La elección de la organización de eventos como carrera profesional es, sin duda, una elección que nos llevará por un camino lleno de imprevistos, de conocimiento, de aprendizaje y de buenos momentos. La profesión de organizador de eventos es una profesión dura y competitiva, pero divertida, dinámica y nunca aburrida.
Si hemos decidido dedicarnos al mundo de la organización de eventos, debemos conocer dónde podemos buscar trabajo o cómo podemos conseguir clientes, qué tipo de formación específica necesitamos y cuáles son las distintas opciones.
El rol del organizador de eventos
El profesional de la organización de eventos puede trabajar en muchos lugares, en muchas empresas y de muchas formas distintas. Aunque existe una elección fundamental a realizar antes de plantearse el perfil profesional y la forma de encontrar trabajo, que consiste en decidir si se quiere trabajar por cuenta ajena o por cuenta propia.El rol del organizador de eventos es ligeramente distinto según el lugar donde realice su labor profesional.
De esta manera, podemos clasificar estas organizaciones como:
- Empresas de eventos que se dedican a la organización de eventos para clientes. Estas empresas se dedican a la organización de eventos para sus clientes, que captan ya sea a través de acciones comerciales o por concurso. Son las empresas a las que acuden las organizaciones o incluso los particulares que quieren organizar un evento, pero no cuentan con el personal para ello.
- Empresas de eventos que se dedican a la organización de eventos propios. Son empresas que normalmente están especializadas en un sector en concreto, pero no en todos los casos, y que se dedican a la organización de eventos propios que son su fuente de ingresos.
- Empresas de otros sectores. Lo cierto es que cualquier empresa de cualquier sector es susceptible de organizar un evento. En estos casos, puede que contraten los servicios de una empresa externa (como veíamos en el caso 1.), o puede que cuente con su propio departamento de eventos, que se encargue de la organización.
- Instituciones y organismos públicos. De igual manera que en caso anterior, las instituciones y organismos públicos organizan eventos, y pueden o contratarlos a empresas externas, o contar con personal propio que los lleve a cabo. En este caso, suelen ser personas especialistas en protocolo, por el carácter de sus eventos habituales.
- Organizaciones del tercer sector. Las organizaciones del tercer sector han incorporado los eventos como parte de su estrategia de comunicación, sensibilización y captación de fondos (fundraising), por lo que suelen contar con profesionales dedicados a estas tareas dentro de sus organizaciones.
Habilidades personales y profesionales
Como organizadores de eventos, debemos ser profesionales organizados y ordenados, planificadores y minuciosos. Pero, además, es importante que desarrollemos una serie de habilidades personales esenciales para el buen desempeño de este trabajo.
Algunas personas cuentan con algunas de estas capacidades casi de manera innata, y aunque hay otros que no las han desarrollado bastante, deberían hacerlo en su vida personal.
Nos referimos a:
- El sentido común. A lo largo de mi carrera profesional me he encontrado con varias personas que afirmaban que la organización de eventos, es, estrictamente, una cuestión de sentido común.
- Practicidad. Muy de la mano del sentido común, aparece la practicidad. Poner siempre el punto de vista desde la practicidad nos ayudará a obtener las mejores soluciones y los resultados adecuados.
- Capacidad para las relaciones personales. La mejor herramienta de la que puede hacer uso un buen organizador de eventos es una agenda de contactos repleta de personas clave.
- Habilidades de negociación. El organizador de eventos, es, por definición, un negociador.
- Proactividad. Es una actitud en la que el sujeto u organización asume el pleno control de su conducta de modo activo. La proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.
- Capacidad de improvisación. En la organización de eventos, surgirán imprevistos de manera continuada.
- Tolerancia al estrés. La organización de eventos es una profesión en la que se manejan altos grados de estrés, tanto propios como del equipo que se está coordinando.
- Capacidad de aprendizaje. Se trata de una disciplina que engloba muchas otras, y que está cambiando, mejorando y evolucionando casi cada día.
Además de las habilidades personales, los organizadores de eventos deben contar también con formación reglada. Si bien es cierto que los profesionales de los eventos vienen de múltiples y variadas disciplinas, ya que no existe una carrera universitaria como tal, suelen contar con formación en determinadas áreas.
Como:
- Licenciatura o Diplomatura Universitaria
- Formación complementaria
- Cursos, seminarios y talleres
- Idiomas
- Dominio de herramientas informáticas
La presentación del trabajo: CV
Existen muchas maneras de crear nuestro CV para poder presentarlo en agencias, empresas, ofertas de empleo, etc. Ya que nuestro CV va a ser nuestra “tarjeta de visita”, la primera impresión que las empresas tengan de nosotros, cuando más creativo, organizado, innovador y distinto sea, más de dará la imagen de que podemos organizar ese tipo de eventos.
Modelos de CV se cuentan por cientos, desde los más tradicionales, hasta los modelos europeos. Si estamos empezando y no tenemos ejemplos de proyectos realizados, no podremos incluirlos y tendremos que centrarnos en el resto de contenidos, pero en cuanto tengamos ejemplos de proyectos llevados a cabo, debemos incluirlos, junto a fotografías, videos y otro tipo de elementos con los que mostrar nuestro trabajo.
En general, a la hora de confeccionar el CV hay que tener en cuenta una serie de pautas. A partir de ahí, debemos escoger el medio, formato y modelo que creamos que nos representa más.
Las pautas generales más habituales son:
- Sé breve, conciso y directo
- Utiliza un papel de color blanco o de colores claros, en formato DinA4 y de calidad si envías el CV impreso
- Escoge una fuente de fácil legalidad y un diseño espaciado que haga cómoda la lectura.
- Evita los adornos y filigranas, y no abuses de los colores
- Respeta los márgenes y deja espacio entre los párrafos.
- Cuida el estilo y evita los errores de ortografía
- No conviene utilizar abreviaturas
- Sé honesto
- Sé positivo
- Recuerda que no hace falta incluir los documentos y títulos acreditativos, a no ser que lo soliciten.
- En algunas empresas y países se valora incluir una fotografía, y en otras ocasiones se solicita específicamente que no se incluya. Si vas a adjuntar una fotografía cuida que sea reciente, que transmita profesionalidad, y preferiblemente en color
A partir de estos consejos generales, puedes empezar a elaborar tu CV. En caso de profesiones creativas, innovadoras y dinámicas como el profesional de la organización de eventos, se recomienda contar con varias opciones para poder enviar todas o las que nos pidan en cada momento.
Entre ellas:
- El CV. Conviene tenerlo en PDF para poder enviarlo por email cuando sea necesario, y también impreso si así nos lo solicitan.
- Una página web o blog. En los tiempos que corren, contar con una herramienta de este tipo para “promocionarnos” o contar todo aquello que no podemos contar en nuestro CV es un gran recurso.
- Perfiles en redes sociales. De todos es ya conocido que las empresas revisan nuestros perfiles sociales a la hora de realizar un proceso de selección.
- Actualmente existen numerosas aplicaciones para construir CV online, que dan un toque de modernidad y elegancia, así como de comodidad a la hora de enviar tu CV.
- Book. Es una herramienta que utilizan, sobre todo, los profesionales freelance, pero que es muy útil también para todos los organizadores de eventos.
- Existen otros formularios que son muy utilizados según los países para contar los eventos que hemos organizado, y aportar los datos clave de manera que se puedan visualizar rápidamente. Se suele llamar “Events Addendum”, y un formato típico.
En general, cuanta más información podamos aportar por distintas fuentes, más actualizadas estén, y tengan una imagen profesional, más posibilidades tendremos de conseguir una entrevista de trabajo, y poder empezar o continuar nuestra carrera profesional en el mundo de los eventos.