La entrevista profesional es la ocasión para que el jefe tenga la oportunidad de reunirse con cada colaborador para analizar, conocer y comprender la situación en la que vive, de la que debe derivarse un acuerdo sobre los ejes de progreso planteados para el perfeccionamiento del mismo. En este sentido, se puede afirmar, que es una herramienta que facilita a cada responsable de personal, el conocer mejor a las personas que se incorporarán a la empresa.
La entrevista como tal tiene una doble finalidad, se busca orientar el desarrollo del potencial profesional de un modo eficaz para la empresa y también para el interesado. También se debe intentar ayudar a que la persona interesada pueda desempeñar adecuadamente sus responsabilidades en el puesto que ocupará, para ello a lo largo de la misma:
- Se reconocerán los éxitos logrados, analizándolos de manera independiente.
- Se identificarán las causas de la actuación deficiente.
- Se diseñarán los modos de resolver los obstáculos.
También existen algunos objetivos de este tipo de entrevistas:
- Mejorar la comunicación y la relación entre empleado y jefe.
- Establecer un diálogo reflexivo y constructivo.
- Analizar la actuación en un periodo de tiempo.
- Proporcionar información a los empleados acerca de su rendimiento.
- Establecer pautas para mejorar el desempeño de los empleados.
- Establecer posibilidades de promoción y desarrollo de carreras.
- Servir de elemento motivador para la mejora y el desarrollo de los empleados.
- Que el empleado pueda transmitir a su jefe sus inquietudes, necesidades, expectativas, etc.
- Tomar decisiones sobre incentivos y política retributiva.
- Establecer objetivos claros de trabajo
Como subproducto de lo anterior, se pueden cubrir, además, otros aspectos claves de la gestión de los RR.HH. como son:
- Plan de formación
- Plan de carreras
- Sistema retributivo
- Cobertura de vacantes
- Ascensos y promociones
- Traslados y cambios de puesto
En el caso de que el entrevistador o entrevistado estén inseguros, a la defensiva, o hasta agresivos, si son erróneas sus observaciones o no tienen relación con el puesto de trabajo, la evaluación, en lugar de favorecer, perjudicará las relaciones laborales. Luego de dejar este punto claro, como cuestión previa a todo proceso de entrevista, no se debe olvidar que ésta debe realizarse haciendo abstracción de la relación que se mantiene a diario, la cual en muchos casos conduce a desarrollar una estima mutua y, previsiblemente una colaboración íntima o, en algunos casos, situaciones de conflicto y distanciamiento. Por ello, se debe tener en cuenta que es fundamental una buena preparación para que la relación dé los frutos deseados. Del contraste que genera la misma, se puede obtener información y criterios respecto a:
- Apreciación definitiva sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos y del nivel de desempeño.
- Logros y fracasos.
- Puntos fuertes y débiles del empleado, así como del jefe.
- Planes de acción
- De rotación/provisión de vacantes.
- De formación y desarrollo personal.
- Retribución variable.
- Base de información para la fijación de los objetivos del próximo año.
Requisitos para el éxito de la entrevista
Para que la entrevista cumpla las expectativas, conviene tener en cuenta en el momento de su realización una serie de recomendaciones como son:
- Fijar con antelación suficiente, día y hora, y avisarlo con tiempo al empleado, comunicándole el objetivo de la entrevista.
- Especificar cuál es el objetivo de la entrevista.
- determinar la intención general
- priorizar los diferentes puntos
Si conoce qué se va a celebrar, así como de que se va a hablar, la ansiedad será menor y se evitarán posibles reticencias, además de permitirle reflexionar sobre su contenido y prepararla mejor.
- Desarrollar una guía de la entrevista.
- Revisando exhaustivamente las aportaciones realizadas en cada una de las actuaciones a valorar, para lo que puede servir tener una guía de comportamientos
- Formulando preguntas que favorezcan el intercambio de información y que ayuden a abordar los diferentes puntos de la entrevista
- Evitando preguntas que indiquen cuál es la respuesta esperada
- Cuidar la situación (ambiente)
- Eligiendo el momento y lugar adecuado
- Reservando el tiempo necesario
- Identificar las posibilidades, dificultades y anticipar soluciones
- Detectando los temas conflictivos y pensando cómo se van a manejar
- Teniendo preparadas las respuestas adecuadas ante posibles preguntas difíciles
- Informar más sobre el rendimiento del empleado que sobre sus características personales, es decir, sobre lo que hace y no sobre lo que es.
- Proporcionar información al empleado sobre los resultados de la evaluación.
- Dar información concreta en vez de ambigua o general. Se debe ser concreto cuando se citen ejemplos, no se debe generalizar un determinado comportamiento problemático.
- Orientar hacia el futuro: no conviene regodearse en lo que el empleado haya podido hacer mal, sino plantear cómo se puede mejorar en el futuro.
- No fijarse únicamente en lo negativo. Centrarse en lo positivo. Reconocer los éxitos.
- El tiempo que se dedique a comentar los aspectos negativos y positivos debe ser proporcional a los errores y aciertos del empleado. En muchas ocasiones se dedica casi todo el tiempo a comentar los aspectos negativos pasando por alto los positivos.
- Conviene separar en el tiempo las entrevistas en las que se habla sobre el desarrollo del individuo, de aquellas otras - como las de rendimiento - en las que se tratan sobre temas económicos.
- Escuchar lo que el empleado tiene que decir sobre su propio rendimiento.
- Hacer preguntas sobre lo que expone.
- Controlar si la comunicación se desvía del objetivo. “No perder el norte”.
Otros aspectos que deben cuidarse de cara a la presentación son:
- Asegurarse que todos conocen las reglas del juego.
- Procurar separar la entrevista de otros problemas circunstanciales, que deberá intentarse tratar previamente.
- Revisar los antecedentes que puedan enriquecer la entrevista.
- La entrevista será tanto más eficaz cuanto más se hayan desarrollado los Planes de Acción y de recursos necesarios en el momento de concertar los objetivos.
- Asegurarse de que se va a tener tiempo suficiente, sin interrupciones.
Asimismo, conviene tener en consideración como requisitos igualmente importantes:
- La claridad, sabiendo de antemano lo que se busca transmitir.
- La honradez, evitando las manipulaciones y rodeos que provocan confusiones.
- La brevedad, con capacidad de escuchar al otro.
- La firmeza, con razonamientos sólidos y bien fundamentados, resultado de haberla preparado previamente.
- La flexibilidad, huyendo del dogmatismo y
- Apreciar los sentimientos del entrevistado.
Seguro que habrás oído hablar del lenguaje corporal de las personas y normalmente suele ser un tema que apasiona en general. Conocer y controlar nuestros movimientos es una manera para ayudarnos a nosotros mismos a mantener situaciones bajo control.
Según Actualidad de Empleo, éstas son los tipos de entrevistas con las que te puedes topar:
- La entrevista cordial: el entrevistador trata de generar un clima de confianza y complicidad con el entrevistado, eliminando la ansiedad que se deriva del proceso de selección, con el fin de que conseguir que éste se “abra” y poder realizar su evaluación en profundidad.
- Entrevista de tensión: la utilización de este tipo de entrevistas tiene sentido cuando el puesto para el que se está buscando un candidato normalmente se desarrolla en un ambiente tenso de trabajo. El objetivo es determinar el control emocional del candidato y su capacidad de mantener la calma en situaciones de tensión.
Para ello, el entrevistador utiliza preguntas agresivas, duda de las respuestas que le da el entrevistado, utiliza un tono cínico, etc. con la finalidad de crear una situación tensa y observar las reacciones del candidato.
Según el grado de estructuración de la entrevista se puede hablar de entrevistas estructuradas, no estructuradas y semiestructuradas:
- Entrevista no estructurada: presenta la apariencia de una charla informal; en ella, utilizando pocas preguntas abiertas que no responden a un esquema predefinido, el entrevistador va obteniendo la información relevante del candidato.
- Entrevista estructurada: la entrevista estructurada se desarrolla siguiendo un guion establecido de antemano, mediante el que se abordan las distintas áreas de interés para poder valorar una candidatura. Se suelen utilizar preguntas cortas y directas que el entrevistador realiza al entrevistado de acuerdo con el esquema fijado. Esta entrevista, que puede dar la sensación de interrogatorio, se centra más en aspectos objetivos que en otros más profundos relacionados con la personalidad.
- Entrevista semiestructurada: es la más frecuentemente utilizada y supone una combinación de las dos anteriores, donde junto a preguntas cortas y directas se utilizan otras abiertas que permiten profundizar más en intereses y motivaciones. En la entrevista semiestructurada se parte de un guion de entrevista, pero se va modificando en función de las respuestas dadas por el candidato y de la propia dinámica que se genera.
Dependiendo de las personas que intervienen las entrevistas pueden ser individuales, de equipo (individuales con varios entrevistadores) y de grupo:
- Entrevista individual: es aquella en la que intervienen un único entrevistador y un entrevistado. Son las más frecuentes en los procesos de selección.
- Entrevista individual con varios entrevistadores: en este tipo de entrevista hay distintos interlocutores de la empresa (recursos humanos, jefe directo, responsable del departamento, varios socios de la compañía) entrevistando a un único candidato. Su utilización permite ganar tiempo (tanto a la empresa como al candidato) y además que los distintos evaluadores puedan intercambiar sus opiniones sobre una base común. Se desarrolla de una forma bastante estructurada y suele tener lugar en los momentos finales del proceso.
- Entrevista en grupo: en la entrevista de grupo se reúnen a varios candidatos para informarlos de las características del puesto y evaluarlos respecto a los aspectos planteados, estableciendo comparaciones entre ellos. Normalmente intervienen también varios entrevistadores.
- La video-entrevista: es una forma particular de entrevista ligada al progreso de las nuevas tecnologías, que, aunque su desarrollo no está muy extendido en nuestro país, en los últimos tiempos está empezando a utilizarse. Por su formato, la video-entrevista presenta algunos rasgos de la entrevista telefónica y otros de la presencial. En este sentido, lo más relevante en la video-entrevista es la información que se transmite, aunque también tenga importancia el aspecto visual.
No te tomes al pie de la letra el significado de cada postura, pero aquí van algunos ejemplos de manera general del lenguaje corporal, según Trabajos y Negocios:
- Tocarse la barbilla – Pensativo, toma de decisiones
- Entrelazar los dedos – Autoridad, seguridad
- Frotarse las manos o golpear los dedos – Impaciencia
- Tocarse la oreja o el pelo – Inseguridad
- Inclinar la cabeza – Interés
- Mirar hacia abajo – Falta de interés
- Palma de la mano abierta – Sinceridad
- Caminar erguido – Seguridad
- Comerse las uñas – Nerviosismo
- Tocarse la nariz – Mentir, dudar
- Frotarse el ojo – Dudas
Por su parte en las entrevistas colectivas o grupales se hace participar a varios candidatos al puesto de trabajo para ver cómo afrontan cada uno de ellos las situaciones que se plantean. El objetivo en estas entrevistas es ver la actitud del candidato, su seguridad, la iniciativa, la capacidad de liderazgo, la persuasión, etcétera.
La finalidad en todas ellas, ya sean entrevistas individuales o colectivas, es conocer al máximo al candidato para asegurarse una buena elección.