En la actualidad, dada la complejidad que han alcanzado ciertas operaciones empresariales y el entorno en el que se hallan inmersas las empresas, expuestas a continuos y profundos cambios, a los usuarios de información contable, a veces, les resultan insuficientes los datos que ofrecen el Balance y la cuenta de Pérdidas y ganancias. Por ello, es necesario que a estos documentos les acompañe la Memoria, que amplía y detalla el contenido de aquéllos.
La memoria es un componente más de las cuentas anuales que no se deriva directamente de los libros de contabilidad, y que proporciona información de diversa índole.
Los contenidos de la memoria son los siguientes:
- Actividad de la empresa
- Bases de presentación de las cuentas anuales
- Aplicación de resultados
- Normas de registro y valoración
- Inmovilizado material
- Inversiones inmobiliarias
- Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar
- Instrumentos financieros
- Existencias
- Moneda extranjera
- Situación fiscal
- Ingresos y gastos
- Provisiones y contingencias
- Información sobre medio ambiente
- Retribuciones a largo plazo al personal
- Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
- Subvenciones, donaciones y legados
- Combinaciones de negocios
- Negocios conjuntos
- Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas
- Hechos posteriores al cierre
- Operaciones con partes vinculadas
- Otra información
- Información segmentada
Su contenido es muy flexible, de carácter preferentemente financiero, aunque puede incorporar datos de otro tipo, siempre que estén relacionados de alguna forma con los componentes propiamente contables de los estados financieros, cuya información completan, amplían y comentan.
Al no tener la memoria una forma de presentación rígida o determinada y poseer un contenido informativo extenso y diverso, es conveniente presentar dicha información de forma organizada y recogerla con claridad y concisión. Una información desordenada o excesiva puede ser tan negativa y perjudicial para la imagen fiel como una información insuficiente.
Así pues, la memoria sirve para que el accionista pueda comprender con claridad la situación financiera de la compañía, mediante el análisis de los estados financieros y su relación con la estrategia y modelos de negocio.
Nuestra legislación no dicta una lista exhaustiva de su contenido, se limita a enumerar unos datos mínimos sobre los que cualquier empresa ha de informar (Art. 200 del TRLSA), salvo que éstos sean irrelevantes, para facilitar la comprensión de las otras cuentas anuales y el vislumbre de la imagen fiel. De todos modos, se deben indicar todos aquellos datos necesarios para lograr estos objetivos, estén o no comprendidos en los modelos establecidos.
Los términos incluidos en ella relativos a empresas asociadas, se entienden también referidos a empresas multigrupo que pueden tener que consolidar los estados financieros y reflejar las diferentes operaciones vinculadas. La información que suministra la Memoria ha de ser relevante y comprende datos cuantitativos y cualitativos.
Las notas o apartados a señalar, según el modelo ordinario, son los siguientes:
- Actividad de la empresa. En este apartado, se describe el objeto social de la empresa y la actividad (o actividades) a la que se dedica.
- Bases de presentación de las cuentas anuales:
- Imagen fiel. Comenta las razones por las cuales, para el logro de la imagen fiel, no se cumplen ciertas normas contables. Además, hay que indicar la repercusión de esta actuación en el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Si es necesario añadir datos a los establecidos legalmente, para alcanzar el objetivo de imagen fiel, hay que señalarlos.
- Principios contables. Si no se aplica algún principio contable de obligado cumplimiento, ha de indicarse el porqué y la incidencia de este proceder en los documentos contables. Si se siguen principios contables no obligatorios, hay que especificarlos.
- Comparación de la información. Hay que señalar los motivos por los cuales la estructura del balance o de la cuenta de Pérdidas y ganancias se ha modificado con respecto al ejercicio anterior. Cuando resulte imposible comparar las cifras de las cuentas anuales del ejercicio y del anterior, hay que explicar las razones a las que obedece este hecho. Los ajustes que se efectúen en las cifras del ejercicio anterior, para compararlas con las del ejercicio, hay que comentarlos. En caso contrario, se indica por qué es imposible realizarlos.
- Agrupación de partidas. Si se han agrupado partidas precedidas por números arábigos al redactar el balance o la cuenta de Pérdidas y ganancias, se debe detallar el contenido de la agrupación, salvo que se realice en otro apartado de la Memoria.
- Elementos recogidos en varias partidas. Los elementos patrimoniales registrados en más de una partida del balance, deben ser identificados; asimismo, hay que indicar en qué partidas figuran y en qué cuantía lo hacen.
Con esta información se comentan, y contemplan y se amplían los datos incluidos en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias:
- Distribución de resultados: reservas y política de dividendos
- Normas de valoración: criterios contables aplicables en la valoración de activos, pasivos, ingresos y gastos
- Descripción de las masas patrimoniales
- Existencias: datos adicionales
- Fondos propios
- Situación fiscal: datos complementarios para el análisis de la fiscalidad de la empresa
- Ingresos y gastos
- Cuadro de financiación: este apartado es imprescindible para analizar los movimientos de fondos (inversión financiación, variación de capital circulante o fondo de maniobra) que se ha producido en la empresa