación de la organización de sistemas de información.
3. Plan de riesgos tecnológicos y organizativos.
4. Caso de negocio y plan financiero que contemple las inversiones iniciales y el gasto correspondiente al mantenimiento.
5. Plan de comunicación.
6. Plan de despliegue.

Desarrollar el proceso de implantación

Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande:

1. El primer paso es lanzar el proyecto, obteniendo la aprobación de un miembro de la dirección con la autoridad necesaria para comprometer los recursos necesarios para su ejecución. Habitualmente suele ser el director de sistemas de información u otro ejecutivo.
2. El siguiente paso es constituir un comité de dirección que incluya a las personas con la autoridad necesaria sobre el resto de áreas afectadas, y nombrar a un director de proyecto que realice el plan de proyecto y ejecute posteriormente las funciones de coordinación, seguimiento y control.
3. Una vez lanzado el programa, se le dará seguimiento por parte del comité de dirección, típicamente con una periodicidad trimestral, observando el avance de los proyectos planificados, modificando las prioridades o la planificación de la cartera de proyectos, o facilitando las acciones correctivas necesarias en base a eventuales problemas o restricciones aparecidos.

Otras funciones de dirección del programa estratégico de sistemas, a nivel de planificación de carácter anual, son la presupuestación y la asignación de funciones tanto a la organización interna como a los proveedores que cubren funciones externalizadas.