Cómo ser más productivo desde la gestión del tiempo

Para elevar la productividad, es necesario identificar tres aspectos clave que inciden positivamente en la misma: 1) la gestión eficiente del tiempo, 2) la manera en que las personas establecen acciones prioritarias en la consecución eficiente de los objetivos prefijados en cualquier ámbito de la vida y, 3) la habilidad de delegar.

La productividad es una medida de cuan sabiamente se invierte el tiempo, no cabe aquí la pérdida de tiempo.

ESTRATEGIAS PARA ELEVAR LA PRODUCTIVIDAD:

1. Identificar y concentrarse en actividades de máxima prioridad
2. Ejercer la autodisciplina
3. No ser tan perfeccionista
4. Ser persistente
5. Esforzarse por conseguir resultados
6. Ponerse en acción

DIAGNOSTICO SOBRE EL USO DEL TIEMPO

A continuación, distinguimos algunas de las causas personales del sentimiento de pérdida de tiempo:

1. Ausencia o insuficiente definición de objetivos: sin rumbo ni dirección, es como los acontecimientos terminan dominando nuestra vida.
2. Falta de determinación de prioridades: cuando no sabemos distinguir lo esencial de lo accesorio terminamos por dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a tareas de escasa importancia.
3. Falta de un programa de actividades y tiempos: la falta de una mínima organización, con una distribución de tiempos estimados lleva a que cualquier urgencia que se presente termine por llenar nuestro tiempo alejándonos de nuestras metas.
4. Cuando no se lleva a cabo el programa propuesto: si se realiza la programación debemos cumplirla de lo contrario es mejor no hacerla.
5. La actividad intensa y descontrolada: parece increíble, pero hay personas que se encuentran más satisfechos cuando están “haciendo” que cuando están dirigiendo.
6. La falta de delegación o la delegación ineficiente: muchos directivos no saben o no desean delegar argumentando que no disponen de colaboradores con la preparación suficiente para hacerlo.
7. Aceptar interrupciones: frecuentemente durante una jornada laboral se reciben múltiples tareas inicialmente no previstas y es importante encontrar la forma de gestionarlas.

PRIORIZAR OBJETIVOS, PUNTO DE PARTIDA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Los objetivos son el punto de partida para la gestión eficaz del tiempo: marcan el camino de las cosas en las que deberíamos concentrar nuestros esfuerzos.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Definir nuestros objetivos y medir su rendimiento permite:

1. Concentrarnos en lo que es más importante
2. Proporciona una dirección unificada al equipo de trabajo
3. Dedicar menos energía a tareas no fundamentales
4. Aumenta la motivación
5. Incentivarla satisfacción laboral en general

OBJETIVOS FUNDAMENTALES, INSTRUMENTALES Y COMPLEMENTARIOS

1. Objetivos fundamentales: son esenciales para el éxito, deben ser alcanzados para que el negocio o unidad continúe.
2. Objetivos instrumentales: estos objetivos facilitan la consecución de los objetivos fundamentales, no son puntos de llegada sino puentes que conducen a la meta.
3. Objetivos complementarios:se trata de objetivos deseables, pero no incrementarán los resultados.

DILEMA DE LO URGENTE FRENTE A LO IMPORTANTE

Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios establecidos y que tienen relación con las áreas estratégicas de la organización. Una pregunta que permite distinguirlo es: ¿Qué pasa si no lo hago? Si no pasa nada, el asunto no es importante.

Un asunto es urgente cuando se considera que no puede esperar y que hay que realizarlo de forma inmediata. En incontables ocasiones nosotros mismos somos generadores de urgencias, cuando no hemos hecho el ejercicio de planificar, de establecer objetivos y de priorizarlos.

Es importante no caer la en la trampa de la urgencia, hay que recordar que con el 20% de nuestro esfuerzo, dedicado a los asuntos importantes, producimos el 80% de los resultados.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Para gestionar bien el tiempo, lo mejor es:

1. Convocar reuniones si es estrictamente necesario
2. Asistir a reuniones si es estrictamente necesario
3. Contar con colaboradores, si es posible, encargados de filtrar visitas, mensajes, incidencias, entre otros
4. Sustituir los viajes de negocios mediante reuniones virtuales
5. Aprender a decir NO

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL TIEMPO

Planificar el tiempo implica decidir qué se ha de hacer, mientras que programar el tiempo es decidir cuándo se ha de hacer.

A continuación, algunas ideas para programar el tiempo:

1. Tener preparado el programa de trabajo antes de empezar la jornada
2. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar
3. Efectuar siempre la programación por escrito
4. Asegurarse de asignar a cada actividad un tiempo suficiente
5. No ocupar la totalidad del tiempo disponible en la programación
6. Agrupar tareas y acciones relacionadas entre sí

DELEGACIÓN EFICAZ

Uno de los aspectos más importantes que inciden en la productividad y en el aumento del éxito a largo plazo tienen relación con, el hecho de delegar tareas y con el establecimiento de procedimientos eficientes, los cuales incluyen cuatro pasos: 1) identificar actividades rutinarias, 2) estudio de los procedimientos actuales, 3) análisis exhaustivo de cada uno de los procedimientos involucrados en las tareas y, 4) el desarrollo de nuevos métodos, más eficientes en cuanto al uso del tiempo.

¿QUÉ ES DELEGAR?

Es una forma de dirección, una de las opciones más eficientes que tienen los directivos para el logro de los objetivos y, al mismo tiempo, para el desarrollo de los colaboradores.

Es confiar a un colaborador la realización de un trabajo marcándole unos objetivos.

Es ceder a otra persona la facultad de tomar decisiones dentro de un cierto ámbito, de acuerdo con ciertos criterios y con el establecimiento de controles oportunos.

Implica la reducción de una serie de actividades que llevan tiempo y el directivo estima que pueden ser realizadas por sus colaboradores.

No libera al directivo de su responsabilidad final y en ningún caso pérdida de control de la tarea.

VENTAJAS DE DELEGAR

Para quien delega:

1. Aligera su trabajo, le descarga de las tareas rutinarias
2. Le permite centrarse en lo principal, dedicarse a las tareas más importantes
3. Posibilita sus ausencias
4. Se gana polivalencia
5. Proporciona conocimiento acerca de la capacidad real de sus colaboradores
6. Permite capacitar al colaborador para continuar el trabajo durante su ausencia
7. Ayuda a desarrollar las capacidades y cualidades de liderazgo
8. Disminuye la presión del trabajo

Para el delegado:

1. Permite desarrollar habilidades y conocimiento
2. Aumenta la motivación
3. Fomenta la iniciativa, la competencia y el sentido de responsabilidad
4. Hace el trabajo más satisfactorio
5. Desarrolla la autoconfianza

REQUISITOS PARA UNA DELEGACIÓN EFICAZ

1. Definir con claridad el ámbito de la delegación (límites) y los objetivos a alcanzar debidamente cuantificados.
2. Recoger la aceptación del delegado quien asume el compromiso de lograr los objetivos propuestos.
3. Disponer de un sistema de información que nos señale el progreso y los resultados de la delegación confiada.
4. Establecer el sistema de control, que permita evaluar al final del proceso los resultados obtenidos, así como los criterios con los que se va a llevar a cabo.
5. Asegurarse que el delegado tiene conocimientos y la competencia suficiente para llevar a cabo el proyecto encomendado. La delegación implica un proceso de elegir bien, adiestrar adecuadamente y evaluar periódicamente. De ahí que la delegación sea un poderoso medio de perfeccionamiento de colaboradores.
6. Compromiso y motivación.
7. Disponer de tiempo suficiente para realizar el objetivo fijado.
8. Asumir que el trabajo no se hará exactamente como uno lo haría.
9. No olvidar que la responsabilidad final no es delegable y será siempre del jefe.

PROCESO DE DELEGACIÓN

1. Marcar el ámbito y los objetivos.
2. Elegir la persona adecuada: asegurarse de que sabe, puede y quiere.
3. Comunicar y explicar los objetivos, medios, plazos y criterios de evaluación.
4. Preparar el programa de acciones: otorgar medios, autoridad y apoyo, hacerlo gradualmente.
5. Establecer un sistema de información y control.
6. Dar libertad de actuación, no interferir.
7. Suministrar información periódica.
8. Compartir sus preocupaciones.
9. Controlar y evaluar.
10. Expresar reconocimiento, feedback y aprender de la experiencia.

Al inicio hemos hablado de la productividad y cuando una persona eleva su productividad personal, de alguna manera, está en posibilidad de irradiar entusiasmo por el logro de sus objetivos profesionales y personales.

“La productividad, es la medida de la eficiencia, con la que se desarrollan un conjunto de actividades beneficiosas para el puesto de trabajo, en la empresa e incluso en la familia.”