La organización del departamento comercial viene dada por las diversas alternativas que una empresa tiene para estructurar las diferentes actividades comerciales; siempre estará condicionada a una serie de factores internos y externos.
Estos factores pueden ser:
- El tamaño de la empresa
- La filosofía que se va a seguir
- Los recursos económicos
- La proyección de futuro
- El tipo de mercado y producto, etc.
Los estudios realizados sobre organización comercial han dado como resultado una serie de premisas que en principio son necesarias:
- Se deben definir y comunicar claramente los objetivos empresariales, departamentales e individuales.
- Se debe delegar, tanto como sea posible, la responsabilidad (y necesaria autoridad) para la consecución de resultados.
- Las personas en las que se ha delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo y creer en lo que están haciendo, ya que en caso contrario ninguna estructura organizativa servirá para nada.
Principios de organización comercial
Todo departamento comercial se debe regir por una serie de principios que favorecen la eficiencia de sus procesos.
Tales principios son:
- Unidad de mando. Cada comercial dependerá de un solo jefe y trabajará directamente con él. Los jefes conocerán el número de colaboradores a su cargo.
- Las supervisiones han de ser oportunas y constantes para que sean efectivas.
- Flexibilidad. La organización ha de ser capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes del mercado, previniéndolas y haciendo frente a los cambios de negocios, sin pérdidas en el rendimiento.
- Todas las funciones estarán definidas por escrito hasta en los últimos detalles.
- Expansión. Cuando se efectúe una expansión con el consiguiente aumento del número de ventas y trabajo, hay que prever la ampliación de personal para poder atender adecuadamente a los clientes.
- La delegación de tareas ha de quedar perfectamente definida.
- Coordinación. Armonizar las acciones de los diversos comerciales, de modo que no se creen interferencias ni duplicidades en el trabajo. Adecuar a los comerciales en función de las delimitaciones de las zonas de ventas, de modo que todas estén atendidas y cubiertas.
- Creación de la figura junior. En todo equipo comercial es interesante contar con la presencia de personal junior, para que actúen de comodín en suplencias o necesidades puntuales; posteriormente serán promocionados.
- Estabilidad del personal. Debemos conseguir una rotación del personal comercial lo más baja posible. Ser capaces de soportar las bajas de personal sin grandes pérdidas de eficacia, rentabilidad y adecuada atención al cliente.
Determinantes de la fuerza de ventas
A la hora de diseñar la organización de ventas hemos de estudiar los siguientes factores:
- Volumen de la empresa. Cuanto mayor es el número de personas que forman la plantilla, mayores esfuerzos hay que dedicar al control y seguimiento. En empresas grandes es necesaria la división o agrupación del personal por áreas geográficas, tipos de clientes, tipos de productos, etc.
- Métodos de distribución. Determinar el tipo de distribución adecuado y los medios e infraestructura necesarios.
- Número y naturaleza de los productos. El tipo de productos y gamas implica la necesidad de la especialización del personal. Se han de marcar diferencias entre las líneas de productos.
Funciones del director comercial
A continuación, se definen algunas de las principales funciones de un director comercial:
- Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los objetivos.
- Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de ventas».
- Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.
- Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.
- Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de marketing.
- Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello.
- Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones.
- Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible.
- Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos.
Sabemos que la labor comercial es una de las principales actividades del marketing. En un porcentaje muy elevado de empresas esta actividad se considera su principal función, de ahí la necesidad que tiene todo director comercial de conocerla en profundidad, imprimiendo a su quehacer diario una dinámica y óptica de marketing, necesaria en todo mercado competitivo.
Trabajar de forma sincronizada y en equipo ambos departamentos contribuyen a desarrollar positivamente la actividad de la empresa, ya que las áreas que requieren su intervención son numerosas; a modo de ejemplo, indicamos las siguientes:
- Investigación. Proporciona datos obtenidos del mercado directamente y a través de los informes de vendedores, así como su control.
- Producción. Indica modificaciones o ayuda para crear nuevos productos.
- Precios. Aporta un criterio de mercado actual en su fijación.
- Canales. Señala los más adecuados en cada momento y en qué condiciones.
- Comunicación. Determina las formas más adecuadas para hacer llegar el mensaje al mercado.
Como departamentos integrantes de la empresa deberían trabajar sumando esfuerzos, ya que en las manos de marketing y ventas descansan los clientes: únicos creadores de los ingresos y motor de crecimiento.