¿Cómo se gestiona una reunión?

Gran parte del tiempo de los directivos está dedicado a las reuniones. Más allá de los inconvenientes, es una herramienta de comunicación muy poderosa por la necesidad de mayor implicación de todos los colaboradores.

De acuerdo con Urcola (2011): “una reunión es el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos y relajado en las formas”.

Ventajas de las reuniones.

Son un medio para el logro de objetivos, sus ventajas se relacionan con:

1. La participación: las personas se sienten motivadas cuando participan en la programación, organización y control de su propio trabajo.
2. La colaboración: La reunión brinda la oportunidad a los miembros, de exponer sus ideas y contribuir con sus aportaciones en los resultados de la tarea.
3. La integración: son un incentivo para la colaboración, y la integración de los miembros al equipo. Crea una disposición favorable para mejorar la eficacia del proceso.

Si la reunión se lleva a cabo de forma óptima, puede resultar un valioso medio de gestión, de lo contrario, es el origen de considerables pérdidas de tiempo con el coste que implica, además de que es un grave foco de conflictos.

Causas del fracaso de las reuniones.

La siguiente es una lista de razones por las cuales las reuniones resultan ineficaces:

1. La persona que convoca a la reunión no la prepara, no tiene claro los objetivos.
2. La dispersión, cambios constantes de tema a lo largo de la reunión.
3. La ausencia de un orden del día.
4. La falta de habilidad de quien dirige la reunión.
5. La susceptibilidad entre los asistentes.
6. La falta de confianza.
7. La falta de participación de los asistentes.
8. La falta de preparación de los participantes.
9. Los participantes hablan demasiado.
10. Convocar a una reunión en una hora inapropiada.
11. Las reuniones demasiado largas.
12. Demasiados participantes y mal elegidos.
13. No se conoce o no se comprende el tema.
14. Exceso de enfrentamientos.
15. Las interrupciones externas.
16. Toma de decisiones confusas o contradictorias.
17. Falta de acuerdo y conclusiones al final de la reunión.

Requerimientos para celebrar una reunión.

Cuando se establece un contexto compartido, los objetivos del encuentro y los factores externos que influyen sobre el estado de ánimo de los participantes, entonces se crea el clima propicio para tratar con efectividad los temas relevantes. Además, es importante incluir espacios de escucha respetuosa al iniciar y terminar las reuniones, esta retroalimentación le da oportunidad a los participantes de decir lo que piensan generando mayor confianza.

Antes de pasar a la lista de requerimiento es importante que el directivo responda a las siguientes cuestiones:

1. ¿Qué circunstancias hacen relevante el encuentro?
2. ¿Cuáles son los resultados que se esperaría obtener al final de la reunión?
3. ¿Qué información sería importante compartir?

Requerimientos básicos para celebrar una reunión.

Cuando se ha establecido la conveniencia de llevar a cabo una reunión, se deben determinar las condiciones básicas para celebrarla. Los requerimientos básicos son:

1. Un líder
2. Objetivos claros:
   1. Necesidad
3. Preparación
4. Participantes
5. Organización:
   1. Orden del día
   2. Lugar de celebración
   3. Duración
   4. Distribución
6. Control de los resultados:
   1. Acta de la reunión

Líder o director de la reunión.

La presencia de un líder es fundamental para el éxito de la reunión.

El director o líder, para evitar la pérdida de tiempo, tiene como función:

1. Marcar el camino
2. Poner orden
3. Estimular la participación de los participantes

El director tiene como misión:

1. Determinar los objetivos
2. Preparar adecuadamente la reunión
3. Escuchar de forma activa a los participantes
4. Dirigir las discusiones
5. Potenciar la eficacia y la cohesión
6. Dinamizar al grupo
7. Clarificar dudas
8. Lograr resultados

Objetivos claros.

La determinación de los objetivos tiene relación con las tres cuestiones que planteamos al inicio de este módulo, las mismas que permiten determinar si la celebrar la reunión es la mejor vía para conseguir los objetivos para llevar a cabo una tarea.

Las reuniones responden a distintos fines, de esta forma se tienen varias clases de reuniones:

1. Informativas o descendentes: el directivo o líder las suelen convocar para transmitir una información a los colaboradores por considerar que es de interés para ellos.
2. De sondeo, consultativas o ascendentes: Se convocan con la finalidad de conocer las opiniones de sus colaboradores para la posterior toma de decisiones.
3. De trabajo o analíticas: El líder o director las convoca con el fin de analizar las causas de un problema, así como para generar alternativas de solución.
4. De decisión: Son aquellas cuya finalidad consiste en la toma de decisión de un grupo participante.

Preparación de la reunión.

La preparación implica dos momentos o fases:

1. Antes de la reunión:
   1. Invitar a las personas adecuadas, aquellas que pueden aportar algo, cuya participación se estrictamente necesaria.
   2. Desarrollar un orden del día y proporcionarlo a cada participante, en ésta se determina de forma indirecta la finalidad de la reunión.
   3. Insistir en que los participantes se preparen para la reunión.
2. Durante de la reunión:
   1. Exponer la finalidad de la reunión.
   2. Permitir que todos participen.
   3. No permitir que la discusión se desvíe del tema.
   4. Terminar confirmando lo acordado y con un plan de acción.

Participantes.

Teniendo claro el objetivo, lo siguiente es determinar a quién se debe convocar a la reunión. Para determinar a quienes es necesario convocar, es importante conocer el posicionamiento de cada persona respecto al objetivo que se persigue.

Para tal efecto se debe dar respuesta a las siguientes interrogantes, entre otras:

1. ¿Quién puede aportar mayor valor añadido al logro del objetivo?
2. ¿Con quién es posible contar?
3. ¿Quiénes tienen interés en el tema a tratar?

Organización de la reunión.

Para la organización de una reunión, debemos tener en cuenta:

1. El orden del día: La organización de la reunión comprende la elaboración de un orden del día, donde se recoja además del lugar, día y la hora de celebración, los temas que van a ser tratados en la reunión.
2. Lugar de celebración: El marco de celebración de una reunión es importante para que la misma se lleve a cabo exitosamente. En necesario contar con una mesa en la que todos los asistentes se puedan ver y escuchar con facilidad y unas sillas confortables.
3. La duración: La duración de la reunión debe ir en concordancia con la importancia de los objetivos que se persiguen. Se deben evitar reuniones excesivamente largas, ya que la productividad desciende significativamente si ésta dura más de dos horas.

Desarrollo de la reunión.

Todas las reuniones pasan por las siguientes fases o etapas:

1. Fase de apertura: Uno de los aspectos determinantes de éxito de la reunión es comenzar puntualmente, a la hora señalada.
2. Fase de análisis y discusión: Después de la introducción, se motiva a los participantes a buscar y compartir información, recoger y poner en común los diferentes puntos de vista sobre el tema objeto de la reunión.
3. Fase de toma de decisiones: Es responsabilidad del director de la reunión, motivar el progreso de la reunión, de acuerdo con el horario fijado, para tal efecto conducirá al grupo hacia las conclusiones y toma de decisiones.
4. Fase de cierre y acuerdos de ejecución: una vez adoptados los acuerdos, se recomienda efectuar un resumen de los asuntos tratados, retomar las conclusiones y las decisiones tomadas.