Para informar de los riesgos e incumplimientos, ha de configurase un canal ético y un sistema de denuncias como una herramienta de comunicación en la empresa que permita la denuncia de incidencias o incumplimientos por parte de los trabajadores sin que puedan ser despedidos los "delatadores".
El objetivo es prevenir, detectar, investigar y resolver incumplimientos del código ético, las leyes y las normas internas de la empresa. Para favorecer su implementación y uso, ha de presentarse como una oportunidad de mejora en la empresa que beneficiará a toda la organización.
Se impone la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al órgano encargado de vigilar y velar por el buen funcionamiento del modelo de prevención. Dicha obligación engarza directamente con el reporte de cumplimiento.
Los cometidos de reporte no solo se entienden como una función del órgano encargado del cumplimiento hacia el órgano de administración, sino también como una actividad hacia la función de cumplimiento, es decir, desde los empleados hacía el encargado de cumplimiento.
El programa debe contar con una protección del delator. Si el empleado está obligado a denunciar las conductas irregulares de la empresa, debe protegerse al empleado que cumple con su obligación, siendo, así, que una de las formas más interesantes en la protección del delator (empleado cumplidor-denunciante) será, sin duda, la confidencialidad de la denuncia.
El modelo debe contemplar la posibilidad de cumplir con la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos por parte de las personas que trabajan en la compañía.
Se debe arbitrar una solución para cumplir con esta obligación, pero garantizando la protección específica del denunciante y garantizando la confidencialidad sin que la denuncia ponga en riesgo su continuidad en la empresa. El hecho de que un tercero externo de confianza (Ombudsmann) reciba estas notificaciones podría facilitar el funcionamiento real del sistema.
Ha de establecerse un protocolo de recepción y gestión de la comunicación del riesgo a través del canal ético que, esquemáticamente, conlleva los siguientes pasos:
- Comunicación.
- Registro.
- Valoración.
- Asignación.
- Investigación.
- Resolución.
- Identificación de áreas de mejora.
- Propuesta de modificación normativa.
Asimismo, ha de establecerse un protocolo de actuación ante las denuncias falsas, con aplicación del sistema disciplinario.
En la elaboración del canal de denuncias, se debe garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales, y convendría tener presente los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre la creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “whistleblowing”), informe emitido por el Gabinete Jurídico de la Agencia.
Los canales de denuncia que garanticen la confidencialidad de las mismas es una de las piezas claves del sistema de Compliance de una compañía, siendo aconsejable la externalización de los sistemas o canales de denuncia, lo que incidirá positivamente en la garantía de anonimato en el denunciante. Se trata, básicamente, de prevenir las posibles represalias. En los enlaces recomendados al final del módulo, se recogen varias noticias de prensa en relación con los delatores en el seno de la empresa.