Naturaleza de la función directiva

“Planificar significa decidir qué se desea conseguir, cómo, dónde, cuándo y quién lo llevará a cabo. Implica una actividad de pensamiento y reflexión previa a la acción, la cual incluye la fijación de objetivos y las acciones pertinentes para alcanzarlos, tomando en consideración las variables internas y externas.”

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Naturaleza de la función directiva

En toda organización, el desempeño de las tareas de administración corresponde a los directivos. El directivo, también llamado, administrador, dirigente o ejecutivo, es la persona formalmente encargada de una unidad de la empresa. Dicha unidad puede ser tan amplia como la propia empresa o tan reducida como un pequeño departamento de la misma, es una persona responsable del trabajo de otros, independientemente del nivel jerárquico en el que se encuentre.

Definición de la función directiva

De acuerdo con Koontz (1991), la función administrativa de dirección, es el proceso de influir sobre las personas para que realicen de forma entusiasta, el logro de las metas de la organización.

Como mencionamos anteriormente, el contexto actual nos lleva a ampliar el enfoque hacia el nuevo directivo quien tiene que lograr un impulso continuado y renovado hacia el dominio del caos, de la incertidumbre de lo imprevisto. Comportamiento humano-organizativo mediante la dirección y desarrollo de personas en donde entra el desarrollo del talento humano directivo, entendiendo por directivo, toda persona con responsabilidad o capacidad para dirigir un equipo humano y con poder para tomar decisiones que implican un riesgo empresarial.

Una primera aproximación basada en una metodología descriptiva, la cual incluye la observación, entrevistas y los diarios de los propios directivos y numerosas investigaciones, ponen de manifiesto los aspectos característicos del trabajo de los directivos, destacamos los más representativos:

• El ritmo de trabajo es acelerado y fragmentado: ¿qué significa esto? Los directivos se encuentran en el centro de importantes flujos de información, reciben enormes cantidades de información que a su vez deben transmitir o distribuir a otros. El trabajo es variado, y fragmentado, aglutinan la información sobre las actividades que otros han iniciado de ahí el porqué de la fragmentación.
• Sus actividades son reactivas: realizan muchas actividades a lo largo de la jornada, el tiempo para tomar decisiones es limitado y se llevan a cabo sobre la marcha y de manera intuitiva. A menudo, se jerarquizan los problemas en orden de importancia para poderlos resolver.

La función directiva implica salvar la distancia entre unos planes lógicamente estudiados, estructuras de organización diseñadas cuidadosamente, con óptimos programas de reclutamiento y selección de personal y con técnicas eficientes de control, además, de la necesidad de las personas de comprender, mediante la motivación y un liderazgo integrador, cómo son capaces de contribuir con las metas departamentales y de la empresa.

Los roles de los directivos

Para estudiar la naturaleza de la función directiva, Mintzberg (1983), parte de la identificación de los diferentes roles que llevan a cabo los directivos, en este sentido distingue diez roles, agrupándolos con base en el tipo de tarea que desempeñan, en la imagen de abajo se muestran los roles del directivo.

Grupo 1: caracterizado por los roles interpersonales, este grupo tiene relación con el puesto, la autoridad formal y el estatus que el mismo cargo confiere, tenemos así:

• Cabeza visible: El cargo confiere al directivo autoridad formal, esto lo convierte en una especie de símbolo que representa a la organización, obligándole a cumplir con ciertos deberes como: presidir actos, entregar recompensas, recibir a los nuevos empleados, entre otros. Estás obligaciones en cierto sentido triviales, ajenas a la planificación, organización, dirección y control, son ineludibles.
• Líder: en la autoridad formal, la organización busca la orientación y motivación. En su papel de líder el directivo decide el tipo de cultura que desea para su organización, de ahí la importancia del estudio que se hace sobre este rol. Más adelante profundizaremos sobre el liderazgo, tema de gran calado en el estudio de la gestión de empresas.
• Enlace: constituido por la red de relaciones horizontales que mantiene el directivo con individuos dentro y fuera de la organización, su función es la de servir de enlace entre la organización y su entorno. Cuanto más elevado sea el estatus orgánico del directivo más abundantes serán las relaciones.

Grupo 2: son los denominados roles informativos, relacionados con el manejo de la información en la organización. La posición que ocupa el directivo le confiere autoridad sobre el flujo de información significativa a su unidad. Mintzberg (1983) identifica los siguientes roles informacionales:

• Monitor, este rol tiene el sentido de receptor. El directivo busca y recibe constantemente información dentro del sistema formal de información y también, creando su propio sistema de información.
• Difusor, gracias a su posición en la organización, el directivo transmite información del exterior al interior de la misma, de igual manera transmite información entre los diferentes departamentos.
• Portavoz, por la autoridad formal el directivo debe transmitir información de su unidad hacia el entorno, hablando en nombre de la misma, para tal efecto debe poseer información significativa para cumplir con su rol de forma efectiva.

Grupo 3: formado por los roles de decisión, representan la parte sustantiva de la administración, incluye la toma de decisiones significativas dirigidas a configurar el acontecer de la organización. Formado por los siguientes cuatro roles:

• Empresario, es el emprendedor, representa el rol eminentemente creativo dentro del trabajo administrativo, ya que de éste surge el diseño estratégico de la organización.

Es el iniciador y forjador de los grandes cambios, aprovechando oportunidades, detectando fuerzas y debilidades, proyectando la manera de afrontar las amenazas en el entorno intentando fortalecer la posición competitiva de la organización.

• Solucionador de problemas, dentro del sistema operativo de las organizaciones pueden surgir dificultades imprevistas o anomalías, problemas que no suelen estar estandarizados y que requieren la intervención del directivo para corregir esta clase de desviaciones.
• Asignador de recursos, siendo el responsable de que se lleven a cabo las estrategias diseñadas, debe asignar los recursos necesarios (dinero, tiempo, personas, entre otros), y a su vez actúa como supervisor evaluando los resultados.
• Negociador, el directivo representa a la organización en todas las negociaciones, por su posición y por lo que los demás roles le otorgan, tiene la autoridad, la información significativa y la capacidad operativa necesaria para comprometer y reasignar recursos, modificar planes y decidir sobre la marcha cualquier aspecto sobre la organización a su cargo.

Los roles que hemos descrito funcionan de manera integrada, no es posible la actuación de un directivo con un solo rol, aislado de los demás. El directivo actúa como un sistema de entradas y salidas, en el que la autoridad y el estatus impulsan unas relaciones interpersonales que aportan información, y a su vez producen resultados en la conformación de estrategias y la toma de decisiones.

Continuación...