¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una solución tecnológica que utiliza robots para ejecutar procesos predefinidos y repetitivos en entornos digitales, permitiendo que las empresas concentren sus recursos en actividades de mayor valor añadido.

Estos robots pueden iniciar sesión en aplicaciones, mover archivos y carpetas, copiar y pegar datos, llenar formularios, extraer información de documentos, y realizar muchas otras tareas.

En décadas pasadas, las empresas buscaban una forma de hacer que sus operaciones fueran más rápidas y a la vez más precisas, sin necesidad de aumentar el número de empleados. La solución llegó con el surgimiento de la automatización robótica de procesos (RPA).

A finales del siglo XX, la informática estaba avanzando a un ritmo rápido, y con ello, la capacidad de los sistemas para gestionar tareas repetitivas comenzó a mejorar considerablemente. Cabe recalcar que estos sistemas o robots no son físicos; son programas que imitan las acciones humanas en las computadoras.

Los primeros pasos de la RPA (Robotic Process Automation) se dieron con la creación de software capaz de simular acciones humanas en sistemas informáticos. Estos programas, también conocidos como robots de software, podían realizar una variedad de tareas administrativas, como: la entrada de datos, la generación de informes y la verificación de transacciones, todo sin intervención humana directa. La principal ventaja de esta tecnología era su destreza para realizar tareas con una precisión inigualable y a una velocidad mucho mayor que la de los seres humanos.

Con el tiempo, las empresas comenzaron a adoptar la automatización robótica de procesos para optimizar sus procesos internos. Así, en vez de que los empleados tuvieran que pasar horas realizando tareas rutinarias, los robots de software asumieron estas responsabilidades.

¿Cómo funciona?

1. Identificación del proceso: Se seleccionan las tareas que se desean automatizar. Estas tareas suelen ser repetitivas, basadas en reglas y propensas a errores humanos.

2. Desarrollo del robot: Utilizando una plataforma de RPA, los desarrolladores crean un robot de software que puede realizar las tareas identificadas. Esto se hace mediante una combinación de grabación de acciones de usuario y programación basada en scripts.

3. Entrenamiento del robot: El robot se entrena para realizar las tareas de manera precisa. Ello supone configurar las reglas y condiciones bajo las cuales operará, así como definir los puntos de decisión en el flujo de trabajo.

4. Pruebas y validación: Antes de desplegar el robot en un entorno de producción, se realizan pruebas exhaustivas para asegurar que funciona correctamente y cumple con los requisitos establecidos.

5. Despliegue: Una vez que el robot ha pasado las pruebas, se despliega en el entorno de producción. Puede ejecutarse en modo asistido, donde el robot trabaja junto con un humano, o en modo no asistido, donde opera de manera autónoma.

6. Monitoreo y mantenimiento: Después del despliegue, el rendimiento del robot se monitorea continuamente. Cualquier problema o necesidad de actualización se gestiona para asegurar que el robot siga funcionando eficientemente.

Ventajas y desventajas de la automatización robótica de procesos

Ventajas

1. Los robots pueden trabajar las 24 horas del día sin descanso.

2. Los errores causados por fatiga o descuido ya no existen.

3. Los robots pueden ser replicados y escalados fácilmente para manejar un mayor volumen de trabajo sin necesidad de contratar más personal.

4. Los procesos automatizados pueden completarse en fracciones del tiempo requerido por métodos manuales.

Desventajas

1. Estos robots están diseñados para seguir ciertas reglas predefinidas. Por tanto, no tienen la capacidad de resolver situaciones imprevistas sin una reprogramación previa.

2. Aunque los robots se pueden replicar, la administración y coordinación de un gran número de robots puede volverse complicada a la vez que costoso.

3. La eficacia de los robots depende de la calidad de los datos con los que trabajan. Datos incorrectos o incompletos pueden llevar a resultados erróneos.

Ejemplo de aplicación y función de la RPA

Supongamos que una empresa de telecomunicaciones recibe miles de solicitudes de activación de servicio cada día. Actualmente, el proceso para activar un nuevo servicio es manual y requiere que un empleado ingrese la información del cliente en varios sistemas, verifique la disponibilidad del servicio y programe una fecha de activación. Este proceso es tedioso y propenso a errores, lo que puede causar retrasos y quejas de los clientes.

Si esta empresa decidiera implementar una solución RPA, podría:

• Recibir automáticamente las solicitudes de activación a través de un formulario web.

• Extraer la información del cliente y verificarla en los sistemas correspondientes.

• Determinar la disponibilidad del servicio en la ubicación del cliente.

• Programar la fecha de activación y enviar una confirmación automática al cliente.

Por tanto, gracias a la RPA, el proceso de activación de servicio se puede realizar en minutos en lugar de horas, mejorando la eficiencia del negocio y la satisfacción del cliente. Adicional a esto, los empleados pueden focalizarse en solventar problemas de mayor complejidad y brindar un mejor servicio al cliente, en lugar de realizar tareas que un sistema puede hacer mejor.