El protocolo en la empresa

El protocolo aplicado al sector empresarial es un elemento que cobra fuerza y se está posicionando como parte de la estrategia para la supervivencia de la empresa en un mercado, en que tanto otras empresas como los consumidores exigen el máximo nivel de calidad. Aplicar normas de protocolo en una compañía hoy por hoy se considera un valor añadido a los tradicionalmente conocidos por la empresa. Es una herramienta activa, orientada a conseguir rentabilidad y potenciar los beneficios de la compañía.

Hasta hace relativamente poco tiempo, la gestión de eventos de empresa se realizaba desde la individualidad de ideas que cada equipo directivo podía proporcionar en base a sus experiencias en eventos organizados por terceros.

Se confiaba al departamento de relaciones públicas y marketing la ejecución y profesionalización de cada evento, y la realidad es que esta situación presentaba dos grandes inconvenientes:

1. Por un lado, la intrusión de profesionales no cualificados, de distinta y dispar procedencia profesional y académica, para desarrollar funciones de protocolo y organización de actos.
2. Por otro lado, una planificación y unas prácticas profesionales de baja calidad, con muchas carencias, que indudablemente afectaban al resultado final de evento.

Hoy, la tendencia está cambiando radicalmente. La interacción de la empresa con la sociedad y sus instituciones oficiales, sociales, culturales etc. está promoviendo la organización de todo tipo de actos organizados por la entidad privada con el objetivo de mejorar su imagen en los sectores públicos.

El desarrollo de estas actividades de comunicación, que cada vez son más frecuentes, junto con la necesidad de ofrecer una imagen más especializada donde queden patentes el dominio de las técnicas para mejorar la proyección de la empresa, están otorgando mayor importancia a las funciones del protocolo.

¿Qué es protocolo en la empresa?

Esta es la pregunta que todo empresario se realiza antes de introducir formalmente este elemento dentro de la propia cultura y estructura empresarial. El protocolo se aplica a muchas áreas, no podemos acotarlo a la logística en la organización de un acto, trasciende más allá.

Hablamos de protocolo cuando nos referimos a:

1. La cortesía
2. El cuidado por la imagen de la empresa y su personal
3. El detalle en la elaboración de discursos
4. El diseño de espacios y escenarios en eventos y reuniones
5. El cuidado de nuestros invitados
6. La organización integral de actos etc.

Estos elementos entre otros, son protocolo dentro de la institución; y todos y cada uno de ellos, están vinculados entre sí, y destinados a ser productivos en el ámbito que les corresponda. Su presencia se proyecta de forma positiva, y no sólo por el hecho de formar parte de un manual donde están procedimentados, sino porque su alcance es tal, que estos procedimientos han pasado a ser disposiciones estables, que están asentadas dentro de la empresa e interiorizadas por todos con el objetivo de transmitir una imagen global de unidad y saber estar dentro de la empresa.

Podemos decir sin reservas, que cada uno de estos elementos cumple un papel esencial del que no podemos prescindir, y así es como los empresarios lo perciben. Esta es la razón, por la que están decididos a desarrollar estas herramientas de protocolo con el afán de distinguirse a través de la calidad, en los mensajes que comunican, el planteamiento y la puesta en escena de cada uno de los actos organizados, y así conseguir su objetivo empresarial.

Todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan, buscan diferenciarse del resto de sus competidores. Hoy, como hemos comentado, además de invertir en I+D+i, para conseguir una mejora del propio producto, se da un paso más a favor de un sistema de calidad que viene apoyado por el protocolo.

Para conseguir este propósito, quién más debe apoyar y darle solidez, debe ser el equipo directivo al completo, inculcando y dando a conocer entre los propios empleados, estas nuevas herramientas de cultura empresarial.

Si el empleado tiene formación por parte de la empresa para actuar correctamente en cada situación que se le presente, bien sea ante una autoridad, o desenvolverse con soltura y profesionalidad ante un auditorio, tanto los trabajadores como la propia empresa, experimentarán el “empowerment” en su máxima expresión. Saber que somos capaces de controlar y dirigir de forma satisfactoria nuestro trabajo, nos lleva a obtener un mejor rendimiento y resultado en el mismo. Y esta mejora, optimiza la calidad en la empresa, genera solidez, y desarrolla la imagen corporativa tanto a nivel interno como de cara a los proveedores y clientes con los que se trabaja.

Cada vez son más las empresas, especialmente del sector financiero y grandes empresas de servicios, las que están incorporando el protocolo como una herramienta de vanguardia entre sus procesos. Ya es frecuente ver en los informativos y diarios de tirada nacional, cómo las juntas de accionistas, o asambleas generales de empresa, se convierten en “espectáculos” mediáticos dentro del marco de actuación de la empresa.

Para que este efecto se produzca el protocolo tiene que estar presente e intervenir para conseguir una proyección de tal envergadura en la comunicación estratégica de la empresa.

¿Por qué protocolo en la empresa?

1. La empresa considera su imagen de cara al público y a la sociedad como un valor añadido.
2. La imagen y cómo se difunde a través de los eventos que organiza o en los que participa la empresa, ha cobrado mayor relevancia (reputación corporativa) De ahí la existencia de departamentos con funciones de protocolo.
3. La organización de eventos es una poderosa herramienta de marketing empresarial.
4. Hoy por hoy, una empresa debe demostrar que es buena en todo, incluso en su trabajo de organización de eventos.
5. Una empresa fuerte sin un departamento que se ocupe de organizar bien los eventos, no terminará de transmitir buena imagen, y repercutirá en su imagen y/o resultados.
6. Se promueve la necesaria profesionalización de funciones de los componentes del equipo.