El objetivo de la empresa es reducir los costes totales y con una buena gestión de stocks se puede alcanzar dicho objetivo, ya que los costes que afectan directamente a la gestión del stock son los de adquisición y los de almacenamiento.

Los costes asociados al producto

El coste del producto se obtiene sumando los gastos que se generan en las distintas fases de la actividad empresarial; para analizar dicho coste nos centraremos en las empresas industriales, cuya actividad principal es la fabricación, y las que realizan operaciones de almacenaje y venta al por mayor (mayoristas).

El coste total del producto terminado está formado por:

1. Costes de adquisición: Incluyen tanto el coste de materias primas y otros elementos que se incorporan al producto.
2. Costes de almacenamiento o de posesión: Son los que se originan por mantener y conservar las existencias en el almacén. Si las existencias, han pasado por varios almacenes, se realizará la suma de los costes de todos los almacenes por los que sé que se hayan utilizado durante el ciclo productivo.
3. Costes de fabricación: Son los que se incurren durante todo el proceso de fabricación, desde que se obtiene la materia prima, hasta que se consigue el producto terminado.

El precio de compra es el precio neto que consta en la factura sin incluir el IVA.

El coste de adquisición, es el precio de compra más todos los gastos adicionales hasta que la mercancía llega al almacén del comprador.

El coste de fabricación, resulta del sumatorio de todos los gastos que le supone a la empresa elaborar productos terminados y aptos para la venta desde la materia prima. Los costes de fabricación pueden ser directos e indirectos. Los costes directos son aquellos que forman parte del proceso productivo y a mayor volumen de producción el coste es mayor.

Entre ellos destacan los siguientes:

1. El coste de todos los materiales que adquiera la empresa y que vayan a ser utilizados en la elaboración del producto final
2. El coste de envases y embalajes cuando el producto no se puede vender sin envasar
3. El coste de mano de obra directa
4. El coste de los servicios exteriores
5. El gasto energético consumido por la maquinaria a lo largo del proceso productivo
6. El coste de almacenamiento, manipulación y conservación de materias primas, productos en curso y terminados

Los costes indirectos son todos aquellos que no se pueden imputar a un producto, sección o departamento determinado.

Los gastos generales que se producen en las distintas secciones se recuperan imputándolos a los productos que se fabrican o comercializan, pues en caso contrario la empresa no recupera la inversión.

¿Cómo calcular de coste de adquisición?

El coste de adquisición es igual al importe bruto de cada artículo (mercaderías, materias primas y otros materiales) menos los descuentos aplicados por el proveedor más todos los gastos a cargo del comprador.

El importe bruto es el resultado de multiplicar las cantidades adquiridas de cada artículo por su precio unitario correspondiente.

Los descuentos, son rebajas que se efectúan sobre el importe de la mercancía.

El cálculo de los descuentos se realiza de la siguiente forma:

1. Descuento comercial, se produce cuando el fabricante le realiza la rebaja de un tanto por ciento determinado a un cliente. Cuando el fabricante concede este descuento al mayorista por realizar funciones de almacenaje y distribución se conoce como descuento funcional.
2. Descuento por volumen o “rappel”, se aplica una vez deducido el descuento comercial. Los descuentos por volumen, en la práctica, suelen ser acumulativos y no acumulativos. El rappel acumulativo, se aplica en función de tramos de venta normalmente.
3. Descuento por pronto pago, se concede cuando la compra se pagada automáticamente al contado o antes de que venza el plazo acordado. El descuento por pronto pago se calcula sobre el importe bruto de la factura.
4. Unidades bonificadas, son un número de unidades que se obsequia al cliente, o bien gratis o a un precio más reducido por cada cierto volumen de compra, como ofertas 3 x 2.

Los gastos de compra o adquisición

Cuando en la misma partida se adquieren o transportan artículos de varios tipos, ya sea por conseguir mayores descuentos o por aprovechar mejor el medio de transporte, el problema es: ¿cómo se calculan los gastos que corresponden a cada artículo?

Veamos la aplicación práctica general que se utiliza para cada tipo de gasto:

1. Envases y embalajes. El importe de estos gastos aplica por unidad de producto y embalaje para cada “X” unidades o lote. Cuando los envases sean retornables no se incluyen en el coste, pues el cliente los devuelve al proveedor y éste le abona el importe correspondiente.
2. Transportes. Los gastos de transporte se aplicarán en función de las características de la mercancía y las condiciones de la compañía que realiza el servicio. Se divide el importe total entre los kg, Tm, transportados, para aplicar la cantidad que corresponde a cada artículo en función de su peso. Según el medio utilizado se denomina “portes” (transporte terrestre por carretera o ferrocarril) o “fletes” (transporte fluvial o aéreo).
3. Carga y descarga. Estos gastos se reparten según el peso. Teniendo en cuenta que la carga y descargase pueda hacer de forma manual o se necesiten medios mecánicos.
4. Seguro y arancel. Se aplican según el valor y la naturaleza de la mercancía, ya que el mismo seguro para mercancía fresca, que frágil, etc. no se paga la misma prima de seguro para cubrir los riesgos de artículos como: carne fresca, lunas de cristal, joyas o perlas. Con los aranceles pasa algo similar, los impuestos de importación de maíz, naranjas, tabaco o bebidas alcohólicas son distintos.

Los tipos de costes

Para clasificar los costes que se generan en la actividad empresarial, a efectos de la gestión del stock, antes conviene conocer el comportamiento de los mismos. Además, cuando se fabrican y/o almacenan varias gamas de productos, aunque sea dentro del mismo proceso, generalmente siempre hay unos que ocasionan mayor gasto. Por eso, los tipos de costes que analizaremos se basan más en los aspectos operativos que en los aspectos conceptuales; es decir, separando los distintos componentes del coste se dividen en dos grupos: según su imputación al producto y según el nivel de actividad.

Los costes según su imputación al producto se clasifican en:

1. Directos: son aquellos que se pueden identificar, con la causa que los ha producido.
2. Indirectos: son aquellos gastos comunes que no se pueden atribuir a ningún artículo ni departamento en particular.
3. Semidirectos: son los que no se pueden aplicar directamente a un producto, pedido u orden de fabricación, pero se pueden localizar en un determinado departamento de la empresa.

Según el nivel de actividad los costes se dividen en:

1. Fijos: son aquellos que surgen por el hecho de existir la empresa y funcionar.
2. Variables: son cargas operacionales que varían en función del nivel de actividad en la empresa, están relacionados con la productividad-ventas y el grado de utilización de la capacidad disponible. El importe de los costes variables depende del número de unidades producidas.

El umbral de rentabilidad, es el punto a partir del cual un volumen de producción o ventas el ingreso total supera al coste total. Como en el punto de equilibrio los ingresos únicamente cubren los gastos.

El análisis del umbral de rentabilidad se hace partiendo de las siguientes premisas:

1. Los ingresos son crecientes, y aumentan conforme los hagan o bien las unidades vendidas o el precio.
2. Con forme aumentan la producción, también lo harán los costes variables.
3. Los costes fijos son constantes, no dependen del volumen de producción.
4. Al variar los costes variables, evidentemente también los harán los costes totales.

El volumen óptimo del pedido (VOP)

Si analizamos el comportamiento de estos costes, podremos observar que:

1. A mayor cantidad solicitada, los costes de gestión de pedidos disminuyen. Cuando la cantidad es muy pequeña, nos vemos en la necesidad de hacer muchos pedidos al año y aumentan los gastos de administración, transporte, embalaje, etc.
2. A mayor cantidad de pedido, los costes de posesión serán mayores. Cuando la cantidad almacenada es grande aumentan los gastos propios del inventario, como personal de plantilla, mantenimiento del stock, deterioros, etc.

¿Qué cantidad hay que solicitar para que los costes totales sean mínimos?

La cantidad que debemos solicitar se conoce como “volumen óptimo de pedido” (VOP) y es aquella que genera el mínimo coste de aprovisionamiento. El volumen óptimo de pedido es aquel que iguala los costes de gestión de pedidos y los costes de posesión.

Siguiendo el modelo de Wilson el VOP se obtiene partiendo de las hipótesis siguientes:

1. La demanda (D) es constante por unidad de tiempo; por ejemplo, si al año se necesitan 2.400 unidades, al semestre 1.200, al trimestre 600 y al mes 200.
2. El coste de gestión del pedido (Cg) es constante e independiente de la cantidad solicitada.
3. El coste de posesión (Cp) es constante por unidad de producto y tiempo.
4. No se admite la rotura de stocks, ya que se crea un stock de seguridad.