Emitir una factura no es solamente una tarea administrativa más dentro de la actividad empresarial: es una obligación legal y tributaria que conlleva consecuencias si no se cumple en forma y plazo.
La legislación establece con precisión el plazo para emitir una factura, dependiendo de factores como el tipo de operación realizada, la naturaleza del cliente y el tipo de factura. Comprender estos plazos permite el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar, así, posibles sanciones.
¿Qué se entiende por "emitir" una factura?
Emitir una factura supone crear un documento que refleje una operación económica, cumpliendo con todos los requisitos legales establecidos.
No se considera emitida una factura por el solo hecho de haberla generado o redactado internamente: debe haberse puesto a disposición del destinatario, bien sea en formato físico o electrónico. En este sentido, la emisión efectiva se entiende como la entrega o el envío al cliente.
- Solo autónomos y empresas pueden emitir facturas válidas. Si eres particular y vendes algo puntualmente, no puedes emitir una factura con IVA ni deducible.
- Las obligaciones fiscales son diferentes. Un autónomo declara el IVA cada trimestre, una empresa también, pero además paga Impuesto de Sociedades. Un particular solo presenta su declaración anual de la renta.
- La factura cambia según el tipo de emisor. Por ejemplo, si eres autónomo debes incluir (si aplica) una retención de IRPF. Una empresa no hace eso.
Marco legal básico
El plazo para la emisión de facturas está regulado por:
- El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
- La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley 37/1992).
- La normativa complementaria de carácter contable y tributario.
Dichas normativas establecen criterios generales y especiales dependiendo de diversos factores.
Plazo general para emitir una factura
Por norma general, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que hiciste la operación o se generó el impuesto para emitir la factura. Esto lo dice el artículo 11 del Reglamento de facturación.
Por ejemplo:
- Si prestas un servicio el 10 de marzo, puedes emitir la factura hasta el 16 de abril.
- Si vendes un bien el 28 de febrero, la factura debe emitirse como muy tarde el 16 de marzo.
Este plazo aplica en la mayoría de los casos, fundamentalmente en operaciones entre empresarios o profesionales.
Diferencia según el destinatario de la factura
El plazo para emitir una factura puede verse condicionado por quién recibe la factura, pues no es lo mismo facturar a un particular, a un profesional, a una empresa o a la Administración Pública.
Facturación a particulares
En operaciones con particulares no siempre existe la obligación de emitir factura, salvo que:
- El cliente la exija expresamente.
- Se trate de una operación en la que sea obligatoria la expedición de factura (por ejemplo, determinadas actividades reguladas, entregas intracomunitarias, exportaciones, ventas a distancia, etc.).
- Se supere el importe establecido para facturas simplificadas.
Cuando debe emitirse una factura a un particular, se recomienda hacerlo en el momento de la operación, ya que en muchos casos se hace entrega simultánea del bien o prestación del servicio.
Asimismo, cabe recalcar que, en estos casos, se puede emitir una factura simplificada, que debe entregarse en el momento de la operación.
Facturación a empresarios, profesionales o entidades
Cuando el destinatario es un empresario, un profesional o una entidad, existe la obligación de emitir factura por cada operación realizada. Además, el plazo de emisión será, como se ha indicado, hasta el día 16 del mes siguiente al de la realización de la operación.
Facturación a la Administración Pública
Cuando se factura a organismos públicos, además de cumplir con el plazo general (hasta el día 16 del mes siguiente), debe utilizarse el formato de factura electrónica (Facturae) y enviarse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe). El proceso puede demorarse si no se cumple correctamente con estos pasos, por lo que es recomendable emitir la factura cuanto antes.
Diferencia según el tipo de factura
La normativa distingue entre distintos tipos de facturas, cada una con sus requisitos y características. Estos distintos tipos también pueden condicionar el momento en que deben emitirse.
Factura ordinaria
Es la factura estándar, con todos los datos fiscales del emisor y del receptor, y un desglose detallado de la operación. El plazo de emisión para este tipo de factura es el que marca la norma general: hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación o se produjo el devengo del impuesto.
Factura simplificada
Se puede emitir en operaciones al por menor, en establecimientos abiertos al público, o cuando el importe total no supera los 400 euros (IVA incluido), o bien 3.000 euros en ciertos casos (restauración, transporte, peluquerías, discotecas, etc.).
El plazo de emisión de esta factura es: Inmediato, es decir, en el momento de la operación.
No se puede emitir con retraso, ya que sustituye al ticket de compra y debe entregarse al instante.
Factura rectificativa
Se utilizan para corregir errores u omisiones en facturas previamente emitidas. El plazo para emitir una factura rectificativa será tan pronto como se tenga constancia del error, aunque legalmente puede emitirse dentro de los cuatro años siguientes al devengo del impuesto. Sin embargo, si el error afecta a declaraciones tributarias ya presentadas, es recomendable, entonces, emitirla dentro del mismo período de liquidación para evitar algún tipo de complicación fiscal.
Facturas recapitulativas
Una factura recapitulativa agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente dentro de un período determinado, generalmente mensual. Es habitual en relaciones comerciales continuadas, como en el suministro recurrente de productos. El plazo para su emisión sigue siendo hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se hayan producido las operaciones agrupadas. Sin embargo, debe especificarse claramente el período de tiempo que abarca y todas las operaciones incluidas.
Casos especiales de facturación
Además del marco general, existen situaciones particulares que requieren de especial atención, porque, aunque estos casos no cambian radicalmente la normativa, sí exigen una aplicación concreta y puntual de los plazos, según la naturaleza de la operación o el tipo de cliente involucrado.
Operaciones intracomunitarias (entre países de la UE)
Cuando se vende un bien o se presta un servicio a otro país de la UE, el plazo de emisión de la factura no cambia, se mantiene el día 16 del mes siguiente. Pero hay una diferencia importante: La factura no lleva IVA, siempre que el cliente esté dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Asimismo, debe incluirse la leyenda: "Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley del IVA".
Exportaciones a países fuera de la UE
También están exentas de IVA, y el plazo de emisión sigue siendo el mismo: hasta el día 16 del mes siguiente. Pero deben documentarse con especial precisión dado que están sujetas a más control aduanero y fiscal.
Facturación de operaciones continuadas o periódicas
En contratos de tracto sucesivo (como servicios de mantenimiento, suministros, alquileres, etc.), se puede emitir una factura periódica (por ejemplo, mensual), siempre que se indique el período al que corresponde. En estos casos, sigue rigiendo la regla general: la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que finaliza el período facturado.
Relación entre la emisión y la contabilidad
El momento de emisión condiciona:
- La inclusión en el periodo fiscal correcto (modelo 303 trimestral, modelo 130 o 200).
- La imputación contable del ingreso o gasto, en base al principio de devengo contable.
- El derecho a deducir el IVA (si se recibe la factura fuera de plazo, puede no deducirse correctamente en ese trimestre).
Ejemplo:
- Operación realizada el 25 de marzo.
- Factura emitida el 10 de abril.
- Debe incluirse en el 1º trimestre fiscal, no en el 2º.
- Si se emite el 18 de abril, ya fuera de plazo, podría requerirse modelo complementario o rectificación.
Consecuencias de una factura emitida fuera de plazo
Más allá del marco normativo, conviene analizar qué ocurre si una factura no se emite en el plazo correspondiente.
Emitir una factura fuera de plazo no invalida necesariamente la operación, pero sí tiene consecuencias:
- Puede haber sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
- El cliente puede perder el derecho a deducir el IVA, si la factura no se recibió en plazo.
- En caso de inspección, se considera un incumplimiento formal y puede agravar otras infracciones.
Por estos motivos, es altamente recomendable mantener un control riguroso de la facturación y sus plazos.
En este sentido, se aconseja establecer mecanismos internos de control que aseguren la emisión puntual de facturas, tales como programas de facturación automáticos, calendarios fiscales o revisiones periódicas.
En cuanto al plazo para emitir una factura se recomienda:
- Emitir la factura cuanto antes, incluso si se dispone de plazo hasta el día 16.
- Revisar a final de cada mes todas las operaciones realizadas y emitir facturas antes del cierre contable del trimestre.
- Usar software de facturación que permita automatizar fechas y alertas.
- Estar al día con los datos fiscales del cliente para evitar errores que obliguen a rectificar luego.