Un proyecto es un emprendimiento de duración limitada (referido a una actividad) que tiene como objetivo crear un producto, bien o servicio único, o producir un resultado innovador.
Sobre la base de esta definición, 👉la gestión de proyectos debe entenderse como la aplicación de conocimientos, esfuerzo, experiencia, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo.
Además, en el transcurso de la existencia de cualquier organización, así como en el proceso de implementación de cualquier idea seria, tarde o temprano llegará un momento en el que tendremos que tomar una decisión: recurrir a la gestión profesional de proyectos en nuestra actividad o seguir trabajando en el modo anterior.
Importancia de la gestión de proyectos
Tal y como cabe suponer, las organizaciones y empresas siempre tienen una estrategia y unos objetivos, y en el marco de la estrategia aplicada se suelen ejecutar determinados proyectos. La gestión de proyectos es, ante todo, una herramienta para alcanzar objetivos estratégicos. En palabras sencillas, una gestión de proyectos eficaz permite no sólo gestionar los proyectos de forma adecuada, sino también obtener todo el conjunto de medios para alcanzar los objetivos estratégicos, y garantiza la asignación de recursos (tiempo, mano de obra, financieros, etc.) sólo para las tareas, cuya solución llevará a la organización a los objetivos principales.
Si existe un principio unificado de selección de proyectos, el uso de sistemas corporativos de gestión de proyectos (CPMS) hace posible obtener una imagen unificada de la ejecución de la cartera de proyectos, permite controlar el presupuesto, los plazos, el consumo de recursos y el progreso general del proyecto. Entre otras cosas, el uso de sistemas de gestión de proyectos proporciona a la organización transparencia y la posibilidad de evaluar diversos costes (financieros, humanos, de tiempo, etc.) en el contexto del trabajo de los proyectos.
El seguimiento y la transparencia presentados en el proceso de gestión de proyectos permiten encontrar las causas de las desviaciones y los excesos de gastos, optimizando así los recursos y reduciendo su volumen, lo que permite reducir los costes de todo tipo. Asimismo, los métodos sistematizados y estructurados de gestión de proyectos aumentan repetidamente el potencial y la competitividad de las empresas, ayudándolas a alcanzar el éxito y a afianzarse en los nichos elegidos.
Ahora bien, no hay que olvidar que los enfoques de gestión de proyectos y la propia gestión de proyectos no son más que normas y códigos de conocimiento si el trabajo no lo dirige un profesional competente y experimentado con las competencias necesarias. Sin un gestor, ningún proyecto tiene posibilidades de vivir.
El gestor de proyectos
Según hemos señalado, el éxito de cualquier proyecto, ya sea la creación de un producto innovador, el diseño de un sitio web o el lanzamiento de una nueva campaña publicitaria, siempre dependerá del equipo que participe en su ejecución. Pero qué tipo de equipo será, cómo funcionará de forma fluida y productiva, cómo se distribuirá la responsabilidad, etc. Todo esto depende directamente del director del proyecto, el project manager.
No obstante, con frecuencia la comprensión del cargo de gestor de proyectos es tan difusa que no está en absoluto claro qué hace esta persona, a qué se dedica, de qué es responsable, etc. Veamos quién es un PM (Project Manager).
Si se observa el Project Management Body of Knowledge (PMBoK), se puede ver que el director del proyecto es una persona designada por la organización ejecutora como líder del equipo y que es responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Y esta definición es probablemente la más correcta, porque la tarea del gestor de proyectos es construir el proceso de trabajo en el proyecto, utilizando los recursos dentro del presupuesto y guiándose por los plazos y los requisitos de calidad acordados para el resultado.
Competencias del Project Manager
Entre las competencias del gestor de proyectos se encuentran:
- Conocimientos, es decir, lo que el gestor de proyectos sabe sobre la gestión de proyectos.
- Ejecución, esto es, lo que el director del proyecto es capaz de hacer y conseguir con sus conocimientos.
- Personalidad, es decir, el comportamiento del director del proyecto durante la ejecución del mismo y el trabajo relacionado.
Independientemente del proyecto, el gestor siempre interactuará con la dirección, el cliente, el equipo y el propio proyecto. Y para ser eficaz, no sólo debe poseer las competencias mencionadas, sino también ser capaz de gestionar proyectos utilizando sus cualidades personales y herramientas auxiliares.
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