Proceso para hacer outsourcing

“Outsourcing o subcontratación en su definición original es el proceso de transferencia a terceros de procesos no core de la compañía, que permiten a las compañías dedicarse a las funciones core del negocio; las que aportan valor a la compañía y a sus clientes.”

Recomendación leer:

• Aspectos a tener en cuenta en el outsourcing
• ¿Por qué hacer outsourcing?

¿De qué hacer outsourcing?

Principalmente, no debemos externalizar aquellas competencias core de una compañía, aunque algunas empresas externalizan procesos core manteniendo el control de la externalización.

A continuación, se exponen alguna de las competencias core de algunas compañías, de esta forma tendremos una idea de lo que las empresas consideran una competencia core:

Las empresas consideran core diferentes conceptos que dependen exclusivamente del negocio.

¿Cómo analizar de que se debe hacer outsourcing? Se debe responder a las siguientes preguntas, que ayudarán analizar lo que se debe externalizar:

• ¿La compañía es competitiva en el mercado, local y global?

Esta pregunta define el tipo de externalización que necesitaría la compañía: puro outsourcing a nivel local o una solución a nivel global, con lo que la compañía sepuede plantear un offshoring.

• ¿La compañía sabe cuáles son competencias core?

Es una de las tareas fundamentales a la hora de pensar en una externalización, conocer e identificar las competencias core de la compañía, encontrar el valor añadido. A veces, las compañías piensan que solamente son core las actividades que dan dinero y olvidan las actividades que reportan valor.

Por ejemplo, en muchas empresas piensan que los ERP (un sistema de información) son una mera herramienta administrativa y el mantenimiento del ERP se externaliza. El ERP podría aportar mucho valor, debido a que hay muchas más funcionalidades que no se usan por desconocimiento de la compañía; además, al ser un mantenimiento no evolutivo, la compañía pierde el valor añadido que les podría dar la herramienta.

Las competencias core de una compañía son las que generan valor a la compañía, por eso deben identificarse adecuadamente.

• ¿Los clientes, proveedores y competidores ratificarían dichas competencias core de la compañía?

Una vez que la empresa identifique las competencias core, debe verificar con los proveedores, clientes y competidores que esas competencias son las que ellos también piensan como tercero que son las competencias core.

• ¿La compañía conoce sus costes de estructura y de departamentos?

Una de las razones de externalización es la reducción de costes; así pues, primero, hay que conocer como están estructurados los costes y cuál es el área más conveniente de externalizar en función de éstos. La empresa debe tener definida la estructura de costes y plantear la mejor manera de externalizar.

• ¿La compañía está aplicando las estrategias correctas de gestión, personal y procesos para ser competitiva?

El análisis de la estrategia de la compañía y su competitividad es esencial para acordar el tipo de externalización que necesita. Si la compañía está en una estrategia de crecimiento, un servicio externalizado de mantenimiento de microinformática puede ser muy útil para la flexibilidad de la compañía a la hora de crecer, si está en una estrategia de fidelización del cliente, la externalización de sistemas no es la mejor opción, ya que se debe controlar todo el proceso de gestión del cliente y se requiere que sea interno. La estrategia de la compañía debe tenerse en cuenta en el proceso de externalización, para elegir la mejor opción.

• ¿Puede ser el outsourcing una pieza clave de la estrategia de la compañía para conseguir los objetivos deseados por la organización?

Es complicado contestar, pero después de hacer un correcto análisis de coste/beneficio y un correcto DAFO (cuadro de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), herramienta que sirve para posicionar una situación, podemos medir si el outsourcing puede ayudar a alcanzar los objetivos deseados.

• ¿Se dispone de suficiente información para identificar áreas potenciales que puedan ser candidatas para externalizar?

Para tomar la decisión correcta de externalizar una determinada área, se debe tener el máximo de información sobre lo que hace el departamento y valorar el valor añadido que da este departamento a la compañía.

¿Cuándo hacer outsourcing?

Hay que reconocer el mejor momento para hacer el outsourcing. Los factores más habituales que lo determinan son cuando:

• Los costes fijos resultan muy altos para cubrir las necesidades estacionarias.
• La inversión necesaria para ofrecer un servicio de calidad supera la capacidad financiera.
• Aparece la necesidad de convertir los costes fijos en variables.
• El proceso ha alcanzado el nivel de madurez suficiente.
• El outsourcing se asume como un modo de conseguir una mejora en los resultados de la cadena de valor, conceptualizando el proveedor como un partner en la propuesta de valor al cliente final.

¿Cómo hacer outsourcing?

Para analizar cómo se debe hacer la externalización se siguen tres puntos:

• Los 7 pasos del outsourcing: los 7 pasos que se va a realizar para implantar un proceso de externalización.
• Factores que afectan a cómo hacer la externalización: factores a considerar para saber cómo hacer la externalización.
• Complejidad del reto: la correcta coordinación de los elementos implicados en el proceso de externalización, y cómo realizar esta coordinación.

Los 7 pasos del outsourcing

El proceso de externalización se divide en 7 pasos para su realización, tanto la metodología, la ITIL, como otros escritos usan este proceso para realizar la externalización:

1. Planificación de iniciativas.
2. Análisis de coste/beneficio.
3. Implicaciones estratégicas.
4. Selección de proveedores.
5. Términos y condiciones.
6. Migración de recursos.
7. Gestión de la relación.

Factores que afectan el modo de hacer la externalización

Existen dos factores que afectan a la decisión de la externalización y de cómo hacerla:

1. La criticidad del servicio: se define en términos del tipo de servicio según el grado en que afecta a la cadena de valor de la compañía.
2. La complejidad del mercado del servicio que da la externalización: unida a la cantidad de proveedores que pueden ser capaces de prestar los servicios en cuestión.

Según el gráfico, las áreas se dividen en cuatro conceptos:

• Eficiencia. Lo menos crítico y lo menos eficiente: las asistencias técnicas y los servicios técnicos.
• Competencia. Lo más crítico y lo menos complejo para el mercado: servicio de consultoría, desarrollo de proyectos y gestión de aplicaciones e infraestructura.
• Colaboración. Lo menos crítico y lo más complejo: la colaboración empresarial.
• Alianza. Lo más complejo y lo más crítico: los acuerdos estratégicos.

Complejidad del reto

La complejidad del reto de la externalización está en la coordinación de tres conceptos principales: proyecto, cliente y proveedor. Cada uno de estos tres elementos debe estar perfectamente coordinado con los otros para realizar un buen proceso de externalización.

Los proyectos son cada vez más complejos y difíciles, ya que se quiere mayor eficacia, menos costes, más valor de la compañía, etc. El cliente y el proveedor desean cosas diferentes, y éste es el verdadero valor de cómo hacer un buen proceso de externalización, el reto con el que se debe lidiar.

Tipos de outsourcing

Los tipos de outsourcing se pueden dividir en localización, profundidad y trabajo:

1. Localización. Lugar físico en el que se va a realizar el servicio. La localización se divide en:

• On site: en las oficinas del cliente.
• Off site: en unas oficinas externas al cliente. Existen tres tipos.
  1. On shore: todos los servicios a nivel de equipo se encuentran en casa del cliente, pero el servicio de mantenimiento se hace desde el exterior.
  2. Near shore: parte de los servicios equipo y recursos se encuentran en la casa del cliente y otros fuera de la casa del cliente, y el servicio se hace en remoto.
  3. Off shore: los servicios equipo y los recursos están fuera de la casa del cliente, y el servicio se realiza remotamente.

2. Profundidad. Dentro de los procesos de la compañía, qué procesos se van a externalizar, hay tres tipos:

• Individuales: procesos realizados individualmente por un recurso y que se deciden externalizar. Por ejemplo, la ejecución de la facturación.
• Funcional: funciones realizadas por un parte de un departamento que se externalizan para que las realice un tercero. Por ejemplo, el departamento de pago a proveedores.
• Competenciales: todas las competencias de un tercero se externalizan fuera de la empresa. Por ejemplo, todo el departamento de logística.

3. Trabajo. Cómo va a estar distribuido el servicio. Se puede dividir en:

• Proceso: se externaliza un proceso que hace la compañía. Por ejemplo, todo el proceso logístico de la compañía.
• Proyecto: se externaliza un proyecto para la compañía. Por ejemplo, el proceso de implantación de un ERP.