Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y comunicación que atiende a distintas clasificaciones.

Eventos corporativos externos

Hablamos de eventos corporativos externos cuando el principal objetivo del mismo es comunicar, promover, o interrelacionarse con actores externos a la esfera corporativa. La clave es que existan personas, colectivos o instituciones externas que participen en el evento.

Existen una amplia variedad de eventos corporativos externos, en función de los organizadores y del objetivo específico que persigan. Pueden ser organizados por cualquier tipo de institución, ya sea pública o privada.

Entre ellos, podemos destacar:

1. Eventos con finalidad comercial. La mayor parte de las empresas cuentan, dentro de su departamento de marketing o comunicación, con un presupuesto asignado para la realización de eventos externos con finalidad comercial. Entendemos por estos, a los eventos promovidos por una entidad con fines de lucro, fruto de su propia actividad o consecuencia de una acción determinada que se dirige a la captación directa de recursos económicos. Ejemplos de este tipo de eventos pueden ser desde el celebrado para la presentación oficial de un coche (ya sea dentro de un concesionario o en otro lugar), la fiesta para la presentación de un nuevo producto, la puesta en marcha de una feria, la presentación de un libro, etc.
2. Roads Show. Son giras promocionales, eventos itinerantes que pretenden acercar la marca o el producto a un target (público objetivo) amplio mediante un tour o gira promocional que recorre diversos puntos de una geografía. Estas giras se pueden realizar con un autobús, un camión adaptado, un stand, etc., al aire libre o en localizaciones cerradas. Es un formato de evento promocional en alza porque permite un contacto directo con el público que se acerca de manera voluntaria.
3. Hay que destacar un tipo de evento que especialmente en los últimos años se está haciendo muy popular en nuestro país, que son los llamados “Eventos Networking”. Aunque no siempre son un evento corporativo público, ya que en ocasiones son organizados por particulares con intereses orientados en alguna materia en particular, lo cierto es que su finalidad si se relaciona con el mundo empresarial, no directamente con la venta de productos, pero sí con la creación de redes y contactos a nivel profesional.
4. Eventos institucionales. Pueden ser organizados por instituciones públicas o privadas, pero no tienen finalidad comercial directa. Son eventos relacionados con su actividad corporativa o competencial, o pueden estar relacionados con aniversarios, conmemoraciones o inauguraciones, siendo siempre el reflejo de su actividad de tipo corporativo. Son eventos institucionales el acto de colocación de primera piedra, la toma de posesión de un alcalde, la inauguración de una universidad, la inauguración de la sede corporativa de un banco, la entrega de los Premios Príncipe de Asturias, etc.

Eventos corporativos internos

Constituyen sin duda un alto porcentaje de los eventos que se organizan cada año, y se trata de eventos producidos por empresas, corporaciones, o instituciones cuyo target son sus propios empleados, con varios objetivos, que pueden ir desde la presentación de nuevos productos, la presentación de los resultados, la motivación de equipos, la creación de identidad corporativa, etc.

Aunque existen muchos formatos de realización de estos eventos, destacamos los más habituales:

1. Outdoor. Son eventos al aire libre que exigen desplazamiento y que mezclan formación e incentivo con actividades como paintball, karting, vuelos en globo, actividades deportivas de todo tipo, tiro con arco, quads, tirolinas, golf, vuelos con helicóptero… Desde los departamentos de recursos humanos de las empresas los definen habitualmente como “acciones formativas en el exterior pensadas para mejorar las relaciones humanas y de comunicación, la organización del trabajo, las técnicas de liderazgo, la toma de decisiones bajo factores de presión, la resolución de problemas sobre el terreno y la capacidad de motivación individual y colectiva”.
2. Outdoor Training. Son eventos en los que se coordina la formación tradicional hecha a medida para las empresas con ejercicios, actividades al aire libre y con una metodología vivencial que está basada en el aprendizaje a través de la experiencia directa, en un clima distendido y donde se realizan actividades que combinan la competitividad deportiva, la diversión y el trabajo en equipo, abordándose aquellos aspectos que resultan cruciales para la gestión de recursos humanos en toda la organización, siendo el elemento diferenciador la realización en un entorno fuera del confort de las oficinas donde se busca potenciar en el personal una serie de habilidades y comportamientos que les serán muy útiles en el trabajo diario. A través de juegos o actividades al aire libre o espacios abiertos y de la mano de un formador (o facilitador), se busca que el grupo detecte los puntos fuertes y débiles derivados de los comportamientos del equipo y vincular estas actitudes a las conductas habituales en el trabajo. Se combinan la competitividad, el trabajo en equipo, el liderazgo y la comunicación. Una vez realizada la actividad, la empresa realiza un análisis y evaluación y elabora un plan de acción con los diferentes aspectos a mejorar.

En resumen, son actividades cuya finalidad es descubrir, integrar y potenciar las diferentes capacidades de los trabajadores de una empresa.

1. Team Building. Son programas de actividades de aventura orientados a fomentar las relaciones personales, cohesionar equipos y motivar a los participantes de una forma dinámica, divertida y emocionante. Pueden ser la actividad en sí o el complemento para reuniones de empresa, convenciones o viajes de incentivo. Basadas en el “aprendizaje experiencial”, podemos encontrar una gran oferta de contenidos, como escalada, navegación, kayakin, rappel, construcción de balsas, rafting, rutas en bicicletas de montaña, conducción 4x4, orientación y supervivencia, espeleología y otros muchos juegos de interior y al aire libre, así como una amplia gama de tareas multidisciplinares de resolución de problemas.
2. Indoor. Eventos de motivación similares a los anteriores, pero que se realizan en lugares interiores, desde las propias oficinas a un palacio de congresos.

Eventos sociales

Entendemos como eventos sociales aquellos que tienen como objetivo principal el encuentro entre personas, sin que medie otro interés que la convivencia y la relación social. Normalmente en los actos sociales media un evento de tipo gastronómico.

Los eventos sociales más conocidos son las bodas, los bautizos y las comuniones; pero también son eventos sociales el homenaje que se da a un trabajador que se jubila o la comida ofrecida por la participación en un congreso.

Eventos culturales

Promovidos por cualquier entidad, su objetivo fundamental es desarrollar o dar a conocer actividades de tipo cultural, ya sean conciertos, exposiciones, entregas de premios de carácter cultural, recitales, etc.

Eventos musicales

Los eventos musicales son eventos de carácter cultural que, dependen de su contenido, complejidad en la organización y habitualidad. Los eventos musicales pueden ir desde un pequeño concierto hasta grandes festivales internacionales.

Eventos de ONG’s

Las Organizaciones No Gubernamentales, o entidades del tercer sector, han adoptado también los eventos como herramienta de comunicación para sus propósitos tanto de sensibilización como de captación de fondos.

Se caracterizan por estar organizados por una o varias ONG’s y habitualmente cuentan con el patrocinio y/o la colaboración de entidades públicas o privadas.

Para las empresas privadas, en los últimos años, participar como patrocinador o colaborador en este tipo de eventos ha supuesto parte de su estrategia de RSC (Responsabilidad Social Corporativa), y parte de su estrategia de reputación de imagen de marca.

Los eventos virtuales

Los eventos virtuales son una de las más recientes innovaciones que en materia de comunicación y eventos han aportado las nuevas tecnologías de la información y las redes sociales.

Un evento virtual es una reunión de personas que comparten un entorno virtual común en la red, en lugar de reunirse en un espacio físico. Los eventos virtuales son altamente interactivos, y se parecen mucho a sus homólogos físicos.

Los eventos virtuales más conocidos actualmente son las ferias virtuales, las ferias de empleo, las conferencias virtuales, las reuniones de ventas virtuales, y en general, cualquier evento susceptible de realizarse a través de Internet.

Dado su potencial de crecimiento y la falta actual de profesionales preparados para este tipo de eventos, hemos dedicado un apartado especial dentro del Manual II a ellos.

Eventos deportivos

Son eventos deportivos todos aquellos relativos a la práctica de actividades deportivas o relacionados con el reconocimiento de los deportistas. Podemos incluir desde grandes eventos deportivos, como los Juegos Olímpicos, hasta maratones, pasando por cualquier tipo de competición deportiva.

Los festivales

El término festival se utiliza para describir a aquellos eventos que se caracterizan por contar con numerosos actos y que pueden durar varios días en uno o varios lugares. A diferencia de los espectáculos aislados, un festival también tiene como una de sus principales características el hecho de que dura muchas horas, aunque dure un sólo día, es decir que no empieza y termina en un par de horas como la mayoría de los eventos y espectáculos.

Al mismo tiempo, un festival tiene el poder de congregar a mucha más gente ya que la variedad de los actos y la publicidad que se le da al festival en sí son mucho mayores. Un festival cuenta con un hilo conductor, en torno al cual se organizan las actividades del mismo.

Grandes eventos

La definición de grandes eventos puede variar entre autores, y entre diferentes países, e incluso dentro de esta categoría podremos distinguir subcategorías de grandes eventos.

En general, podemos decir que los grandes eventos son aquellos que:

1. Generan un importante movimiento económico, social o cultural.
2. Atraen un gran número de participantes a nivel nacional e internacional.
3. Son conocidos a nivel nacional e incluso internacional.
4. Genera una gran cobertura de medios, tanto nacional como internacional.
5. Tienen un periodo de preproducción mucho más largo que los eventos normales.

Ferias, congresos y exposiciones

1. Una feria es un evento económico, social o cultural que puede estar establecido o ser temporal, y que puede tener lugar en sede fija o desarrollarse de forma ambulante. Las ferias suelen estar dedicadas a un tema específico o tener un propósito común. En concreto, en el mundo de los eventos, nos referimos a “ferias” cuando hablamos de instalaciones donde se exponen productos de un único sector comercial o industrial para su promoción y venta, como la “Feria del Libro”, o la “Feria del Calzado”.
2. Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc. Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poder llamar a este evento congreso. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.
3. Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente pública, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos, maquetas varias, temas de debate, etc.), que gozan de interés de un determinado segmento cívico o militar o bien es masivo o popular. Una exposición permanente, organizada y estructurada generalmente histórica o costumbrista constituye una institución llamada museo. Exposición es también referida al acto en el que una persona habla, expone o desarrolla un relato ante un auditorio.

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