Desde el momento en que crea una empresa, alrededor y dentro de ella, hay muchos elementos que afectan la conducta de los negocios. Este es un conjunto de funciones, factores, procesos, entradas y salidas, así como las condiciones y limitaciones asociadas con el trabajo diario. La totalidad de dichos elementos es el entorno de la organización o su contexto.
El entorno de la organización
Después de la entrada en vigor de ISO 9001: 2015, la comprensión del entorno de la organización se ha convertido en un requisito obligatorio. El alcance del sistema de calidad se ha expandido significativamente. Ahora la organización debe identificar, analizar y comprender el entorno en el que opera. Esto debe hacerse sistemáticamente, de manera continua.
El entorno de la organización juega un papel importante en la existencia y el desarrollo de la empresa. Comprender el entorno de la organización es la clave para la estrategia comercial correcta, sin mencionar la estrategia de calidad correcta.
El propósito de comprender el entorno de la organización es identificar los factores que influyen en el trabajo. Los factores pueden ser externos e internos. Para comprender las condiciones en que opera una organización, es necesario tener en cuenta ambos. Un requisito obligatorio para el análisis ambiental es considerar todos los factores que afectan a la organización.
Factores ambientales de la organización
Los factores ambientales pueden tener efectos tanto directos como indirectos. El entorno interno es una parte integral de la organización misma, por lo que siempre tiene un impacto directo.
La influencia indirecta surge debido a la interacción de elementos ambientales que no están directamente involucrados en la organización. Tienen más o menos el mismo efecto en todas las organizaciones ubicadas en la misma región, que trabajan en la misma industria o que participan en el mismo tipo de actividad. Una organización no puede influir en tales factores. Son fuerzas incontroladas que deben identificarse y reaccionar en consecuencia.
La influencia directa surge si el entorno de la organización está directamente involucrado en el trabajo de la empresa. Dicha interacción existe cuando se realizan tareas diarias (operativas). Además, la organización misma también puede afectar los elementos del entorno.
Los factores ambientales tienen efectos tanto positivos como negativos en la organización. Una influencia positiva puede abrir nuevas oportunidades en el marco de las actividades existentes o ayudar a crear nuevas direcciones en el trabajo. Las influencias negativas son riesgos y amenazas potenciales que pueden conducir a un deterioro de la posición de la organización en el mercado o incluso a su terminación.
Para las empresas que desean tener éxito, y no solo existir en el mercado, los factores ambientales se convierten en un conjunto ordenado de fuentes de información para tener una idea de los cambios que tienen lugar en su entorno.
Para que los factores ambientales de la organización se conviertan realmente en una fuente de información valiosa para el desarrollo de la empresa, deben clasificarse de cierta manera. El primer paso en dicha clasificación es la división en factores de impacto directos e indirectos.
Los factores de impacto indirecto se relacionan con el entorno macro de la organización. La organización no puede influir en estos factores, pero debe adaptarse a ellos a tiempo.
Como regla, se distinguen entre cuatro y seis factores:
- factor económico
- factor político
- factor social
- factor tecnológico
- factor ambiental
- factor demográfico
Dependiendo de qué mercado opera la organización (consumidor o empresa), la velocidad y la fuerza de los factores ambientales de la organización pueden variar. Los factores macroambientales tienen un impacto serio, pero tienen un período de cambio bastante largo, por lo que las organizaciones tienen un margen de tiempo para la adaptación.
Los factores externos de exposición directa a menudo se denominan factores de microambiente, porque son inherentes al trabajo de una sola organización específica. Con la influencia de estos factores, cada empresa tiene que lidiar con las actividades cotidianas.
Una variedad de factores del microambiente puede reducirse a varios grupos:
- factor de competencia
- factor de ventas
- factor de asociación
- factor de empleo
- factor de consumo
Factores del entorno interno de la organización
El entorno interno incluye una combinación de factores que están bajo el control directo y la gestión de la organización. Para garantizar el funcionamiento estable de la empresa, los factores deben ser bien conocidos y reflejados adecuadamente en las decisiones de gestión. La información sobre los factores del entorno interno de la organización se utiliza en el desarrollo de la misión, estableciendo objetivos, determinando direcciones estratégicas de actividad, evaluando el logro de resultados, etc.
Los factores del entorno interno de la organización pueden tener impactos tanto positivos como negativos en la posición de mercado de la empresa. Identificar oportunidades o amenazas asociadas con cambios en la organización, permite el análisis de factores internos.
Los factores del entorno interno de la organización incluyen:
- factor de cultura corporativa
- factor organizacional
- factor de personal
- factor de tecnología
- factor de recursos
Definiendo un ambiente organizacional
Existen muchos métodos para determinar los factores ambientales internos y externos de una organización. Las grandes empresas pueden aplicar análisis estratégicos y técnicas de modelado situacional. Para organizaciones pequeñas, los métodos simples son suficientes: análisis FODA, método PEST , modelo de las Cinco Fuerzas de Porter. Es importante que el entorno de la organización se controle constantemente. La frecuencia de monitoreo y análisis se establece en función de la dinámica de los cambios en el entorno externo e interno.
El entorno de la organización
El entorno de la organización se puede identificar a través de las siguientes acciones:
- Declaración del problema. En la primera etapa, es necesario formular con precisión el área para identificar los factores del entorno externo e interno de la organización. Esta área depende del tamaño de la organización, el alcance de sus actividades y el tipo de bienes o servicios que proporciona.
- Recolección de datos. Las fuentes de datos pueden ser primarias y secundarias. Los datos primarios son datos que se recopilan específicamente para identificar factores del entorno interno y externo de la organización. Los datos secundarios incluyen datos que ya se han obtenido previamente para cualquier otro propósito en la misma organización o por otras organizaciones.
- Análisis de la información. Para el análisis de datos, se pueden utilizar métodos cualitativos y (o) cuantitativos. Los métodos cualitativos se basan en la opinión experta de los entendidos que realizan el análisis. La complejidad de estos métodos es pequeña. El análisis requiere una cantidad relativamente pequeña de datos. Los métodos cuantitativos requieren mucho tiempo, utilizan una gran cantidad de datos, pero su precisión es mucho mayor que la de los métodos cualitativos.
- Presentación de los resultados. Los resultados del análisis del entorno de la organización deben presentarse a las partes interesadas. Los resultados del análisis son conclusiones y decisiones que se incluyen en los planes tácticos y estratégicos. La presentación de los resultados tendrá en cuenta los requisitos de la norma ISO 9001: 2015 para documentar la información.
Documentación de análisis del entorno de la organización
La documentación del análisis del entorno de la organización incluye dos componentes: documentación de las etapas de análisis y documentación de sus resultados.
La documentación de los pasos de análisis es necesaria cuando se trabaja con matrices de datos. La recopilación de datos sobre factores ambientales de la organización, su sistematización y procesamiento en sí mismos implican su documentación.
Los resultados del análisis representan las conclusiones y decisiones tomadas sobre la base de los datos que caracterizan el entorno de la organización. Documentarlos ayuda a establecer riesgos y oportunidades. Los resultados del análisis son la base para el desarrollo de planes estratégicos y tácticos. Por lo tanto, documentar los resultados se convierte en una parte integral del proceso de gestión estratégica.
Los resultados del análisis pueden presentarse en documentos tales como:
- Plan de negocios
- Concepto de desarrollo
- Misión y objetivos estratégicos
- Análisis de la competencia
- Informes económicos
- Análisis DAFO, análisis PEST
- Actas de reuniones de organizaciones estratégicas de la organización
- Diagramas, tablas, mapas, esquemas del entorno competitivo
La norma no establece un requisito directo para documentar el análisis del entorno de la organización (etapas de análisis y sus resultados). Pero analizar sin documentación es difícil, especialmente cuando se trata de grandes y medianas empresas.