Coste y gasto en empresas comerciales, manufactureras y de servicio

“La contabilidad de costes es una disciplina de corta historia, con dos siglos de evolución que la han ido transformando y han permitido consolidar un cuerpo doctrinal importante.”

Recomendación leer: 

• Evolución de la contabilidad de costes 
• Naturaleza de la contabilidad de costes

Empresas comerciales, manufactureras y de servicio

Como ya se ha indicado, la contabilidad de costes se dirige fundamentalmente a la determinación del coste de producir y vender un artículo, aquí se hace necesario establecer la diferencia entre las empresas comerciales, de servicio y las empresas manufactureras o industriales.

Las empresas comerciales son aquellas que compran artículos terminados para posteriormente revenderlos a un precio superior y obtener de esa manera una ganancia. A diferencia, las empresas manufactureras compran materias primas a los proveedores y mediante un proceso de transformación, donde interviene la mano de obra y otras erogaciones, las convierten en productos terminados que ofrecen en el mercado y que poseen características diferentes a las materias primas adquiridas previamente, mientras que las empresas de servicios son aquellas que a través de diferentes procesos que implican una serie de actividades, son capaces de ofrecer o prestar un servicio específico o bien servicios integrados, ellas no transforman materiales, enlazan necesidades de los clientes por medio de los servicios que ofrece, se puede decir que existen empresas de servicios orientadas a un servicio específico (oficinas contables, diseños de ingeniería, asesores legales) o servicios integrados (bancos comerciales, hospitales, transporte).

Otra diferencia entre estas empresas, consiste en la contabilización de los inventarios, las empresas comerciales tienen sólo inventarios de artículos terminados y disponibles para la venta; las empresas de servicios manejan únicamente inventario de materiales y suministros necesarios para la prestación del servicio, mientras que en las empresas industriales existen inventarios de materiales y suministros, inventario de productos en proceso , inventario de productos terminados y de producción especial (producción dañada, desechos, entre otros.).

En lo que respecta al coste de ventas, en las empresas comerciales se encuentra representado por el precio de compra de los artículos adquiridos y vendidos, más los fletes y gastos incidentales que se incurrieron para adquirir los artículos, como gastos de importación, rebajas y descuentos en compras; en el caso de las empresas manufactureras el coste de ventas está constituido por el precio de compra de las materias primas usadas en la fabricación del producto más todos los costes incurridos en la transformación de ésta en productos terminados (mano de obra directa y costes indirectos de fabricación) y en las empresas de servicios no existe coste de producto tangible debido a que no hay inventarios de productos para la venta, solo tiene costes de los servicios prestados durante el periodo.

Tomando en consideración las características antes mencionadas de las empresas manufactureras, basadas fundamentalmente en la complejidad de sus operaciones fabriles, es precisamente en las empresas manufactureras donde se ha desarrollado la contabilidad de costes como herramienta de apoyo para alcanzar resultados satisfactorios en los mercados altamente competitivos; y por lo cual en el presente texto se profundiza lo referente a la contabilidad de costes en las empresas manufactureras. Cabe mencionar, que esta herramienta también es utilizada por las empresas de servicios, pero en menor proporción.

Como se puede observar la complejidad que poseen las empresas industriales hace necesario que en este tipo de empresas exista dentro de su estructura administrativa un departamento de costes con suficiente autonomía que informe directamente a la gerencia. Este departamento tiene la responsabilidad de elaborar los registros necesarios y los informes sobre los datos de costes, los cuales son utilizados por la gerencia para tomar decisiones, como por ejemplo presupuestar la producción y sus requerimientos, establecer controles de costes, entre otras labores de fundamental relevancia para la permanencia de la organización y su éxito.

Coste y gasto

A continuación, se muestran las principales diferencias entre el concepto de coste y el den gasto, que como se dice en el mundo financiero es clave. Mientras que el gasto va a parar a la cuenta de resultados, el coste termina en el producto o servicio. Dicho de otra forma, el gasto desaparece con el ejercicio, el coste no lo hace hasta que se vende el producto.

Así pues:

• El término coste representa el dinero o su equivalente que se entrega para adquirir bienes y de los cuales se espera que generen un beneficio futuro. Se presenta en cuentas de activos que van al balance general.
• Los gastos se definen como los desembolsos de dinero que pueden expresarse en términos monetarios que generan un beneficio y tienen como características que se reflejan en el estado de resultados.
• Desde el punto de vista de la contabilidad de costes, los costes de producción y/o de los servicios prestados son aquellas erogaciones de recursos económicos incurridos y aplicados en la operación de un proceso o fabricación de un producto o en la prestación de un servicio con la finalidad de generar ingresos o beneficios en el futuro. Representan la base para el costo de los productos o servicios, el proceso de planeación y control, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales.
• En una empresa manufacturera, todo desembolso de dinero, o que pueda expresarse en términos monetarios, que se relacione directa o indirectamente con la elaboración del producto se considera coste de producción y desde el punto de vista contable debe reflejarse como activo en el rubro de inventarios. Ejemplo de costes de producción: La madera utilizada para fabricar camas; los aceites y lubricantes utilizados en el mantenimiento de la maquinaria; la papelería, útiles de oficina y material de limpieza relacionados con producción; sueldos, bono vacacional, prestaciones sociales correspondientes al personal de fábrica, energía eléctrica en producción, depreciación de los activos de fábrica, entre otros conceptos.
• El coste de producción del cual se espera un beneficio futuro se refleja como activo en el balance general en el rubro de los inventarios. El coste de producción del cual ya se obtuvo un beneficio porque corresponde a los productos terminados y vendidos que permitieron el ingreso a la empresa se refleja como gasto (coste de venta) en el estado de resultados.
• Se entiende por pérdida la suma de erogaciones que se efectuó, pero que no generó los ingresos o beneficios esperados, por ejemplo, cuando se incendia un equipo de reparto que no estaba asegurado. En determinadas circunstancias, los bienes o servicios comprados se convierten en algo sin valor, sin haber prestado ningún beneficio, éstos se reflejan en el estado de resultados como una deducción de los ingresos, en el periodo que ocurrió la disminución del valor.
• Tanto los gastos como las pérdidas tienen el mismo impacto sobre el ingreso neto; ambos son reducciones. Sin embargo, las pérdidas se presentan por separado en el estado de resultados, después del ingreso operacional, a fin de reflejar en forma adecuada los valores asociados con cada uno.

En el área de costes se prefiere diferenciar el término “coste” que representan activos de la cual se espera un beneficio y que se presentan en el Balance General del término “gastos” que son desembolsos de dinero del cual ya se ha obtenido el beneficio y se presentan en el Estado de Resultados.

Ahora bien, algunos expertos, denominan los gastos como “costes del periodo” en la clasificación de los costes de acuerdo al periodo en que se enfrentan a los ingresos así:

Costes del Período. Son aquellos costes que se identifican con los lapsos de tiempo, un mes, un semestre, un año y no con los productos vendidos o los servicios prestados, es decir no se capitalizan, no pasan a las cuentas de activos sino a los gastos de administración y venta o cuentas nominales que se presentan en el estado de resultados. No se encuentran directa ni indirectamente relacionados con el producto y se cierran contra la cuenta de ingresos en cada periodo. Son ejemplos de los costes del periodo el salario del administrador, la depreciación del vehículo del área de ventas, entre otros, los cuales se clasifican como gastos de administración y ventas.

Costes del Producto. Son los costes relacionados directamente con la función de producción. Forman parte de los inventarios de materiales, productos en proceso y productos terminados. Integran cuentas reales de activos, es decir se presentan en el balance general. Se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir, constituyen los costes de los productos vendidos, sin importar las condiciones de la venta, bien sea a crédito o al contado. Los costes del producto están conformados por la materia prima directa, la mano de obra directa y los costes indirectos de fabricación.

El autor en referencia, también presenta como clasificación de los costes de acuerdo a las funciones presentes en cada organización, en costes de administración, costes de distribución o venta y costes de producción.

Costes de Administración. Son aquellos costes que se originan en el área de administración de la empresa, como sueldos, energía eléctrica, artículos de oficinas, teléfono, depreciaciones, entre otros, que se incurren en los departamentos administrativos como contabilidad, finanzas, caja, tesorería, entre otros.

Costes de Distribución o Venta. Comprenden los costes erogados desde el momento en que el producto terminado es situado en el almacén hasta que es entregado al consumidor o cliente; como por ejemplo publicidad, transporte, comisiones, sueldo de vendedores, etc.

Costes de Producción. Son los costes que se aplican en el proceso productivo, es decir, son los desembolsos necesarios que se incurren para transformar los materiales directos en productos terminados. Los costes de producción se encuentran integrados por los tres elementos del coste de producción: costes de materiales directos, costes de mano de obra directa y costes indirectos de fabricación

Costes de Producción = Material directo + Mano obra directa + Costes indirectos de fabricación

El denominar a todas las erogaciones costes tiende a crear confusión en los participantes de la asignatura y es por ello que se recomienda que utilicen el término “coste” para hacer referencia a los activos y “gasto” cuando estén considerando cuentas nominales de egreso.

En este caso se debe aclarar que, si bien es cierto la contabilidad se ciñe a la estructura organizativa para la codificación de las cuentas y que todas las erogaciones que se vinculan con el área de producción son costes de producción, no menos cierto es que departamentos que dependen del área administrativa, como lo es por ejemplo el departamento de contabilidad de costes, por relacionarse en forma indirecta con la elaboración del producto, las erogaciones que ocasionan por la actividad que realizan se deben clasificar como costes de producción.

Es por esto que, en la clasificación de los costes de producción, entre las partidas que se colocan de ejemplo, se encuentra “sueldos al contador de costes”, entre otras, en cuyo caso la respuesta debe ser “Costes de mano de obra indirecta” que integran los Costes Indirectos de Fabricación.

Continuación...