¿Cómo cambiar la estructura organizativa de una empresa?

Con frecuencia, la decisión de cambiar la estructura organizativa de una empresa es tomada por sus directivos. La primera etapa antes de iniciar la adaptación es optimizar los procesos empresariales. En caso de descuidar este aspecto, existe un alto riesgo de que se produzcan desacuerdos sistémicos más adelante. Esto último no sólo se asociará a procesos empresariales incorrectos, sino que también empezará a retraer los recursos necesarios para la modernización.

Acciones para optimizar los procesos empresariales

El proceso de optimización ha de hacerse de forma objetiva. En caso contrario, es posible que, sin saberlo, empiecen a adaptarse a las personalidades. Con el fin de optimizar el organigrama de la estructura empresarial, es necesario realizar las siguientes acciones:

• Elaborar una descripción detallada del sistema existente e indicar los puntos débiles del mismo.
• Hacer una lista de los procesos empresariales más demandados y conocidos en la actualidad (tanto los principales como los relacionados, indicando también todos los cuellos de botella).
• Proporcionar detalles sobre los objetivos de las mejoras previstas, sin dejar de lado la misión principal de la organización y los intereses de sus propietarios.
• Desarrollar un modelo de los nuevos procesos de negocio y luego describir cada nivel de la estructura de forma detallada. De ser posible, intentar crear modelos de diversas variaciones del proceso. De este modo, se podrá evaluar de antemano los aspectos positivos y negativos, teniendo en cuenta los recursos de que dispone la empresa. Luego se puede seleccionar la variante más rentable que exista hasta la fecha.
• Analizar en qué medida la opción elegida se ajusta a los objetivos y permite descubrir los cuellos de botella actuales. Pensar de forma anticipada en los posibles problemas que puede plantear la aplicación de la nueva estrategia.

• Estudiar toda la funcionalidad que se debe centralizar. En este sentido, se deben tener en cuenta indicadores como la capacidad de control de su aplicación, el potencial de reducción de los costes de amortización y la falta total de recursos (incluidos los humanos).
• Se deben desarrollar opciones para la estructura organizativa más óptima, por lo general basadas en los procesos empresariales de la organización. Es preciso evaluar todas las opciones en función de los siguientes puntos:

• En términos económicos, que el beneficio sea mayor.
• La adecuación de los resultados al potencial comercial y a las necesidades de la empresa.
• La coherencia con todos los principios de gestión.
• El acceso a la libre circulación de la información.
• La posibilidad de un control mutuo, cuyos puntos deben quedar fuera de los límites de cualquier proceso empresarial.