La fase de ejecución de un proyecto constituye el tercer paso en el ciclo de vida de un proyecto. Es el momento en que se inician todas las tareas planificadas. Esencialmente, es la etapa donde se convierten las ideas en realidad.
¿Qué es la ejecución de un proyecto?
La ejecución de un proyecto alude al período en el que se ponen en práctica todas las actividades definidas en el plan del proyecto. Durante esta fase, se busca convertir la visión del proyecto en resultados tangibles.
Esta etapa suele ser la más prolongada y demandante en comparación con las otras fases del ciclo de vida de un proyecto. Esto se debe a que implica la implementación activa de todas las actividades planificadas, la gestión de múltiples aspectos del proyecto de forma simultánea, y al abordaje de los diferentes problemas que pueden surgir durante la misma.
Asimismo, se hace un esfuerzo para asegurarse de que todos los aspectos fundamentales del proyecto estén bien planificados, comprendidos y ejecutados correctamente desde el principio. Así, se inicia de la mejor forma el proyecto, lo que aumenta las posibilidades de lograr los objetivos planteados.
¿Qué actividades ocurren durante la fase de ejecución de un proyecto?
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Se coordina, dirige y supervisa al equipo de trabajo.
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Se evalúa el avance del proyecto en comparación con los hitos y plazos plasmados.
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Se resuelven los problemas que puedan surgir en el camino.
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Se aborda cualquier conflicto o desacuerdo que surja entre los miembros del equipo.
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Se llevan a cabo reuniones periódicas con el equipo para discutir cuestiones relacionadas sobre el proyecto.
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Se garantiza que los productos entregados cumplan con unos mínimos estándares de calidad.
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Se supervisa constantemente que el proyecto se desarrolle dentro del plazo y presupuesto establecido.
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Se capacita a los miembros del equipo si es necesario, para asegurar que estén equipados con las habilidades y los conocimientos necesarios para realizar sus tareas efectivamente.
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Se realizan modificaciones en el plan del proyecto en caso de ser necesario para adaptarse a cualquier tipo de cambio.
Problemas que pueden surgir durante esta etapa
Debemos tener en cuenta que es bastante común que surjan problemas durante la fase de ejecución de un proyecto. Incluso con una buena planificación, siempre existen problemas imprevistos que pueden surgir. La clave no es evitar por completo los problemas, sino estar preparado para resolverlos rápidamente y minimizar su impacto en el progreso del proyecto.
Algunos ejemplos de problemas que pueden aparecer, son:
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Errores en la estimación de tiempos o costos.
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Problemas de calidad en el trabajo realizado.
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Fallos en equipos.
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Fluctuaciones en los costos de los materiales o servicios.
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Indisponibilidad de personal clave.
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Retrasos en la entrega de materiales.
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Cambios inesperados en los requisitos del cliente.
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Dificultades para obtener permisos o licencias.