Variables que influyen en la gestión del stock

Cuando se pretende llevar a cabo una correcta gestión del stock, antes de tomar decisiones debemos tener en cuenta las variables que pueden afectar sobre las medidas tomadas por la empresa.

El nivel de servicio ofertado

Es la operatibilidad de la empresa para hacer frente a la demanda el cliente en el momento de la compra. Para calcular el nivel deservicio J. Saint Cric, en su obra El Merchandising aplica la siguiente fórmula: Nivel de servicio (%) = Ventas *100/Demanda

Expresa el % de demanda, en unidades monetarias o productos, que se puede satisfacer con los stocks disponibles. Un nivel de servicio alto significa que los clientes encontrarán la mayoría de los productos que desean adquirir. Pero, si establecemos un nivel de servicio del 99%, nos comprometemos a tener disponibles el 99% de los productos que buscan los clientes. Esta decisión obliga a la empresa a tener un nivel elevado de stock y como consecuencia se encarecen los costes de mantenimiento. No obstante, los problemas relacionados con el nivel de servicio aparecen cuando existen variaciones imprevisibles de la demanda o los plazos de entrega de proveedores que pueden provocar rotura del stock. Por eso, cuanto más elevado sea el nivel de servicio, mayor será el stock de seguridad necesario para evitar situaciones de insatisfacción o la pérdida del cliente.

La previsión de ventas

Nos ayuda a establecer el nivel óptimo de mercancías a tener en stock. Una vez identificados los artículos de mayor demanda centrarnos en ellos la previsión de ventas; recopilando datos históricos a fin de anticiparse a la demanda futura y poder decidir las cantidades y el momento para adquirir cada producto, lo que hará que, a mayor precisión en la previsión de ventas, menor será el stock de seguridad necesario y mayor será el nivel de servicio al cliente.

Para que las previsiones de ventas sean realistas debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. Evolución de las ventas de períodos anteriores. Analizando las ventas del año anterior o un promedio de los últimos años podemos conocer la evolución que sigue cada producto y utilizar los datos como indicador de ventas futuras.
2. Variaciones sobre las ventas de los últimos años. El índice promedio de variación nos permite detectar si las ventas, del producto en estudio, siguen una tendencia al alza o a la baja y analizar las posibles causas y otros factores que puedan afectar a las ventas futuras.
3. Estado del mercado. La actividad económica sigue unos ciclos ascendentes y descendentes que influyen en el consumo, conocer la evolución de la economía nos ayudará a planificar la previsión de ventas.
4. Evolución de la competencia. Cuando se produce algún cambio como: aparición de nuevos productos o puntos de venta, nuevas estrategias comerciales de los existentes o la pérdida de imagen del producto o del establecimiento; estos acontecimientos influyen positiva o negativamente en las ventas futuras.

Los costes de gestión

La empresa necesita almacenar ciertas cantidades de materiales y productos, pero también debemos ser conscientes del coste que genera dicho stock. Los costes que se originan por la gestión del stock almacenado son de cuatro tipos: de adquisición, de almacenaje, de aprovisionamiento y por rotura de stock.

El coste de adquisición se corresponde con el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura (deducidos los descuentos) y sumados todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases y embalajes, transportes, seguros, aranceles... (en la unidad siguiente veremos el cálculo de costes y su aplicación al producto).

Se dividen en:

1. Costes de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como consecuencia de mantener los artículos almacenados o en depósito. Entre ellos se encuentran los siguientes:
   1. Coste del capital invertido. El valor de los productos almacenados es un dinero que está inmovilizado por un período de tiempo más o menos largo. Si, por ejemplo, dicho capital se invierte en fondos de inversión, acciones, etc., podremos obtener una rentabilidad.
   2. El riesgo al que está sometido el stock. La depreciación que puede sufrir el producto por mermas, obsolescencia, roturas, accidentes, deterioros, robos... y, además, la prima del seguro que se contrata para cubrir algunos siniestros.
   3. Los costes del inmovilizado, es decir, local, instalaciones y maquinaria. Comprenden la amortización del capital invertido en su adquisición o gastos de alquiler, si no es de propiedad, y otros gastos como impuestos, suministros, vigilancia, etc.
   4. Los gastos para alargar la vida útil de las mercancías almacenadas, como calefacción o refrigeración cuando necesitan temperatura especial o aislamiento térmico.
2. Costes de aprovisionamiento son aquellos gastos en los que se concurre cada vez que se realiza un pedido.
3. Costes por rotura de stocks se producen cuando debido a la escasez de artículos, no se puede satisfacer la demanda. Estos costes son difíciles de calcular, por la dificultad que conlleva valorarlos beneficios que dejaremos de ganar al perder ventas durante el tiempo que dure la rotura de stocks; dependen de la reacción del cliente (retrasar la compra, adquirir otro producto, cambiar de establecimiento); y son más difíciles de valorar cuando las consecuencias son la pérdida del cliente. Cuando la rotura de stocks se produce en la empresa industrial la falta de materiales puede paralizar el proceso productivo y además hay que soportar los costes fijos hasta que llega el aprovisionamiento de dichos materiales.

El plazo de entrega de proveedores

Es el tiempo que transcurre desde que se emite el pedido hasta que llegan las mercancías y éstas se encuentran disponibles por el cliente o su incorporación en el proceso productivo.

Dicho plazo se puede dividir en los siguientes tiempos:

1. Realización y envío del pedido, por el cliente.
2. Preparación, por el vendedor, de los materiales que solicita el comprador.
3. Duración del transporte.
4. Recepción de la mercancía.

Si logramos reducir los plazos de entrega, disminuye el stock total necesario; con ello, mejoramos la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock. En este sentido es muy importante cualquier esfuerzo que haga la empresa para mejorar la colaboración con sus proveedores.

Un ejemplo claro de este esfuerzo de colaboración es el que están realizando los supermercados y otras empresas que trabajan con cadenas de distribución; utilizan el sistema EDI (intercambio electrónico de datos) para enviar el pedido desde el ordenador del comprador al del proveedor, reduciendo así los tiempos de emisión y recepción del pedido.

Nivel tamaño del stock

El nivel de stock debe de tener en cuenta de manera determinante dos factores:

1. El equilibrio con el ritmo de producción.
2. Las ventas de cada producto.

Si el nivel se stock es elevado, implica un aumento en los costes, ya que se ha aumentado el dinero dedicado tanto a la compra de mercancía, como a la realización de las labores de almacén, etc., y si, por el contrario, un nivel de stock bajo, implica que la empresa corra el riesgo de que el nivel de insatisfacción de los clientes aumente, hasta el punto de poder llegar a perderlos.

Para evitar estas situaciones de stock elevado o insuficiente, se debe de intentar:

1. Los productos almacenados, deben de equivaler a dos periodos de ventas o periodos de producción.
2. Ser capaces de entregar la mercancía en plazos de entrega establecidos.
3. Que los niveles de stock almacenados, sean capaces de satisfacer la demanda y a su vez, tener margen de maniobra ante posibles variaciones, tanto en los plazos de entrega, como en los volúmenes demandados.

El stock total

Es el nivel máximo de existencias máximas de un artículo.

Está formado por:

1. Stock activo, que hace posible que después de servir un pedido, el almacén vuelva a reponer existencias durante la recepción de dos pedidos consecutivos y el plazo de entrega del proveedor.
2. Stock de exposición, se crea sólo en las empresas con venta directa al público, está formado por los artículos que están expuestos en estanterías a las cuales el cliente, tiene acceso directo cuando realiza la compra.
3. Stock de seguridad, es un stock que se crea a fin de evitar roturas de stock y de esta manera protegerse para hacer frente a la demanda no prevista o retraso del aprovisionamiento.

Hay que diferenciar entre:

1. Representación del stock: Las existencias de un almacén oscilan entre un nivel máximo y un nivel mínimo. El ciclo del stock, cuando el consumo y el aprovisionamiento se mantienen constantes, se refleja como los dientes de una sierra y los niveles máximo y mínimo siempre alcanzan el mismo valor.
2. Rotación del stock: La rotación del stock es el número de veces que durante un período de tiempo (año, trimestre, mes, etc.) se renuevan las existencias y recuperamos la inversión del capital invertido. Hasta que la empresa, no ha cobrado por la venta de las materias que salen del almacén, no recupera la inversión realizada, más el beneficio planificado por la empresa.