Etapas del proceso de negociación comercial

Preparación

Una buena preparación es el camino que puede asegurar el poder llegar a una negociación satisfactoria. En esta fase el otro negociador aún no está presente, pues se trata del planteamiento inicial, donde se recogen todos los datos para poder comenzar la negociación en la mejor posición posible.

Uno de los temas prioritarios en la fase de preparación es fijar objetivos y darles un orden de prioridad para su tratamiento en la mesa de negociación. Para establecer este orden de preferencia en los objetivos, se puede utilizar como método el T.P.G. para clarificar las ideas y organizar la estrategia.

Objetivos que tienen que alcanzar

Configuran la base de la posición negociadora, ya que son aquellos objetivos que tenemos que alcanzar y sin los cuales no habrá acuerdo.

Tienen una relación directa con los intereses básicos de una negociación.

Objetivos que pueden alcanzar

Estos son menos básicos que los primeros. Dentro de la gama de los objetivos, estos representan el elemento ambicioso. Se tratan de conseguir una vez asegurados los de tipo T.

Objetivos que le gustaría alcanzar al negociador

Estos son los objetivos más ambiciosos que se pueden obtener en la condiciones óptimas, por lo que si los tuviésemos que sacrificar no nos sentiríamos demasiado autocráticos.

Información que se debe recabar:

Quiénes son los integrantes del grupo de negociación: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes
Qué poder de negociación tienen
Puntos fuertes y puntos débiles
Actitudes en la comunicación mantenida con el grupo negociador
Orden de prioridad de sus objetivos en la negociación
Orden de importancia de los resultados que se proponen alcanzar

Planteamiento de la negociación:

Elaboración de la estrategia para alcanzar los objetivos, así como de las tácticas que se emplearán para lograrlos
Qué postura se adoptará en la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder
Fijar cuál será la posición o la oferta inicial, la posición a mantener, así como el nivel de flexibilidad
Seleccionar el escenario adecuado: lugar, atenciones, servicios, etc., que ayude a crear un ambiente acorde a la estrategia a seguir, al nivel de la negociación y a la imagen que se pretende proyectar sobre la otra parte
Determinar el lugar y hora de la reunión
Orden del día: asuntos a tratar por orden de importancia
Resultados deseados por orden de prioridad
Definición del papel que debe desempeñar cada uno de los participantes en la negociación

Apertura

En la fase de apertura los negociadores entran en contacto, reuniéndose por primera vez. Las personas negocian en muchas ocasiones porque creen tener un conflicto de derechos e intereses, por consiguiente, suele ser el momento de más desconfianza mutua.

Finalidades del proceso de apertura:

Reducir la tensión, mostrando interés por el otro, haciendo preguntas de cortesía y comunicándole que se tiene una oferta que le puede interesar
Definir un objetivo. Una vez vencida la tensión inicial, se debe comunicar el porqué se está allí, explicando los intereses, la oferta que se quiera transmitir, o las necesidades que se pueden satisfacer
Acordar el proceso, concretando cómo se va a trabajar juntos durante la negociación, en qué local, durante cuánto tiempo, qué puntos serán discutidos. El acuerdo sobre el proceso forma parte de la obtención de acuerdos durante la negociación
Actitud de socio-colaborador, al principio de la negociación el interlocutor ve un contrario que va a obtener todo lo que puede. Debe conseguirse que sienta que habla con alguien que busca que ambos ganen, y que la negociación es justa

Discusión

La discusión es la fase del tanteo, donde al final quedarán expuestas las posiciones de ambos, que normalmente suelen estar separadas. Es el momento de explorar las necesidades, expectativas y motivaciones del interlocutor y qué es lo que más le interesa.

En esta fase se descubrirán las ventajas de llegar a un acuerdo, o si por el contrario no es posible.

Pasos que se suelen dar en una discusión:

Saber cómo preguntar y escuchar antes de hablar
Dar respuestas constructivas
Hacer los primeros tanteos
Consolidar las posiciones por ambas partes
Revisar los objetivos para ver las coincidencias

Propuestas

En el contexto de una negociación, una propuesta es una oferta o una petición diferente de la posición inicial. Se trata de no limitarse a expresar reclamaciones, sino proponer soluciones.

Esta solución es una propuesta, haciendo que el centro de la discusión pase del problema a la propuesta. Son las propuestas las que se negocian, no las discusiones, aunque las propuestas pueden ser objeto de discusión. La salida de una discusión es una propuesta.

Clasificación de las propuestas
Propuestas Iniciales	En los primeros contactos el lenguaje debe ser exploratorio y no comprometedor, para desarrollar ciertas posibilidades de aceptación.
Concesiones	No deben hacerse sin contrapartida, se puede ceder si interesa, pero pidiendo algo a cambio. Se debe estar preparado para ceder, pero sin hacer la mejor oferta al principio. Se debe empezar por la situación más dura y defenderla inicialmente, e ir cediendo a cambio de contrapartidas.
Zonas de Entendimiento	Por poco que se acerquen las propuestas, se habrá conseguido una zona de entendimiento. Hay que apoyarse en ella mostrándola como una victoria del interlocutor. Nunca se debe querer aparentar ser el ganador, debe dejarse ese honor para la otra parte. Es mejor aparentar ser quien está cediendo ya mucho, y está dudando si la operación le interesa.

Cierre y Acuerdo

La finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. De ahí que se tenga que presentar una alternativa de forma que quede clara la determinación de no hacer más concesiones y que lo que interesa a la otra parte es llegar a un acuerdo en ese momento.

El acuerdo es la última etapa de la negociación. En este momento se debe concretar el acuerdo y escribirlo, leerlo y aprobar un resumen de cada uno de los puntos negociados.

Aspectos a tener en cuenta:

Se debe esperar al momento oportuno
El opositor debe creer lo que se le está diciendo
Debe ser aceptable porque satisface un número suficiente de necesidades de la otra parte
No se debe mostrar entusiasmo, ni dejar la sensación de haber ganado al interlocutor
Dudar en conceder un acuerdo, aparentando que quizás no convenga la operación
Dar un ultimátum y cumplirlo, es necesario en algunos momentos decir firmemente que es la última propuesta