“Un ERP debe tener un BBDD centralizada, mantener la coherencia y unicidad de los datos, así como sus componentes deben estar interrelacionados.”

Introducción al mundo de las herramientas de gestión empresarial

Para gestionar en su totalidad una compañía, no vale solo con un ERP, se necesitará de los diferentes instrumentos que engloban la gestión de esta, la definición de cada una de ellas es:

1. ERP (Enterprise Resource Planning): software de gestión empresarial, que controla los procesos financieros, distribución y producción de una compañía.
2. CRM (Customer Resource Planning): software de gestión empresarial, que controla todos los procesos de adquisición de un cliente campañas de marketing, proceso de venta, garantías y postventa.
3. HCM (Human Capital Management): software de gestión empresarial, que controla todos los procesos de recursos humanos, selección de personal, formación, desarrollo del empleado, ...
4. PAYROLL: software de gestión empresarial, que controla todos los procesos relacionado con la nómina de los empleados....
5. BI (Business Intelligence): software de análisis, que basándose en la información que tiene las diferentes herramientas, ayuda a analizar rápidamente la situación de la compañía, mostrando los indicadores fundamentales que haya decidido la compañía.
6. BPM (Business Process Management): herramienta de modelización de procesos, que es capaza de conjugar en uno solo todos los procesos de las herramientas anteriores, combinándolo en un único procesos compacto y heterogéneo, contiene herramientas que son capaces de determinar los cuellos de botella de los procesos y como solucionar dicho cuello de botella.

¿Qué es un ERP?

Definición y características

El término ERP se corresponde a las siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning). Se puede definir como un Sistema de gestión integrado del conjunto de actividades operativas dentro de una Compañía.

Como características principales que debe cumplir un ERP destacan:

1. Ser Integrado. Los diferentes elementos y procesos de negocio se gestionan interrelacionándose entre sí, compartiendo información.
2. Ser configurable. Un sistema ERP debe permitir configuraciones específicas en función de las necesidades de la Compañía y deben poder ser modificadas en el tiempo según evolucionen sus necesidades.
3. Modularidad. Un ERP debe estar distribuido en diferentes módulos correspondientes a las diferentes áreas de negocio que afecten, sin olvidar que estas áreas están interrelacionadas compartiendo información y procesos.

Aspectos técnicos

Desde una perspectiva técnica los sistemas ERP se traducen en un software utilizado por diferentes departamentos de la compañía. Este software tiene unas características básicas.

1. Una base de datos centralizada donde se almacena la información utilizada por los diferentes procesos.
2. Los datos almacenados deben ser coherentes, comunes y accesibles. Por ejemplo, los módulos que utilicen los mismos datos de un cliente deben poder extraerlos de un origen único.
3. Los elementos del ERP se interrelacionan. El objetivo es el de poder realizar los procesos operativos de la compañía. Por ejemplo, para realizar una operación de venta se relacionan los datos del cliente con los datos del producto o servicio ofrecido.

Componentes

se considera que todo software empresarial, para poder ser denominado como ERP debe tener disponible los siguientes módulos:

1. Financiero. Las principales funcionalidades de este módulo son la contabilidad general, gestión de presupuestos, gestión de cobros y pagos, activos fijos, flujos de caja y gestión de costes.
2. Ventas. Hace referencia a los procesos asociados a operaciones de venta a clientes y la información necesaria de estos para realizarlas.
3. Compras. Consta de los procesos asociados al aprovisionamiento de materiales que requiere la organización, así como la información relevante de los proveedores para realizar estas operaciones.
4. Logística. Asociado a los procesos de gestión de materiales de la empresa, movimientos, almacenamiento, trazabilidad y distribución. Optimiza el flujo de materiales a través del canal de suministro, reduciendo costes y mejorando el servicio.
5. Planificación de la producción. Consta del conjunto de procesos que permiten realizar la manifactura y el seguimiento de productos a una compañía. Optimizará los procesos asociados a la a transformación de materias primas en producto terminado.

Esto no significa que toda compañía que utilice el ERP deba activar y/o utilizar cada uno de estos módulos.

Adicionalmente existen otro gran número de módulos que cada vez son más relevantes en las organizaciones, aunque de forma tradicional no son consideraros

críticos para valorar el software como un ERP.

• Proyectos. Módulo orientado a la gestión de proyectos, no manifacturas, con gestión tareas, recursos y temporizaciones.
• Recursos Humanos. Consta del conjunto de procesos asociados a los empleados de la compañía.

Ciclo de vida

Al igual que cualquier sistema de información se pude analizar las diferentes fases por las que transcurre un ERP dentro de una compañía a lo largo del tiempo.

En la primera etapa, previo al arranque y uso del sistema, se hablará de las fases de adopción, adquisición e implantación. La segunda etapa constatará de las fases de uso y mantenimiento, evolución y, por último, abandono.

1. Fase de adopción

Este punto de partida debe ser una decisión estratégica del Comité de Dirección, ya que tiene un impacto global en el conjunto de la compañía afectando a todos sus ámbitos.

La decisión se basa en analizar diferentes alternativas de cómo gestionar la compañía con un reflejo en los Sistemas de Información.

2. Fase de adquisición

En general se basan en el seguimiento de una serie de “criterios de selección” para una selección objetiva del producto ERP y su implantador, estos criterios abarcan aspectos técnicos, estratégicos y organizativos siempre con una visión global de la compañía.

3. Fase de implantación

Esta tercera fase corresponde a la adaptación entre la compañía y ERP. Dependiendo de la decisión tomada en la fase de adquisición esta adaptación será más o menos costosa, ya que será mayor o menor la distancia de los dos factores.

4. Fase de uso y mantenimiento

Los esfuerzos en esta fase van orientados a mejorar la usabilidad de las funcionalidades activadas, así como ligeros ajustes a realizar para adecuarse a los procesos de negocio.

5. Fase de evolución

A partir de este punto el ERP tiene dos formas de evolución que pueden desarrollarse de forma paralela y en ningún caso son excluyentes.

Una forma de evolución es en relación a los requerimientos de información de elementos internos de la compañía, principalmente orientado a la toma de decisiones por la directiva. Este tipo de evolución se denomina “hacia arriba” ya que se extrae información de los flujos operativos y asciende a los niveles estratégicos representados por los directivos.

6. Fase de abandono

El motivo principal para abandonar un ERP es el mismo por el que es adoptado por las Compañías, dejan de cumplir los objetivos estratégicos buscados.

Principales ERP

Los ERP´s empezaron por una necesidad de los procesos de producción, y con la evolución que sufrieron se convirtieron en tres herramientas fundamental de las empresas:

1. SAP, alemana y líder mundial en este sector. De hecho, en el año 2006, estuvo a punto de realizarse una fusión entre Oracle y Microsoft, pero el tamaño de las compañías no lo permitió.
2. Oracle, americana. En los últimos años ha llevado una estrategia de compra sistemática, rompiendo el mercado con la compra de People soft, que a su vez había comprado JD Edwards. Dejando tres productos finalmente, Oracle JDEdwards Oracle PeopleSoft y Oracle EBusiness Suite (que es el original de Oracle).
3. Microsoft, americana. Con la compra de Navision y Axapta y las combino dentro de un producto llamado Microsoft Dynamics, en su versión AX o NAV

Los ERP´s y las compañías

Es una relación amor odio por un lado los usuarios finales del ERP, que no entienden por qué han de usarlo y ven al sistema como una herramienta que solo le da más trabajo y no entienden muy bien, por qué se les obliga a trabajar con estas herramientas y por otro lado la dirección que entiende la necesidad, pero el coste y el esfuerzo de recursos es muy alto.

Procedimiento

Una de las claves del uso de ERP es que obliga a las compañías, a establecer los procedimientos que contiene el propio ERP para realizar los procesos.

Control

Lo que lleva la implantación del ERP es una mejor forma de controlar los procesos de la compañía y de los activos, productos...

Eficiencia

El ERP al implementar los procesos y el control llevo a servicios automáticos a ser más eficiente.

Ahorro de costes

¿Dónde está el ahorro de costes en servicios automáticos con el nuevo ERP?:

1. Procedimiento: El nuevo procedimiento de almacenes llevo a una reducción de las tareas de almacenes, con un ahorro del 30%, sobre lo establecido con el ERP anterior.
2. Control: Ahorro en mermas de un 9%.
3. Eficiencia: Ahorro del proceso de expedición de un 20%, sobre lo establecido con el ERP anterior.

“La formación debe ser constante a lo largo de la vida del ERP en la Compañía; una mayor formación supone una mejora de las aportaciones de los usuarios al sistema y por tanto a los objetivos estratégicos.”