¿Cómo se organiza un evento?

Para la organización de un evento, es necesario que el responsable indique a todos aquellos que participaran del montaje cuándo, dónde y cómo sera este. 

El montaje del evento.

Uno de los elementos más importantes del diseño y montaje del evento, es el formato de colocación de mesas y escenarios.

Los formatos más habituales son:

1. Montaje en Auditorio, Teatro o Coliseo
2. Montaje en escuela
3. Montaje en banquete o redondas
4. Montaje cabaret
5. Montaje Imperial
6. Montaje en “I” o Ejecutiva
7. Montaje en Herradura o “U”
8. Mesa Rusa
9. Montaje Cóctel
10. Montaje en Espiga
11. Montaje en “T”
12. Montaje en “E” o peine

Aquí os dejo este vídeo de montaje y desmontaje de un evento:

Técnicas y herramientas para el control del desarrollo del evento.

Llegado el día del evento, todo debe estar planeado al detalle, por supuesto, siempre habrá imprevistos, pero para que el resto de las funciones y tareas transcurran sin problema podemos contar con una serie de herramientas que nos ayuden y faciliten la tarea:

1. Las Check List. Durante la preparación del evento, habremos ido redactando una serie de checklist que debemos tener a mano durante el evento.
2. Otras herramientas. En este apartado vamos a incluir todas las cosas que puede que no se te ocurra llevar al montaje y al desarrollo del evento y que resultan de gran utilidad.

Atención al cliente y al visitante.

En primer lugar, debemos establecer categorías para definir el tipo de atención que se dará a cada una de estas categorías, dónde se llevará a cabo y quién será la persona encargada de ello.

El número y tipo de categorías dependerá en función del evento, pero normalmente son clientes, empresa organizadora del evento, patrocinadores, colaboradores.

Una vez definidas las categorías, debemos establecer qué tipo de atención vamos a dar a cada uno de ellos, quién la proporcionará y de qué modo se llevará a cabo.

En el trato con el cliente y con el visitante es importante respetar unas normas básicas para el éxito de esta función, como son:

• Ser siempre cortés
• Mantener el rol profesional
• Comunicar comprensiblemente
• Reaccionar frente al error
• Cumplir todas las promesas

¿Cómo gestionar los imprevistos?

Aunque hayamos pasado semanas, meses, planeando un evento y trabajando en la preproducción, aunque tengamos una experiencia de años organizando eventos, siempre surge algún tipo de improviso en el desarrollo de un evento.

Esto no quiere decir que hayamos realizado mal nuestro trabajo o que el evento sea un fracaso, aunque es cierto que tenemos que intentar minimizar el número de imprevistos que se produzcan en un evento, y la única manera es la preproducción minuciosa, para reducir al máximo las probabilidades de imprevistos.

Aunque la gestión de los imprevistos dependerá de nuestra capacidad de respuesta, de improvisación, de búsqueda de soluciones y de nuestra creatividad, hay una serie de medidas a tener en cuenta cuando el imprevisto se presente:

1. Mantén la calma.
2. La solución más sencilla es, en el 99% de los casos, la solución adecuada.
3. Busca ayuda.
4. No mientas.

La resolución de los problemas, claramente, dependerá de la naturaleza del mismo, del evento en sí, de las posibles opciones y de la capacidad del organizador; pero en general los problemas más frecuentes (y sus posibles soluciones) que se presentan en un evento son:

1. Uno de los ponentes no llega
2. El catering no está a tiempo
3. Hay menos asistentes de los que esperábamos y el espacio es demasiado grande
4. Hemos contratado a 10 azafatas para nuestro evento, pero solo ha venido la mitad

Marketing y comunicación en el evento.

En este plan debemos también incluir las acciones de comunicación y marketing que se llevarán a cabo el día o días del evento, siempre alineadas con los objetivos generales del evento.

Si estamos organizando un evento para la promoción de una nueva bebida de una marca, las acciones de marketing en el evento incluirán:

1. Barra libre de distintos cócteles preparados con esta nueva bebida
2. Merchandising de la marca
3. Regalo de una botella de la nueva bebida para que nuestro target la lleve a casa y la comparta con su entorno (posiblemente target también)

No debemos olvidar tampoco las acciones de comunicación que deban realizarse y que están estructuradas dentro del cronograma de desarrollo el evento, entre las que podemos incluir:

1. Comunicación con financiadores o promotores
2. Comunicación con asistentes
3. Comunicación con ponentes
4. Comunicación con medios
5. Comunicación con personalidades

Desmontaje.

Después de meses e infinidad de horas de trabajo y preparación del evento, ansiedad, estrés y otras emociones; cuando por fin llega el día en unas cuantas horas, todo lo que ha costado un gran esfuerzo diseñar, montar y planificar se acaba, por fin ha finalizado y ahora llega el momento de desmontar y la postproducción.

El desmontaje suele ser mucho más rápido que el montaje y debe contar también con una buena planificación previa para que todo encaje perfectamente.

Seguro, como en todo evento, sobre todo cuando es de grandes dimensiones tendrás personal destinado para la tarea del desmontaje, pero si ha sido una celebración pequeña tal vez seas el encargado de llevarla a cabo.

En cualquier caso, algunas claves que facilitan este trabajo son:

1. Imprescindible contar con cajas, bolsas grandes, papel burbuja, tijeras, cinta para embalar, folios en blanco y rotuladores gruesos para colocar carteles en los que apuntes que contiene cada caja.
2. Si te han prestado material, stands, equipamiento etc., tendrás que devolverlo por lo que también tienes que contar con un transporte apto para hacerlo, además de verificar de que todo se encuentre en perfectas condiciones. En estos casos, es conveniente que hagas un escrito para que la persona que reciba la devolución revise que le entregas todo en buen estado y lo firme a modo de conformidad.
3. Clasifica objetos y materiales para guardarlos en orden, no olvides que muchos de los elementos utilizados te servirán para otro evento o podrás reciclarlos o reutilizarlos.
4. Por lo general cuando los proveedores proporcionan material para el evento, son ellos mismos quienes lo recogen una vez que ha terminado. No te despistes y coordina la retirada con antelación para que no tengas que esperar por ellos o volver otro día, más aún si tienes un plazo y horario limitado para entregar la sala en la que se desarrolló el evento.

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