Según establece la normativa (art. 26 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de PBC/FT, y art. 31 de su Reglamento de desarrollo), los sujetos obligados deberán aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo

, entre otros, en lo relativo a:

1. Procedimientos adecuados en materia de diligencia debida.
2. Garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación.
3. Evaluación y gestión de riesgos.
4. Política de admisión de clientes.
5. Control interno.
6. Conservación de documentación.

Todas estas políticas y procedimientos deberán describirse de la forma más detallada posible, incluyendo toda la información necesaria que permita conocer en profundidad las características, funcionamiento y forma de aplicación de los mismos.

Estas políticas y procedimientos deberán ser aprobadas por el órgano de administración, y comunicados a las sucursales y filiales del sujeto obligado situadas en terceros países.

Órganos de administración del sujeto obligado

Deberá establecerse cuáles son las funciones, atribuciones y competencias en materia de PBC/FT de los órganos de administración del sujeto obligado. Deberá llevarse un registro de la documentación e informes sometidos a dichos órganos y de las decisiones tomadas por ellos en relación con dicha materia.

Las funciones del órgano de administración son:

1. Aprobar las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
2. Nombrar al representante ante el SEPBLAC.
3. Adoptar las medidas necesarias para solventar las deficiencias identificadas en los informes de experto externo.

Órgano de control interno: representante ante el SEPBLAC

Los sujetos obligados designarán un representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión, que será el responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de PBC/FT.

El representante ante el SEPBLAC tendrá como misión analizar, controlar y comunicar al Servicio Ejecutivo de la Comisión toda la información relativa a las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionados con el blanqueo de capitales, por los procedimientos establecidos reglamentariamente. De este modo, el sujeto obligado adoptará todas las medidas necesarias para que cuente con los medios humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de sus funciones.

Deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Ser nombrado por el órgano de administración
2. Tener un comportamiento profesional que le califique como persona idónea para el ejercicio del cargo (su trayectoria profesional habrá de ser comunicada al SEPBLAC)
3. Poseer conocimientos y experiencia para ejercer las funciones que le corresponden
4. Ser una persona que ejerza algún cargo de administración o dirección en la sociedad

El representante, en caso de empresarios individuales o profesionales, será el titular de la actividad.

Una vez nombrado el representante, el sujeto obligado remitirá al Servicio Ejecutivo los documentos que acrediten suficientemente la firma de la persona nombrada, siendo eficaz dicho reconocimiento de firma a partir del día siguiente al de la recepción de la comunicación por el Servicio Ejecutivo. La comunicación del cese de dicho representante habrá de ir acompañada de una nueva propuesta de nombramiento.

El nombramiento será comunicado al Servicio Ejecutivo mediante el formulario F 22 Propuesta de nombramiento de representante ante el SEPBLAC.

La actuación del representante se regirá por los principios de rapidez, seguridad, eficacia y coordinación, tanto en la comunicación interna, en el análisis de los hechos u operaciones, como en la comunicación de operaciones. El representante puede apoderar o autorizar a quien estime conveniente para actuar en su nombre ante el SEPBLAC; podrá designar hasta dos personas autorizadas que actuarán bajo dirección y responsabilidad del representante ante el SEPBLAC (Comunicación de personas autorizadas por el representante).

Órgano de control interno (OCI)

Los sujetos obligados establecerán un órgano de control interno (OCI) de acuerdo al artículo 35.2 del DR 304/2014, de 5 de mayo, que aprueba el reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de PBC/FT, que será responsable de la aplicación de los procedimientos de dicha Ley.

En relación al OCI, deberá indicarse:

1. Composición y cargos que ejercen sus miembros en el sujeto obligado.
2. Ubicación jerárquica en el organigrama del sujeto obligado y dependencia funcional.
3. Periodicidad de las reuniones.

La constitución del OCI no será preceptiva en los sujetos obligados comprendidos en el artículo 2.1 i) y siguientes, y en los corredores de comercio cuando, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 50 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supere los 10 millones de euros, desempeñando en tales casos sus funciones el representante ante el SEPBLAC. Esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

Entre las funciones del OCI destacan:

1. Definir, junto con el órgano de administración, las normas de actuación en materia de prevención de blanqueo de capitales.
2. Elaborar y conservar las actas de todas sus reuniones, las cuales deberán contener información completa y suficiente sobre todos los temas tratados, así como de las decisiones adoptadas.
3. Examinar, al menos con una periodicidad anual o cuando se detecte alguna debilidad, o cuando se lleve a cabo un cambio en la estructura organizativa del sujeto obligado, la eficiencia y efectividad de los procedimientos implantados para la detección de operaciones sospechosas de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y promover cualquier medida para su mejora.
4. Realizar la gestión y coordinación del informe del examen externo por un experto independiente.
5. Al menos anualmente, elaborar un informe o memoria explicativa con las actuaciones e información estadística más relevante que, en materia de prevención.

En su caso, deberá describirse la organización interna a nivel grupo, órganos existentes y procedimientos de comunicación establecidos con los órganos de entidades filiales, incluso extranjeras, o entre entidades del mismo grupo.

Formación sobre prevención de blanqueo de capitales

De acuerdo al artículo 39 del RD 304/2014, de 5 de mayo, de aprobación del Reglamento de desarrollo de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de PBC/FT, el sujeto obligado aprobará un plan de formación anual para que los empleados del mismo tengan conocimiento de las exigencias derivadas de la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

El plan de formación se fundamentará en los riesgos identificados en el análisis del riesgo realizado y preverá acciones formativas específicas para:

1. Los directivos.
2. Los empleados.
3. Los agentes del sujeto obligado.

Tales acciones formativas, que deberán ser apropiadamente acreditadas, serán congruentes con el grado de responsabilidad de los receptores y el nivel de riesgo de las actividades que desarrollen. Por ello, y con una periodicidad anual como mínimo, ha de llevarse a cabo un curso o seminario que permita mantener la capacitación de todos aquellos empleados que mantengan relación directa con los clientes y que puedan estar afectados por las obligaciones previstas en el presente documento.

Se dejará constancia escrita en un registro de los asistentes al curso, fecha de celebración, contenido, duración, material impartido relativo a actualización de normativa, relación de operaciones sospechosas, etc. El encargado de valorar la adecuación de la formación impartida por el sujeto obligado será el experto externo en su examen anual.

Examen externo

Las medidas de control interno establecidas en el manual de prevención serán objeto de examen anual por un experto externo, cuyos resultados serán consignados en un informe escrito que:

1. Describirá, detalladamente, las medidas de control interno existentes.
2. Valorará su eficacia operativa.
3. Propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras.

Dicho informe se sujetará a lo establecido en el artículo 28 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de PBC/FT y en el artículo 38 del RD 304/2014, de 5 de mayo, de aprobación de su reglamento de desarrollo, y deberá ser conservado durante los cinco años siguientes a su emisión, estando siempre a disposición de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, o de sus órganos de apoyo.

No obstante, y en los dos años sucesivos a su emisión, el informe podrá ser sustituido por otro informe de seguimiento, emitido por el auditor, que se refiera exclusivamente a la adecuación de las medidas adoptadas por el sujeto obligado para solventar las deficiencias identificadas.

El sujeto obligado no encomendará la práctica del examen externo a aquellas personas físicas que les hayan prestado o presten cualquier otra clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe (p. ej.: auditores de cuentas). Las medidas de control interno establecidas en el manual no serán objeto de examen anual por un experto externo, de acuerdo al artículo 28.4.de la Ley 10/2010, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, en el caso de los empresarios o profesionales individuales.