¿Qué es una auditoría logística?

• ¿Existen cuellos de botella en el flujo de productos que podrían ser mejorados?

• ¿Se están controlando adecuadamente los costos de transporte, almacenamiento y distribución?

• ¿Hay oportunidades para reducir costos sin comprometer la calidad del servicio?

• ¿Están siendo seguidos todos los procedimientos y estándares de seguridad?

Estas son algunas de las preguntas que la auditoría logística busca responder o evaluar para descubrir deficiencias a corregir y asegurar que las operaciones logísticas sean eficientes, seguras y rentables.

¿A qué llamamos auditoría logística?

Una auditoría logística es un análisis de todas las actividades relacionadas con la gestión y el movimiento de bienes y servicios dentro de una empresa. Su objetivo principal es detectar y corregir ineficiencias para mejorar la productividad y reducir costos.

Para obtener los resultados más fiables posibles, es importante que estas auditorías se lleven a cabo por empresas externas especializadas. Es decir, por auditores externos que no estén involucrados en las operaciones diarias de la empresa. Esto se hace para garantizar una evaluación imparcial y objetiva de los procesos logísticos, lo que permite identificar puntos de mejora sin conflictos de interés.

Específicamente, lo que se suele auditar es lo siguiente:

• Gestión de inventarios: Consiste en verificar si los registros de inventario son precisos y si reflejan adecuadamente la cantidad de productos disponibles en almacén. También se evalúa cómo se realiza la rotación de inventarios para asegurar que los productos más antiguos se vendan primero, minimizando así el riesgo de obsolescencia. Asimismo, se analiza la eficiencia en el almacenamiento para optimizar el espacio disponible y asegurar que los productos estén organizados de manera que faciliten su acceso y manejo.

• Procesos de almacenamiento: Aquí se examina cómo está organizado físicamente el almacén. Se verifica la disposición del espacio para asegurarse de que esté siendo utilizado de manera eficiente y que no haya áreas desperdiciadas. También se evalúa la eficiencia en la recepción y expedición de mercancías, asegurando que los productos se puedan recibir y enviar rápidamente, minimizando así los tiempos de espera y los costos asociados.

• Transporte y distribución: Esta parte de la auditoría se enfoca en revisar cómo se gestionan las rutas de distribución. Se analizan los costos asociados al transporte, asegurando que sean óptimos y que se minimicen los gastos innecesarios. Además, se verifica la puntualidad en las entregas para asegurar que los clientes reciban sus productos a tiempo. Para ello, contempla la revisión de la eficiencia del transporte de mercancías, asegurando que se utilicen vehículos apropiados y que se optimice la carga para maximizar la capacidad de cada viaje.

• Gestión de pedidos: Durante esta fase de la auditoría, se evalúa cómo se gestionan los pedidos desde el momento en que se reciben hasta que se entregan al cliente final. Se verifica la precisión en la toma de pedidos para evitar errores y asegurar que se cumplan las expectativas de los clientes. Además, se analizan los tiempos de procesamiento de los pedidos para identificar posibles demoras y mejorar la eficiencia en este proceso crucial para la satisfacción del cliente.

• Embalaje y manipulación de materiales: Aquí se revisa cómo se realiza el embalaje de los productos y la manipulación de materiales durante las operaciones logísticas. Se pretende optimizar el embalaje para asegurar que los productos lleguen en óptimas condiciones al cliente final, minimizando al mismo tiempo los costos asociados con el embalaje excesivo o inadecuado. Aunado a ello, se evalúa la eficiencia en la manipulación de materiales para garantizar que se minimicen los riesgos de daño durante el proceso de manipulación y almacenamiento.

• Tecnología y sistemas de información: En este punto, se revisa cómo se utilizan los sistemas de información logística dentro de la empresa. Esto involucra el análisis del software de gestión de almacenes (WMS) y otros sistemas de seguimiento de inventarios y flotas. Se busca asegurar que los sistemas sean adecuados para las necesidades específicas de la empresa y que estén optimizados para mejorar la eficiencia operativa y reducir errores en la gestión logística.

• Cumplimiento normativo y de seguridad: En esta etapa, se verifica el cumplimiento de las normativas legales y de seguridad en todas las actividades relacionadas con la logística. Para esto, es prioritario asegurarse de que todos los procedimientos y operaciones cumplan con las regulaciones locales e internacionales pertinentes. Se busca minimizar los riesgos asociados con el manejo y transporte de mercancías, asegurando la seguridad tanto para los empleados como para los bienes transportados.

Claramente existen más aspectos que se pueden analizar, tales como la gestión de proveedores y la optimización de la cadena de suministro, que son fundamentales para asegurar la calidad y la continuidad de los suministros necesarios para la operación. Igualmente, facetas como la sostenibilidad ambiental y las prácticas éticas en la cadena de suministro también están ganando importancia, ya que asegura que las operaciones logísticas no sean únicamente eficientes, sino también responsables y alineadas con los valores corporativos y las expectativas del mercado.

¿Son habituales las auditorías logísticas?

No todas las empresas realizan auditorías logísticas con la misma frecuencia o rigor. Las grandes empresas y aquellas con operaciones logísticas complejas tienden a someterse a estas auditorías de forma regular para asegurarse de que sus operaciones se ejecuten correctamente.

Por otro lado, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden no llevar a cabo auditorías logísticas tan frecuentemente debido a sus recursos limitados o a que sus operaciones logísticas pueden ser menos complejas.

En cualquier caso, es importante entender que la realización de auditorías logísticas es fundamental para mantener la competitividad y asegurar que las operaciones logísticas sean gestionadas de manera eficaz y conforme a los estándares de calidad requeridos.