En la actualidad, todo está dispuesto para iniciar y desarrollar un negocio, especialmente en el ámbito digital: desde las diversas formas de obtener fondos (plataformas de crowdfunding, sistemas de subvenciones, business angels, etc.) hasta la ausencia de la necesidad de alquilar una oficina, ya que se puede trabajar a distancia desde diversas partes del mundo. También la contratación se ha vuelto mucho más fácil: basta con elegir entre miles de currículos en cualquier sitio internacional de búsqueda de empleo.
No obstante, si el grupo de reclutados se convierte en un auténtico equipo y si esto funciona eficazmente es otra cuestión. Lo importante es encontrar un equipo con verdadero talento, no sólo motivado y capaz de hacer brotar ideas útiles, sino que además comparta la visión profesional del empresario. Para que no desaprovechen su potencial y ayuden a todos a avanzar hacia el mismo objetivo.
La eficacia de un equipo es su capacidad para alcanzar cuatro objetivos:
- Innovar (los equipos son eficaces si son capaces de responder a las demandas de su entorno).
- Mejorar el rendimiento (el rendimiento es alcanzar los objetivos de la empresa con un uso mínimo de recursos).
- Calidad de los productos y servicios (se trata de productos y servicios sin defectos, que responden a las necesidades de los clientes).
- Satisfacer las necesidades de los colaboradores (la capacidad del equipo para ganarse la lealtad de sus miembros, para inspirarlos y para cubrir sus necesidades básicas).
1. Fijar un objetivo general claro
Un equipo de alto rendimiento sabe a dónde va, por qué y para qué hace su trabajo. Todo equipo de alto rendimiento tiene un objetivo o misión compartida que inspira a sus miembros. Es un concepto mucho más amplio que el de los objetivos; expresa la razón de ser de ese equipo, su finalidad social. Expresando los valores profundos de los miembros del equipo, la misión establece el impulso del trabajo, su dirección, además de garantizar la coherencia. Siempre es único, poco convencional, y contiene la singularidad del equipo. Y definitivamente no se trata de obtener un beneficio, sino que es una labor desinteresada.
Todo miembro del equipo entiende la misión y el propósito de su empresa, es decir, si ha decidido que el mundo debe librarse de la enfermedad de Parkinson, ese debe ser el objetivo de todos los empleados. No basta con ponerlo en la página web de la empresa o en un folleto, sino que hay que articularlo en todas las reuniones para que lo capten todos los miembros del equipo.
Principales características de un auténtico equipo:
- Tener un objetivo común que sea conocido por todos los participantes y que sea igualmente importante para cada uno de ellos.
- Motivación y conciencia. Todos los miembros del equipo desean sinceramente que el objetivo se haga realidad. Es importante para ellos, por lo que trabajan para obtener resultados. Los logros del equipo son el mayor valor de sus miembros, por lo que nadie escatima recursos personales.
- Un determinado tamaño. Un equipo no puede ser demasiado grande, ni puede estar formado por una sola persona. El número óptimo de participantes es de 5 a 10. Puede haber más, pero esto requiere recursos organizativos adicionales.
- No hay jerarquía. Existe una estructura organizativa dentro del equipo, pero no es jerárquica. Todos los miembros son iguales en estatus y derechos de voto.
- Colegialidad. Las decisiones en el equipo se toman conjuntamente mediante una discusión.
- Sincronización de actividades. Las acciones de los participantes están coordinadas, no se duplican ni se contradicen entre sí.
- Discusión periódica de los resultados. Los miembros del equipo discuten y analizan su trabajo y reciben comentarios de los demás.
2. Organizar un intercambio constante de conocimientos
Con frecuencia, a algunas personas de alto rendimiento les gusta trabajar solas, por su cuenta. Si bien no es malo que los empleados no tengan que hacer preguntas constantemente para hacer su trabajo, esto tiene un impacto negativo en la cooperación y el ambiente de equipo.
Por ello, las preguntas frecuentes son una bendición más que una desgracia. Intenta resolver todos los problemas juntos, de esta manera creas una continuidad de conocimientos y desarrollas un enfoque unificado para resolver los problemas, uniendo al equipo. También permite desarrollar algoritmos claros para los procesos que pueden derivarse a plantillas separadas. Esto facilitará el trabajo de todo el equipo en el futuro.
Elementos básicos que determinan la calidad del trabajo en equipo:
- Comunicación. Su frecuencia, estructura y apertura dependen de las tareas específicas y del equipo concreto. Si hay que revisar algún procedimiento importante y tomar decisiones, el trabajo rutinario deberá llevarse a cabo lo antes posible. Si es necesaria una sesión de brainstorming, bastará con una reunión plenaria o en línea.
- Coordinación. Cada miembro del equipo debe comprender cómo contribuyen él y cada uno de sus compañeros al resultado global, cuál es la relación entre cada contribución.
- Proporción de las contribuciones. El mayor efecto del trabajo del equipo se consigue cuando cada empleado intenta utilizar sus propios conocimientos y experiencia con la mayor eficacia.
- Apoyo. Cada miembro del equipo no debe ser competitivo, sino cooperativo desde el principio. La consecución del objetivo común depende de lo bien que cada miembro del equipo haga su parte. Deben tratarse con respeto, ayudarse y animarse mutuamente
- Esfuerzos por conseguir un resultado en equipo. Los miembros del equipo deben dar prioridad a las tareas del equipo sobre las suyas propias.
- Cohesión del equipo. Es importante que los miembros del equipo se lleven bien entre sí y que el espíritu de equipo sea fuerte.
3. Desarrollar un entorno para la comunicación y eliminar las barreras
La clave de una organización eficaz reside en la comunicación, tanto entre los empleados como entre éstos y la dirección. Las reuniones pequeñas con el titular de la empresa y/o los directivos serán bastante eficaces en este sentido. No olvides destacar y celebrar los éxitos del equipo, es muy motivador para la gente.
Un par de veces al mes es conveniente celebrar reuniones conjuntas con el equipo para saber qué es lo que preocupa al personal, qué es lo que están viviendo, es decir, para conocer su opinión, en una simple conversación. Asimismo, es necesario dedicar tiempo a reunirse o hablar con cada uno de los miembros del equipo en privado. De este modo, conocerás las opiniones de cada miembro, que no están dispuestas a expresar en una asamblea general. Es posible que esto desvele problemas ocultos.
Factores internos que afectan a la consolidación del equipo:
- La voluntad de la alta dirección de delegar autoridad y responsabilidad a los miembros del equipo, sin la cual el equipo no tendrá el grado de libertad necesario.
- Experiencia con los equipos, para los directivos, y en el equipo, para los miembros del equipo que trabajan para resolver el problema.
- Detalles operativos.
- Sistemas de motivación, compensación y otros incentivos adoptados por la organización.
Conseguir que tu equipo trabaje con eficacia es un arte, pero dominarlo es realista. Lo principal es no rendirse, intentar seguir trabajando. Por algo dijo una vez el brillante empresario Henry Ford: Reunirse es un comienzo; mantenerse juntos es un progreso; trabajar juntos es un éxito.
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