¿Por qué asignar y hacer un seguimiento de los flujos financieros?

Mientras más estabilidad quieras, más atención deberás prestar a la gestión. Debes asegurarte de que todos los flujos financieros están contabilizados, de que tienes un plan de inversión y de que calculas las situaciones en las que hay un alto riesgo de pérdida. Es mejor gestionar las finanzas de tu empresa sobre la base de un análisis de datos reales y no de suposiciones.

Ahora bien, si consideras que todo esto es demasiado complicado, te diremos cómo aprender a asignar fondos, qué puedes hacer sin mucho coste adicional y por qué las pequeñas empresas necesitan saber cómo gestionar sus finanzas.

Definición de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera es la representación de la disponibilidad y el movimiento de los recursos financieros de una empresa. El modo más sencillo de contabilizar los recursos es a través de un sistema de estados de flujos de caja, cuentas de pérdidas y ganancias e informes de balance. Conjuntamente, estos informes permiten entender si una empresa está creciendo, la eficiencia con la que trabajan los empleados y cómo aumentar los beneficios.

Estado de flujo de caja

Controla la cantidad de dinero que entra y sale de las cuentas. Indica si hay suficiente dinero para los impuestos, los sueldos, los pagos corrientes, las compras de bienes y las liquidaciones con las contrapartes. Si guarda un estado de tesorería junto con este informe, podrá planificar sus ingresos y gastos con antelación para evitar un desfase de tesorería cuando no tenga dinero para pagar sus facturas.

Declaración de pérdidas y ganancias

Contabiliza los ingresos y gastos de una empresa a partir de trabajos o facturas. Puedes utilizar este informe para calcular el beneficio neto. Hay empresarios que piensan que el beneficio es la cantidad de dinero que hay en la caja. Este dato no es preciso. Se pueden tener muchos pedidos, pero después de pagar todos los gastos generales, no quedará nada para comprar nuevos productos o materias primas. Por el contrario, puede haber una escasez constante de ingresos presentes, pero el beneficio será en forma de existencias en el almacén y de cuentas por cobrar de las contrapartes.

Balance de situación

Contabiliza los activos y pasivos de una empresa. Los activos son todos los bienes de la empresa, incluyendo propiedades, equipos, suministros y consumibles. El pasivo es el dinero con el que se compran los activos. El balance muestra qué es lo que genera más dinero y cuánto está creciendo el negocio.

Un análisis de estos tres informes en conjunto le ayuda a entender de dónde vienen las finanzas y a dónde van. Por ejemplo, un empresario ve en el estado de flujo de caja que no hay dinero, pero en la cuenta de resultados hay beneficios. Luego tiene que revisar el balance y constatar que el beneficio se ha utilizado para comprar bienes y nuevos equipos.

Pero esta situación no sólo dificulta la gestión eficaz de la empresa, sino que también puede acarrear problemas con los bancos y las autoridades fiscales. Si un banco ve que se ingresa dinero con regularidad en una cuenta, que luego se destina íntegramente a una tarjeta personal, sin pagar impuestos ni gastos corrientes, el banco puede considerar que está blanqueando dinero y bloquear su cuenta. Esto se realizaría en base a los criterios para que un banco pueda suspender las transacciones de la cuenta e incluso rescindir un acuerdo de servicio. Uno de estos criterios es el pago de impuestos y pagos corrientes de la cuenta corriente de un empresario.

Mostrar al banco que se equivocó y que la situación se debió únicamente a que tú compartes las finanzas personales y empresariales no será fácil. Te llevará mucho menos tiempo y esfuerzo organizar tus pagos correctamente.

Mantén tus finanzas personales en una tarjeta separada, pero sólo transfiere dinero a la tarjeta cuando hayas realizado todos los pagos de tu negocio. No lo utilices para gastos de empresa. Como mínimo, si no tienes otros ingresos y necesitas utilizar tus propios fondos, transfiere el dinero de tu tarjeta a tu cuenta personal y luego compra desde ahí.

¿Por qué llevar la contabilidad?

Llevar las finanzas no es sólo llevar la contabilidad, calcular los ingresos, los gastos y deducir los impuestos y los salarios. Básicamente consiste en planificar, controlar y analizar el estado económico real de una empresa. Si no tiene un sistema de contabilidad, su empresa no puede crecer. Por el contrario, existe un gran riesgo de quebrar porque en algún momento no ha sido capaz de cerrar el desfase de sus finanzas a tiempo.

Por ejemplo, si tu negocio incluye productos y servicios de temporada, y llevas un control de tus finanzas, puedes prever un descenso de los ingresos en invierno y reservar algunos ingresos de verano por adelantado para los gastos necesarios.

Al registrar cuando se está iniciando en el negocio, se puede rastrear dónde se invierte más dinero y tratar de reducir los gastos. De este modo, podrás ver qué áreas generan más ingresos y cuáles son las que merece la pena desarrollar primero. La capacidad de gestionar las finanzas de una empresa es uno de sus principales motores.

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