Los eventos corporativos forman parte de la estrategia de comunicación de la organización. Cada evento organizado por la empresa tiene una motivación única y diferente, no se concibe de la misma forma una reunión de rutina con el jefe del departamento, que una Junta General de Accionistas, o la entrega de un premio a un compañero.

Reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo son las expresiones constantes y diarias de protocolo en la empresa. En todas las compañías hay diversas modalidades de reunión: las que se producen dentro del departamento entre compañeros, las interdepartamentales, con los superiores, con los sindicatos, con proveedores, con clientes, etc. Las reuniones forman parte de la metodología de trabajo de todas las empresas del mundo sea cual sea su sector.

Las reuniones de trabajo por norma se celebran en el propio centro de negocios, y aunque siempre ha existido la modalidad de la comida o desayuno de trabajo, actualmente los altos directivos para optimizar su tiempo, cada vez recurren más a esta fórmula de reunirse en restaurantes para cerrar acuerdos.

En las reuniones más frecuentes, en las que cada día participamos, excepto que así lo requiramos por alguna circunstancia, por lo general no protocolizamos los asientos. Hoy por hoy, en las reuniones de empresa la premisa va a ser la de mantener la flexibilidad; y es así, básicamente porque los grupos de trabajo y la operatividad son los elementos que primarán sobre las diferentes ordenaciones.

Sin embargo, a continuación, vamos a reseñar una serie de premisas que dentro de la flexibilidad tenemos que tener presentes al organizar reuniones:

1. El puesto del anfitrión (quién convoca) será el lugar principal y más importante de entre todos los demás, (sin distinción de presidencia inglesa o francesa) ya que es el conductor principal de la reunión. En torno a él se situarán el resto de participantes de la reunión (el criterio de ordenación que se impone viene establecido por nuestras necesidades de trabajo).
2. En las reuniones de trabajo no será necesario mantener como en los actos sociales la alternancia hombre-mujer, ya que en entornos profesionales son otros los intereses que priman a este respecto.
3. Cuando necesitemos jerarquizar las reuniones, utilizaremos el sistema de cabecera única jerarquizada, ya que marca claramente la distinción entre el máximo responsable y el resto de los participantes.
4. Si por el contrario las reuniones se producen entre personas que tienen el mismo rango, y queremos optar por protocolizar los asientos, nuestra mejor opción será el sistema de cabecera única equilibrada.
5. Para las reuniones entre departamentos, por lo general, a un lado se coloca un grupo o departamento y frente a ellos el otro departamento. De esta forma utilizaremos la cabecera única simétrica, o la ordenación según el sistema de encuentro o de delegaciones, donde los responsables quedan enfrentados, favoreciendo la comunicación entre las partes.

Los discursos se realizarán según la agenda establecida sin que sea necesario el orden jerárquico para las intervenciones, sino que se hacen según necesidades marcadas por los diferentes proyectos sobre los que se está trabajando.

Firma de Convenios

La firma de convenios en las empresas es uno de los actos tradicionales que se viene repitiendo a lo largo de los años. Se firman convenios para regular actividades de colaboración entre nuestra entidad y otras empresas o instituciones (locales, regionales, nacionales e internacionales). No es necesario que las empresas se dediquen al mismo sector de producción o servicios, es más, lo frecuente es que compañías que se muevan en diferentes ámbitos, se unan para conseguir un mismo fin.

La firma de convenios se realiza para que tenga una repercusión social, de modo que la participación de los medios a este respecto es más que necesaria, fundamental. Los convenios por lo general tienen algún tipo de fin social y los acuerdos alcanzan cierta repercusión sobre el entorno en el que se desarrollan. La difusión del acto mejorará de la imagen de la institución, y de ahí, que los medios de comunicación sean en este tipo de eventos, nuestro principal público objetivo.

En la firma de convenios los actores principales son altos representantes de las empresas que firman, personas que tienen responsabilidad y plena potestad para firmar documentos vinculantes. Pueden ser dos o más las compañías o entidades que intervengan en esta firma, y por tanto, tendremos a tantos representantes en la mesa de presidencia como empresas formen parte del convenio. Presidiendo por supuesto, se encontrará el anfitrión, que será el representante de la empresa de la que parte la idea como anfitriona (o la autoridad con la que nuestra empresa firma convenio). A los lados, en los puestos 2 y 3…. O tantos como sean necesarios, se situarán el resto de firmantes, siguiendo la ordenación en alternancia. Excepto los firmantes, nadie más ajeno a las firmas deberá estar en la mesa.

El acto tendrá lugar en la sede de la empresa, en una zona que esté habilitada a tal efecto. Necesitaremos:

1. Zona de auditorio donde esté situada la presidencia
2. Zona reservada para invitados

Existen dos tipos de convenios:

1. Convenio Simple. Hay una carpeta por cada firmante, y se produce el intercambio de las mismas para que todas las partes firmen en el propio acto. Si se decide hacer una firma de convenio simple, para que no haya jaleo cuando queramos pasar las carpetas, estableceremos la entrega en sentido de las agujas del reloj, y quién está en la esquina, contará con la ayuda de un asistente para que llegue al otro extremo de la mesa y no haya desorden con los cambios.
2. Convenio Múltiple. Hay una carpeta por cada firmante, y no hay intercambio de carpetas. Esta modalidad es la más acertada si hay varias empresas firmantes, así evitamos que haya demasiado movimiento de carpetas y posibles confusiones.

En ambos casos, se firmarán todas las hojas del convenio:

1. Una vez firmado, se pondrán de pie y se darán la mano para sellar el acuerdo. En este momento daremos unos minutos a los medios para que hagan las fotografías oportunas, de modo que el mantendremos el saludo unos segundos más de lo habitual.
2. El anfitrión abre el discurso para dar el turno a los firmantes. El anfitrión como sabemos, es el último en intervenir.
3. Turno de preguntas para los medios.

Junta General de Accionistas

La Junta General de Accionistas es un evento que, por disposición legal, las empresas realizan cada año con objeto de tomar las decisiones necesarias para la buena marcha y funcionamiento de una compañía. Se trata del acto corporativo estrella de todas las entidades, dirigido especialmente a los accionistas y a otras personas que, aunque no poseen acciones, tienen vinculación directa con la sociedad; hablamos de directores, administradores, obligacionistas y cualquier otra persona que se encuentre en esta línea de interés por la empresa.

En este evento, el Consejo de Administración informa de la gestión realizada durante el ejercicio anterior, y se toman mediante acuerdos y votaciones, las pautas y decisiones sobre asuntos comunes que afectan directamente en la marcha de la empresa: elección del Consejo de Administración, informe financiero anual, informes de auditorías consolidadas, política de retribuciones, informes de administradores, texto de propuestas y acuerdos, etc.

Las Juntas Generales de Accionistas se realizan generalmente en instalaciones externas a la sede social de la empresa. Son actos que en la mayor parte de los casos reúnen un gran volumen de personas, y las empresas no suelen disponer de grandes auditorios para dar cabida a este tipo de eventos. Palacios de congresos, centros de negocios, e incluso teatros, son los lugares escogidos para este tipo de reuniones.

La invitación a la Junta General de Accionistas se envía a los socios al menos dos semanas antes de la celebración del evento. Es una invitación de carácter personal, e incluye datos sobre la fecha y el lugar y la hora de la celebración del acto. Es común que en esta convocatoria se adjunte la orden del día para que los socios sepan de antemano de lo que se va a tratar en la sesión. Cada vez es más común, que la convocatoria se haga pública, con una comunicación en uno o varios medios de comunicación escritos de nivel nacional. Los socios confirmarán su asistencia, o en su defecto el equipo de protocolo contactará con ellos.

En la Junta General de Accionistas, la decoración de los espacios debe ser sencilla, de hecho, los espacios donde se desarrollan tampoco se prestan a decoraciones elaboradas. No podemos olvidar que los asistentes van con una misión clara y su atención se dirige a un mismo lugar: la presidencia; y precisamente eso es lo que debemos potenciar.

Sea como sea, la imagen corporativa y el logo de la empresa deben ser bien visibles, y estar presentes tanto en la presidencia, el atril, el material corporativo, e incluso en los símbolos de los que dispongamos (en el ejemplo arriba, detrás del ponente hay una bandera que se intuye por el color, que tendrá el logo de la empresa). Se puede apoyar con colores corporativos en la decoración: alfombra, arreglos florales, iluminación en el suelo etc. Las fórmulas son variadas siempre que nos mantengamos en el margen de cierta discreción, ya que estamos en un evento de empresa y no en un acto lúdico. El escenario y presidencia serán los puntos más fotografiados y filmados por los medios, por tanto, es uno de los puntos que más debemos cuidar al respecto.

En el exterior del auditorio, en la zona reservada para la recepción de los asistentes, se situará un punto de información, lo que comúnmente denominamos stand. Atendido normalmente por un equipo de azafatas o auxiliares de protocolo, en este stand se proporcionará el posible dossier informativo a cada asistente.

El dossier informativo, que contendrá el orden del día y toda la documentación de soporte asociada al evento, deberá estar elaborado bajo los criterios de imagen corporativa de la empresa. Los criterios de colocación para la presidencia en las Juntas de Accionistas están claramente definidos: El Presidente de la Junta General es el Presidente del Consejo de Administración o en su defecto, el Vicepresidente (si existieran varios Vicepresidentes se establecerá el orden establecido en los estatutos de la sociedad). En las Juntas Generales de Accionistas no se da lugar a la cesión de la presidencia, cada miembro por jerarquía interna desarrolla su papel.

Adicionalmente, el Presidente podrá hacerse asistir, si lo desea, por cualquier persona que considere. Junto al Presidente y al Secretario, formarán la Mesa de la Junta General los restantes miembros del Consejo de Administración asistentes a la misma, con la correspondiente ordenación de antigüedad en el cargo. Si son un número elevado, se situarán en el anfiteatro, ya que no podemos hacer una mesa presidencial excesivamente grande.

Una vez finaliza el acto, el Presidente procede a la clausura del mismo. En el anfiteatro se sentarán el resto de asistentes al acto, los más cercanos al escenario serán los miembros del consejo de administración y los altos directivos; en un segundo nivel, al resto de directivos y otros responsables que se considere; y en tercer lugar a los socios.

Entrega de premios

Las entregas de premios en las empresas se dan cada vez con más frecuencia por dos motivos principalmente; como forma de incentivar a los empleados por los buenos resultados obtenidos o para reconocer la trayectoria profesional de alguien que se jubila. Por lo general las entregas de premios se realizan con una periodicidad anual, conforme el ejercicio del año anterior ha finalizado.

Hay ocasiones que la entrega de premios se realiza aprovechando alguna convención de empresa anual, o la tradicional cena de Navidad en la que se reúnen todos los empleados, como una actividad más, que suponga un aliciente añadido al propio acto en sí. La idea de realizarlo así, es que el resto de los empleados sientan igualmente el estímulo para ser competitivos en sus tareas.

Las invitaciones a los asistentes se enviarán con cierta antelación para que cada uno pueda bloquear su agenda y reservar el día para el acontecimiento. Si además ya se conoce el nombre de los premiados, en la misma invitación, en nota anexa, se indicarán en la invitación los nombres de los premiados y una pequeña biografía describiendo sus méritos profesionales.

Los escenarios para las entregas de premios pueden ser de dos tipos, utilizados, además, con la misma frecuencia:

1. Salón, teatro o auditorio donde tiene lugar el acto institucional. Esta es una fórmula mucho más europea. El anfitrión junto con las autoridades, los nominados (o los premiados si ya se conocen los nombres) y el jurado, se sitúan en una zona destacada y diferenciada del resto del público.
2. Salón durante el transcurso de una comida. En América es una representación común que las entregas de premios se hagan en una comida, incluso aunque sea para un número muy elevado de asistentes, sólo tenemos que fijarnos en la ceremonia de entrega de los Globos de Oro que cada año se celebran en California. En este caso, los premios se entregan finalizada la comida, después de los postres.

Las necesidades de escenario planteado en ambos casos no requieren de una gran infraestructura, únicamente de lo que no podemos prescindir es de un sistema de megafonía, y un atril para los discursos, así como de la mesa con los premios, que bien podrá estar presente durante el transcurso del acto, o en el backstage.

Si el acto fuera institucional únicamente, tendríamos que fijarnos además en que las sillas para el jurado y los invitados sean cómodas y apropiadas para un acto de esta envergadura. En caso de que tengamos mesa presidencial, como es habitual, la vestiremos de forma adecuada y no olvidaremos la presencia del logo de la compañía como distintivo.

El protocolo del acto sigue el siguiente esquema:

1. Recibimientos:
   1. Invitados
   2. Jurado
   3. Nominados/premiados
   4. Autoridades/invitado de honor
2. Comienzo del acto. Si es en escenario de comida o cena, el acto comenzaría después de los postres. Si se tratase de un acto institucional, los invitados entrarían primero, después el jurado y los premiados, para en último lugar entrar la mesa presidencial
3. Lectura sobre el premiado. Si hubiera varios, se podrían hacer todas las lecturas juntas
4. Lectura del acta de los premios
5. Entrega del galardón desde la mesa de presidencia
6. Discurso del premiado
7. Salida y despedida de las autoridades de la mesa presidencial
8. Salida de los premiados y el jurado
9. Salida del resto de invitados
10. Cóctel (si no fuera en el escenario de la comida)

Normalmente en las entregas de premios hay un conductor, que se encarga especialmente de las lecturas para que el anfitrión no tenga que hacerlo. No es conveniente que sea voz en off para que los asistentes tengan un referente al que dirigirse. Si hubiera varios galardonados, tras recibir cada uno su premio, ofrecerían sus correspondientes discursos, y así hasta que se hayan entregado todos los galardones.

En los premios que se entregan en las comidas, si sólo hubiera un premiado, se sentará en la mesa presidencial, si por el contrario hubiera más premiados, o si hubiera directamente nominados, se pondrían en su propio espacio o su mesa asignada, eso sí, cerca de la zona de la recogida del premio para que no tengan que sortear varias mesas hasta llegar al lugar de la recogida. Es importante en este sentido que protocolicemos los asientos, tal y como venimos exponiendo.

Es frecuente que cuando se producen entregas de premios, el galardonado asista acompañado de su consorte. A él/ella, tendremos que tenerle en cuenta en el protocolo de los asientos, situado en la misma mesa si es durante un almuerzo, o en lugar destacado si se trata de acto institucional.

Normalmente en este acto, se entregará a los asistentes un programa donde se indican los datos de los premiados, con una breve biografía acompañando para conocer sus méritos. Es interesante si en este evento contamos con un fotógrafo oficial para que deje constancia en imágenes del acto, que posteriormente podrán regalarse a los premiados.