Llegas temprano a la oficina con toda la intención de aplastar el día y tal vez salir a tiempo por una vez. Realiza su lista de tareas con diligencia y comienza a trabajar en los primeros elementos. La gestión eficaz del tiempo es fundamental para el buen desempeño de las actividades diarias.
Pero alrededor de las 9:30 am comienzan a producirse interrupciones: Su jefe necesita que haga un mandado rápido, un visitante inesperado necesita atención, su colega necesita ayuda para reiniciar su computadora.
A pesar del hecho de que los gerentes de oficina tienden a trabajar muchas horas. Al menos la mitad de ellos trabajar más de 8 horas al día en promedio, mientras que otro 14% dedicaba 10 horas al día.
Organización y gestión de actividades
Invertir una pequeña parte de su tiempo por adelantado en la organización puede generar importantes dividendos más adelante (y ahorrarle serios dolores de cabeza).
1. Planifica tu semana con anticipación
Como mínimo, debe planificar su horario la noche anterior para asegurarse de comenzar a correr a primera hora de la mañana.
2. Software de gestión de tareas
¿Quieres ir sin papel? El software de gestión de tareas como Monday y Beehive son dos softwares de gestión de proyectos y negocios digitales son muy populares. Te pueden hacer que el seguimiento del progreso en tareas esenciales sea muy sencillo.
3. Elimina las distracciones
Nos gusta un dicho aquí en dice “si quieres ir rápido, debes soltar el freno electrónico antes de poder presionar el acelerador”.
En otras palabras, no puede esperar un alto rendimiento sin eliminar primero las cosas que lo frenan. Cuando se trata de productividad, eso significa eliminar las distracciones.
4. Planifica las distracciones
Seamos realistas, no es realista pensar que nunca tomarás tu teléfono para revisar las redes sociales, tu sitio de noticias favorito o el mensaje entrante de tu mamá.
No se prepare para fallar estableciendo expectativas poco realistas. En su lugar, programe tiempo para dedicarse a actividades poco productivas una o dos veces durante el día, durante diez o quince minutos a la vez.
5. Usa Slack para la comunicación interna
Las aplicaciones de mensajería interna tienen algunas ventajas distintas sobre el correo electrónico para las comunicaciones internas. Poseen en facilidad de uso, una mayor transparencia y la integración con toneladas deaplicaciones de terceros. Son una excelente manera de eliminar los silos de información que el correo electrónico tiende a crear.
6. Solo di que no
¿Cuántas veces al día lo interrumpe alguien de su organización que necesita ayuda con algo en este momento? ¿Cuántas veces se detienen a considerar que podrías trabajar en algo importante?
Apuesto a que esas respuestas son 'mucho' y 'nunca'.
Las interrupciones como esta son probablemente la forma más común en que los gerentes de oficina se desvían y terminan perdiendo el tiempo tratando de volver a enfocarse.
Puede ser tentador ser un hombre o una mujer que dice "sí" e instintivamente decir que sí a todo. Pero decir que no a las solicitudes que no contribuyen a los objetivos críticos de la misión es una necesidad absoluta y puede ser un salvavidas cuando se trata de la gestión del tiempo.