¿Cómo dar feedback constructivo?

El feedback constructivo es una forma de comunicación en la que se ofrecen comentarios útiles y detallados con el propósito de mejorar en una persona su rendimiento, habilidades o comportamiento.

¿Cómo proporcionar retroalimentación constructiva?

1. Conoce bien el perfil del empleado

Antes de hablar con el empleado, asegúrate de entender quién es, cómo trabaja y cuáles son sus fortalezas y debilidades. Esto te ayudará a personalizar tu feedback para que sea más relevante para él.

2. Elige el lugar y momento adecuado

La elección del entorno y el momento para brindar feedback es altamente importante. Busca un lugar privado y tranquilo donde ambos puedan hablar sin distracciones. Además, elige un momento en el que el empleado esté receptivo y tenga tiempo para una conversación.

3. Emplea un tono de voz apropiado al contexto

Utiliza un tono de voz calmado, respetuoso y profesional durante la conversación. Ten en cuenta que el tono de voz tiene un impacto notorio en cómo se percibe el mensaje. Evita sonar agresivo o sarcástico, ya que esto puede entorpecer la comunicación.

4. Explica la situación detalladamente

Describe claramente los aspectos que el empleado necesita mejorar, y si es posible, utilizando ejemplos tangibles para respaldar tus observaciones. Por ejemplo, en lugar de decir "a menudo llegas tarde al trabajo", podrías ofrecer un ejemplo concreto como "el martes pasado, llegaste tarde a la reunión programada para las 9:00 a.m.

Esto ayudará al empleado a comprender exactamente qué aspectos necesitan mejorar y por qué es importante hacerlo.

5. Evita ser demasiado crítico

Ser demasiado crítico puede hacer que el empleado se sienta atacado, disminuir su autoestima y desmotivarlo en lugar de inspirarlo a mejorar. Un enfoque excesivamente negativo puede crear un ambiente tenso que dificulte la receptividad del empleado al feedback. Hay que plantear el problema, pero de la forma más respetuosa posible.

6. Sé lo más objetivo posible

Al dar feedback, es esencial que tus observaciones estén respaldadas por eventos, acciones o resultados que puedan ser verificados. Esto ayuda a garantizar que el feedback sea justo, imparcial y útil para el empleado, ya que se basa en hechos reales en lugar de percepciones subjetivas.

Por ejemplo, en vez de decir "siento que no estás trabajando lo suficientemente duro", sería más correcto decir "he notado que no has cumplido con los plazos de entrega establecidos en los últimos proyectos".

7. Plantea soluciones

No te limites a identificar problemas; también ofrece sugerencias y soluciones para ayudar al empleado a superar los problemas. No hay que detenerse simplemente en señalar lo que está mal, sino que, además, hay que ayudar en la búsqueda de posibles soluciones.

8. Después de dar tu feedback, escucha al empleado

La retroalimentación debe ser una conversación bidireccional. Después de compartir tus comentarios, permite que el empleado comparta sus pensamientos sobre la situación. Escucha sin interrumpir y demuestra empatía hacia sus preocupaciones.

9. Supervisa su evolución

El proceso de feedback no termina después de la conversación inicial. Haz un seguimiento regular del progreso del empleado y bríndale apoyo continuo según sea necesario. Reconoce sus mejoras, y ajusta tu enfoque de coaching según evolucione la situación.

Ejemplo de feedback constructivo

Recientemente, Juan (jefe de equipo) ha notado que María, quien solía ser muy puntual en la entrega de informes semanales, ha comenzado a retrasarse consistentemente, lo que está afectando la planificación del equipo y la calidad del trabajo.

A continuación, se muestra la manera en cómo se podría brindar a María un feedback constructivo:

1. “María, en nuestra empresa valoramos enormemente tus habilidades y tu compromiso con el trabajo. Tu capacidad para generar informes ha sido fundamental para el éxito del equipo durante los últimos meses”

2. “Sin embargo, me gustaría discutir  contigo algo importante relacionado con tu trabajo. ¿Podemos reunirnos mañana después del almuerzo en mi oficina?”

3. “He notado que en las últimas tres semanas, tus informes semanales han llegado con un retraso promedio de dos días, lo que está generando dificultades en la planificación del equipo y comprometiendo la calidad de nuestro trabajo”

4. “Estos retrasos son evidentes en los registros de entrega y han sido notados por varios miembros del equipo. Es importante abordar esto para mantener nuestros estándares de calidad y eficiencia”

5. “Me gustaría comprender si hay algún motivo detrás de estos retrasos y cómo podemos trabajar juntos para abordarlos. ¿Hay algún obstáculo o proceso que esté dificultando tu capacidad para completar los informes a tiempo? ¿Necesitas más recursos o apoyo?”

6. “Ahora, me gustaría escuchar tu perspectiva sobre esta situación. ¿Hay algo que te esté impidiendo cumplir con los plazos de entrega? ¿Necesitas algún tipo de ajuste en tus responsabilidades o recursos?”

7. “Estaré monitoreando de cerca tus entregas y estaré disponible para brindarte apoyo adicional si es necesario. Juntos, podemos encontrar soluciones para mejorar tu productividad y mantener la excelencia en nuestro trabajo”