¿Qué es un sistema de gestión de la información?

El sistema de gestión de la información (MIS) es un conjunto de herramientas organizativas, técnicas, tecnológicas y de información que se integran en un único sistema para recoger, almacenar, procesar y producir información destinada a realizar funciones de gestión. El sistema de información acumula y procesa la información normativa, de planificación y contable entrante para convertirla en información analítica que sirve de base para prever el desarrollo del sistema de gestión, ajustar los objetivos y planificar un nuevo ciclo de reproducción.

Condiciones para el tratamiento de la información en el sistema:

• La información debe ser íntegra y adecuada.
• La información se facilitará en el momento oportuno.
• La información deberá ser fiable.
• El tratamiento de la información deberá ser económico.
• La información deberá ser adaptable a las necesidades cambiantes de información de los usuarios.

Tipos de sistemas de gestión de la información

La clasificación de los sistemas de gestión de la información se basa en los rasgos más característicos que son propios de los sistemas de información. Como, por ejemplo:

Por la naturaleza de la representación y la organización lógica de la información:

• Los sistemas de información factográficos están concebidos para acumular y almacenar datos en forma de múltiples instancias de uno o varios tipos de elementos estructurales, que reflejan información sobre algunos hechos, acontecimientos, etc., separados de otra información.
• El documento de entrada es el único elemento informativo del sistema de información documental. Cuando se elabora una base de información, la estructuración no se realiza o se hace de forma limitada.
• Los sistemas de información geográfica contienen objetos de información independientes vinculados a una base topográfica electrónica común (mapa electrónico).

Por funciones y tareas:

• Sistemas de información de referencia que proporcionan a los usuarios determinadas clases de objetos (teléfonos, direcciones, literatura, etc.). Por ejemplo, ficheros, directorios electrónicos, cuadernos electrónicos de software o hardware, etc.
• La recuperación de información está destinada a la búsqueda y obtener información según los distintos patrones de investigación.
• El sistema de información tecnológica está concebido para automatizar todo el ciclo de un proceso o los componentes particulares de una estructura de producción u organización.

Por escala:

• Estación de trabajo automatizada local es un conjunto de software y hardware diseñado para implementar funciones de administración en un lugar de trabajo independiente.
• Un complejo de estaciones de trabajo automatizadas interconectadas que implementan en su totalidad las funciones de gestión
• Red informática de puestos de trabajo automatizados que garantiza la integración de las funciones de gestión en una empresa.
• Sistema de Información Corporativa, que ofrece una gestión distribuida con todas las funciones de una empresa a gran escala.

Sistemas de información de gestión empresarial

Es habitual distinguir entre 3 niveles de sistemas de gestión: estratégico, táctico y operativo. Estos niveles tienen sus propias tareas para las que es necesario obtener los datos pertinentes, por ejemplo, consultando el sistema de información. A través de las tecnologías de la información, se procesan las consultas y se genera una respuesta a una consulta concreta. Por consiguiente, en cada uno de los tres niveles de gestión se genera información que sirve de base para tomar las decisiones adecuadas.

Con la ayuda de las tecnologías de la información, que se aplican a los recursos informativos, se crea nueva información o se da en una forma cualitativamente nueva. Tales productos del sistema de información se denominan productos y servicios de información.

Las condiciones del sistema de información de una empresa (en concreto, un sistema de información de gestión empresarial) son las siguientes:

• Posibilidad de acumular cierta experiencia y conocimientos, generalizándolos en forma de procedimientos formalizados y algoritmos de resolución.
• Mejoras y desarrollo continuos.
• Una rápida adaptación a los cambios del entorno y a las nuevas necesidades de la organización.
• Conformidad con las necesidades vitales de las personas, su experiencia, sus conocimientos y su psicología.

Así, un sistema de información de gestión empresarial es un sistema que contiene una descripción del ciclo completo del mercado, desde la planificación empresarial hasta el análisis del rendimiento de la empresa.

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